浅论档案安全体系中的问题与措施

吕鹏

摘 要：档案管理工作是一项非常重要的信息保存工作，对于加强档案安全体系建设具有重要的现实意义。因此，研究和探讨档案安全体系建设符合当代社会发展的潮流。本文基于档案安全体系建设的内涵，剖析档案安全体系中存在的问题及缘由，针对性的探寻有效对策构建完善的档案安全体系。

关键词：档案管理;安全体系;有效对策

1 档案安全体系概述

档案是组织或个人在过去时间段内的社会活动的清晰、正确、完整的记录性材料。伴随着社会的不断发展，当前社会档案安全意识在不断的加强。在当前研究领域内，对于档案安全体系的概念并未形成统一标准，而本文基于研究实际，认为档案安全体系建设是一项系统性工程，是为了保证档案数据和信息能够保持完整的基础架构，从而实施的系统化和标准化的管理办法。当前的档案安全体系主要分为档案数据安全、材料安全、档案救援机制、机构保证等内容。在档案安全体系建设中，基础设施建设是根本，系统监管是关键，基础业务是主体。档案安全体系主要分为三个部分：首先，要保证档案实体的安全，不可损坏、遗弃或丢失数据信息;其次，保证档案信息的安全性，避免信息泄露;最后，保证档案的完整齐全，尽可能实现档案信息的长久使用。

加强档案安全体系建设，具有十分重要的意义。第一，档案安全体系建设是提高档案管理水平、加强管理人员技能的必然需求，能够保证档案数据信息的完整无损;第二，档案安全体系建设是避免档案遭受各种灾害破坏的需求，为国家政策实施和战略制定奠定扎实的数据基础。档案安全事关重大，与社会稳定有着紧密联系，和每个公民的切身利益息息相关。

2 当前档案安全体系建设中存在的问题

档案管理工作虽然属于国家的基础性工程，但是并未得到国家和企事业单位的重视，在档案库房建设、档案装具、防护设施、安全制度、监督体系、预警机制等方面存在着较多的问题。

首先，档案存储库房建设落后，规范性亟需提升。当前档案库房建设方面并未得到重视，在选址上较为随意，不够科学性，在建设上也缺乏严格的管理规范。档案管理部门在档案库房建设中，要选择干燥、清洁、安全性高的区域，坚持因地制宜原则。

其次，档案装具、防护设施较差，完善性亟需增强。在档案装具和防护设施虽然种类较多，但是在质量上却参差不齐;很多档案库中缺乏预警防盗、防火防潮的基础设施，也并未安装监控系统，容易出现档案失窃、损毁的情况;对于档案库来说，很多档案馆的建设较为偏僻，并未进行防雷避雷装置，容易出现雷击引发的火灾情况。

再者，档案安全管理制度不完善，科学性亟需提高。虽然很多档案管理单位已经建立了档案安全管理制度，但是却缺乏完善性，贯彻执行较差，随意性强，缺乏科学化编制，导致工作人员散漫，责任意识薄弱，甚至在工作中积极性、主动性不高，直接导致了档案安全管理制度形同虚設。

最后，档案安全预警机制不科学，针对性亟需改善。安全预警机制作为档案安全体系中的重要环节，能够降低事故发生的危害性，保证档案资料的完整性。当前很多档案管理部门缺乏应急预案，未能构建科学化的安全预警机制，一旦出现问题，便会失去管控方向，针对性差，无法保证档案安全。

3 提升档案安全体系建设水平的对策研究

3.1 构建档案安全制度体系，强化档案部门行政监管作用

在档案安全体系建设中，最重要的就是构建完善的档案安全法规、标准和制度，从而实现科学化的档案安全体系建设。要基于地方实际，吸取国内外优秀的档案安全管理经验，构建全面高效的档案安全运行机制。不仅要保证档案存储库房、基础设施的完善性，也要建立起相应的追究与奖惩机制，提升管理人员的工作积极与主动性，定期进行安排排查，避免档案管理过程中出现异常情况。建立相应的行政监督机构，档案管理部门要积极履行职责，切实做好答案管理，而监督部门依照法律法规与行业标准进行检验，对于不合格的地方督促其进行整改，保证档案管理工作质量。

3.2 提升档案管理人员安全意识，实行多样化的培训形式

对于档案管理人员而言，加强自身安全意识的提高对于档案管理工作具有重要意义。因此要在日常的培训与学习过程中，时刻保持牢固的思想观念，认识到档案管理工作的重要性，明白自身承担的责任;同时，企事业单位要通过丰富多样的教育形式，加强行业外宣传，促进档案安全知识在社会的普及;要创新档案宣传形式，借助新媒体手段，通过互联网平台、电视台、网络小视频等多种方式创新档案遗失宣传，扩大受众面，推动社会对档案安全工作的重视;积极开展知识讲座、领导干部培训、联合培养等形式的教育宣传活动，促进档案管理人员工作能力的提高。

3.3 严守档案库房安全建设标准，加强资金和技术投入

档案库房是进行档案储存的场所，其安全性直接关系着档案资料的完整性，因此必须加强档案库房建设。在建设过程中，要选择合适的场所进行修建，选择干燥、整洁、安全性好的地方，同时严守国家标准，做好基础性建设。通过国家和政府财政投入加强档案库房资金投入，认识到库房建设的关键性与紧迫性。做好防水、防火、防地质灾害等问题的处理，安装自动报警、自动灭火设施，并通过现今的科学技术手段提高档案安全系数，为档案创造一个安全的场所。

3.4 创新先进的档案安全技术，保证档案安全技术的运用

随着科学技术的不断发展，在档案安全体系建设中，需要创新档案安全技术，通过和网络部门或信息部门合作，共同开发出档案信息安全的保护机制。首先，要创新档案实体安全保护技术。档案是个体或组织社会实践的重要数据证明，可以运用现今社会的方针复制技术，复制档案信息，以保证原件的完整性;在复制过程中，对损坏的档案文件进行修复，保证档案原貌。其次，创新档案信息安全保护工作。现今社会中信息泄露问题普遍发生，直接损害了人民群众的合法利益，档案是个人信息的全面证明，因此要注重档案信息保护。通过先进的网络加密技术，打造高质量的档案管理平台，实行身份验证，保证信息安全。最后，创新档案信息运用形式。在档案储存和保护过程中，实现档案信息的共享和分享，建立高效档案信息平台，最大程度挖掘答案价值，同时通过防火墙、电子备份、监控等手段加强档案分享与流动的安全性。

4 总结

档案安全体系建设是国家管理的基础性工程，在时代的不断发展中，档案安全管理工作取得了显著成绩，但是其中仍然存在着一些问题，需要从制度、思想、管理和技术等方面多管齐下，建立档案安全体系，才能有效避免档案不安全事故的出现，有效保证档案安全。

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