事业单位档案管理工作的创新与优化思考

房华梅

摘 要：随着现代社会的快速发展，事业单位档案管理工作变得越来越重要。尤其是现代医院规模不断扩大，医务人员和患者的数量迅速增加，对医院管理的要求也越来越高，医院档案管理部门的作用也更加突出。医院要加强档案管理工作的创新与优化，引进先进的管理模式。同时加强档案管理人员的培训，提高管理人员的素质和创新能力。目前事业单位档案管理还存在许多问题，比如医院对档案管理不重视，管理人员能力不足。本文主要对医院档案管理工作的创新及优化策略和办公自动化环境下医院档案管理进行了探究。

关键词：事业单位;档案管理;创新;优化

医院档案管理是医院管理工作的基础部分，为医院其他的管理工作顺利开展提供保障。医院档案管理是一项综合性的工作，它涉及医院医务人员、患者、基础设施等方面。在医院当中管理人员通过对档案的管理，为医务人员和患者提供相关服务，可以有效地提高医院的工作效率。

1 医院档案管理工作的现状

1）档案管理模式无法和信息技术进行融合。信息技术的广泛应用使信息的重要生产要素的作用得以发挥，使人们能更加高效地进行资源优化配置，在社会的发展中发挥着重要作用[1]。现在医院档案管理工作中不重视档案信息化建设，不为档案管理部门购买先进的硬软件设备，不创新档案管理技术，使得医院档案管理落后。医院的管理人员依然使用传统管理方式，这种纸质档案管理模式不仅记录和查阅麻烦，而且还会存在数据有误差的问题。使得档案管理工作的质量和效率得不到保障，严重阻碍了现代医院档案管理工作的开展[2]。

2）管理制度不完善。随着社会的发展进步，目前医院档案管理形式已经不再适应现在社会的需要。现代医院没有制定完善的档案管理制度，管理人员在进行档案保管时没有相关的参考标准，不能按照规范的标准进行完整、准确、安全的管理。此外，由于没有新的管理制度，档案管理人员在进行档案管理工作中遇到许多困难，很难协调各部门档案资料的收集，使得医院档案管理工作效率低。进行档案管理工作不遵循统一的法规进行管理，档案的数量出现残缺短少现象，质量更加得不到保障。因此，医院没有健全的档案管理制度是一个很大的管理漏洞，管理人员因为没有制度进行约束，在工作中随意性强对待工作不认真，甚至会篡改或修正档案，很难保证档案管理工作的质量和档案的真实性。

3）相关管理人员综合素养低。管理人员是医院档案管理的主体，管理人员综合素质高低影响档案管理质量。现代医院的工作重心都围绕医生的诊疗和医院的科研，对医院的档案管理人员素质水平不够重视，另一方面管理人员责任意识不强，综合素质普遍过低。医院档案管理人员大多数不具备专业的管理知识，管理能力不足，在实际的医院档案管理工作中不能有效地进行管理工作，达不到预期的效果。而且部分档案管理人员身兼数职，无法全身心地投入到档案管理工作中去，因为本身是兼职工作，对待工作任务也不会全心全意地去完成，当档案出现问题也不好去落实责任人[3]。

2 医院档案管理工作的创新及优化策略

1）创新档案管理思想。现代医院档案管理理念落后，认为档案管理就是简单的资料收集、记录、整理。完全没有意识到档案管理工作的重要性，它关系到医务人员的晋升、患者的医疗信息，记录医院的历史。因此，档案管理人员首先要改变自己的思想观念，对档案管理进行创新优化，要有严谨的工作态度，务实的工作作风，做好档案管理的细节工作。其次要加强档案管理的宣传和重视，医院领导要让医务人员了解档案对自身的重要性，因为医院的档案不仅记录着医务人员和患者的个人信息，而且医务工作者职称评定都会参考个人的档案记录，让各个部门的医务人员要配合管理人员的工作。让档案资料在医院建设中发挥重要作用[4]。

2）建立规范的档案管理制度。医院要结合工作实际情况，档案管理工作从整理、收集、保管、编排、统计和检索等方面制定科学档案管理标准，完善档案管理各项规章制度，在严格遵循《档案法》《医院卫生档案管理办法》等法律法规的条件下，使档案每个环节的运行都有明确的要求和制度约束，把这些制度纳入年度考核中。并形成由院领导直接分管，行政管理部门、各科室负责人和专兼职档案人员共同组成的档案三级管理模式，使医院各个类型、不同载体的档案统一考核，统一指导，保证档案管理工作的健康、持续发展。

3）提高档案管理人员的综合素养。医院要加强对案管理人员培训，定期组织管理人员进行专业培训，对培训的内容进行考试，并且实行奖惩制度，让他们去主动学习，以此来激发管理人员学习的积极性，通过各种途径的学习增强自身的专业素养，努力掌握管理新技能。

同時配备经验丰富具有现代信息技术的管理人员，为他们营造更多的提升机会，树立责任意识，进一步提升自己的业务水平，积极更新管理理念，全面提高档案管理人员的综合素养。

3 办公自动化环境下医院档案管理

现代医院的档案管理人员每天要面对浩如烟海的数据，工作任务巨大，传统的档案管理方式已经不适合现在的状况，医院要利用现代信息技术建立办公自动化环境，实现档案管理信息化，提高收集信息的准确性与高效性，为患者和医院的医务工作者提供更加优质的服务。

1）档案管理效率大幅度提升。医院档案与电子信息技术结合，有效统一文书处理与档案管理的关系，档案管理人员每天及时对文件材料进行分类整理，使之成为电子档案，可以减少档案遗失的问题，保证了档案文件的完整性和及时传输性。特别是实行OA办公管理平台，让制度真正落地，让职工行为更加规范、高效，提高执行力。电子化的流程规范组织行为的同时，优化组织流程管控，真正实现“流程统一、责权分明、管理高效”。同时改变了办公对于人员的地域限制，让办公不再受空间物理条件限制，随时随地都可以处理公务，真正实现了一体化工作流。无纸化办公将医院易损毁且损耗大、不易保存的纸质文件变为电子信息进行流转、管理，高效且环保，真正实现文档管理智能化;节省办公费用支出;建立医院文化建设、管理平台，强化领导的监控管理。

2）档案管理更加稳定安全。在办公自动化环境下，改变了纸质的记录方式，使得收集档案信息更加的灵活多样，通过计算机技术实现了档案信息的共享，大大提高了档案资源的利用率。纸质档案的质量很容易受到外界环境的影响，包括温度、湿度、自然灾害等，使得纸质档案的寿命较短，时间一长，其完整性受到威胁，而相比纸质档案，电子档案的寿命就高很多，并且可以通过备份等手段进行复制。办公自动化使档案电子化，增强了档案的可读性和存储性，还有利于根据不同的需要选择不同的存储载体。此外，办公自动化下的档案可以在网络环境下及时传输，避免了档案丢失的问题。

4 结论

现代科学技术为医院档案管理注入了新的活力，促进了医院档案管理模式的创新发展，实现了档案管理信息化。医院要加强档案管理的重视程度，管理人员要不断学习专业的管理知识和管理技术，提高自身综合能力，提升档案管理工作的高效性，推动医院管理朝着现代化发展。

参考文献

[1]徐松.做好事业人事档案管理应树立的“四种意识”认识实践[J].卷宗，2019，9（30）：20.

[2]季敏.事业单位干部人事档案的智慧化探索与建设[J].神州，2019，32（36）：268-269.

[3]张秀荣.新形势下医院档案数字化管理工作探析 ——评《档案数字化：风险与管理》[J].新闻爱好者，2019，21（6）：111.、

[4]黄诗雅.浅谈如何创新信息化时代机关事业单位档案管理工作[J].卷宗，2019，9（21）：124.

[5]徐立东.关于在新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革探讨[J].建筑工程技术与设计，2018，51（33）：4337.