企业档案管理规范化存在的问题及解决措施

吴玉兰

摘 要：企业档案是非常重要的资料，对国家、社会和企业有很高的价值，企业档案的形式多种多样，既有文字材料，又有图片和视频资料等等。长期以来，企业对自身档案管理工作并没有给予足够的重视，企业档案管理规范化工作在持续进行中。随着企业重视程度增加，规范化过程中也暴露出许多需要解决。本文首先分析了企业档案管理规范化中存在的主要问题，然后针对各个问题提出了相应的解决措施。

关键词：企业档案;档案管理;规范化

1 企业档案管理规范化存在的问题

1.1 管理意识淡薄

企业档案管理工作虽然在不断深入，但尚未在全员范围内得到重视。具体来讲，在企业管理层，将重心放在经济发展与建设方面，认为档案管理可有可无，是软工程的代表。基于此，档案管理工作未得到足够的重视，思想滞后，管理观念不强，档案管理工作整体上体现为无力性、规范性不强。一些企业未成立专门与正规的档案部门，档案人员结构不合理，管理设施落后，更新不及时，影响档案服务功能的发挥，满足不了档案管理的标准化与规范化标准。

1.2 专业能力不足

由于前期企业对档案馆工作重视不足，所以档案管理工作质量差强人意。档案管理工作人员多是其他岗位工作人员转化而来的，并不具有专业的档案管理能力。在企业初期档案资料较少时，可以进行分类管理，但是随着档案数量增加，档案分类加细，档案管理则需要进行系统管理，这就需要档案管理人员具备相应的岗位能力。另外，信息化时代，档案管理工作从纸媒管理向着电子化档案转变，这就需要档案管理者既要做好纸媒档案管理，又要对其进行电子化处理，形成电子档案。这个时候，就更加凸显出企业档案管理工作人员能力不足。

1.3 信息技术运用不强

信息技术时代，企业档案管理也向着电子化方向转变。对于有研发部门的企业来说，所有的档案都要进行电子化处理，研发人员根据自己岗位的特点，对不同保密程度的档案有不同的阅读和下载权限。有了电子档案就避免啦申请查看纸媒档案的繁琐过程，也避免了档案供不应求的尴尬。由此可见，电子档案是企业高速发展的需要。由于企业档案管理人员对信息技术的运用能力不强，导致了企业档案管理电子化速度慢，企业相关部门需要使用和阅读档案时频繁出现问题，无法发挥出企业档案对技术研发的指导和借鉴作用。由此可见，档案管理人员的信息技术运用能力不强是企业档案管理现阶段的突出问题。

1.4 管理机制不健全

企业档案管理需要有健全的管理机制，缺乏健全的管理机制就会出现档案管理工作难以开展。机制不健全的问题主要反馈出以下几个方面。第一，各个部门提供的档案格式不统一，存档时不容易识别，增加了档案管理人员的工作量。第二，档案具有保密级别，不同档案的保密程度不同。如若档案建立者没有做好相关的处理工作，后续档案人员只能存放不规范或者内容缺失的档案。第三，离职人员在离职时没有进行有效的技术交接，后续研发人员无法查找到相关材料，这就导致档案内容的逻辑性存在问题。档案管理人员在归档时需要对这些问题进行复核，但是却无法改变现状。由此可见，只有企业健全档案管理机制，对档案工作进行梳理，并且对档案管理的前期相关工作进行规范，才能够促进档案管理工作质量的提升。

2 企业档案管理规范化的解决措施

2.1 提高管理意识

为了寻求可持续发展，企业管理者要切实提升对档案管理的重视度，以规范化为方向，明确规范化对档案管理的价值所在，遵循严谨性基本原则，有效应对档案管理实践中的问题。同时，对档案管理职责进行明确，保证分工合理，加强流程管理，避免档案混乱。档案管理者要遵循企业档案管理制度，掌握管理条款，强化对各类档案的认真整理与归档，在根本上实现档案规范化管理目标。

2.2 提升专业能力

人才是管理的核心力量，企业档案管理规范化归根结底是岗位人员具备相应的能力，提升专业能力，可以考虑以下三个方面。第一，要对既有的档案管理人员进行业务能力培训，根据需要可以采用专业辅修、聘请专业人员辅导、网络学习等多种方式。目的是让档案管理人员了解目前企业档案管理所需要达到的状态，以及岗位能力，然后让工作人员查缺补漏，提升自己。第二，要引进应届档案专业大学生。应届学生的特点是专业知识比较扎实，可塑性强，具有工作热情和创新意识。这样就可以丰富档案管理队伍，既有了解企业档案管理工作的老员工，又有具有专业知识和前沿水平的新员工，两者互相搭配，就能够实现企业档案管理的规范化。第三，要在企业各个部门，尤其是技术研发部门安排档案管理的助理人员，助理人员培养的目标是了解档案管理对档案规格和命名以及各式的要求，了解存档规程。这样就可以在本职工作中更好的准备档案，降低管理人员的工作量。

2.3 强化信息技术

当下企业档案管理工作，要重视信息技术的应用。第一，要对档案管理人员进行信息技术层面的培训，保证档案管理人员能够熟练应用电脑、扫描仪以及相关的档案管理软件。管理人员要明确信息技术在档案管理各个环节中的作用，从而在档案管理工作中可以结合企业档案特点有选择性的利用相应的信息技术来助力工作开展。第二，企业要建立信息系统运维保障部，对档案信息化管理给予技术上的支持，同时做好企业电子档案与技术研发相关部门的协同使用，同时做好保密分级作用。第三，要及时升级和更换企业中的信息技术硬件设备和软件设备，要保证计算机的处理能力与档案管理需求匹配，要保证运维管理人员具有相应的信息技术处理和维护能力。

2.4 健全管理機制

企业档案管理工作规范化，必须要有相应的管理机制作为保障，主要包括以下三个方面。第一，要对档案管理工作有明确的规划，并制定相应的工作目标和工作任务。第二，要对企业档案管理进行精细化管理，按照既定目标来分解工作任务，在将各个工作任务的完成进行讨论，包括档案部门要进行如何分类处理、如何进行编号、如何确定档案保密级别等等。第三，要对企业所有部门进行档案管理培训，培训工作由档案部门开展，主要针对档案的规格、命名、文件格式等进行讲解，说明具体要求。同时，与各个部门进行交流，优化和改进档案管理工作，最终实现档案管理部门和相关部门的工作都能顺利开展。

2.5 提升综合素养

企业档案管理工作规范化，需要管理人员具有较强的综合素养。首先，要对档案管理工作有深刻的认识，具有一定的使命感和责任感。其次，档案管理人员要具备持续学习能力和良好的沟通表达能力，这样可以保证管理技术与时俱进，与相关部门保持有效的沟通，方便工作推进。第三，管，档案管理人员要具备过硬的思想道德素质，能够坚守好档案管理工作，做好保密工作。第四，档案管理人员要具有一定的文字编辑能力，要对企业的档案管理历程进行记录，为后续档案管理人员提供工作参考。

3 结语

综上所述，企业必须重视档案管理工作，为国家和行业发展以及企业的自身管理提供宝贵的资料。规范档案管理要从人力、制度、时效性等多方面展开。所以，企业要引进专业的档案管理人员，用当下的档案管理理念去规范已有的档案管理工作。互联网时代，要充分发挥信息技术的作用，提高档案管理质量和效率。档案管理人员的信息技术水平是有限的，企业要为电子档案管理提供必要的信息技术硬件和软件支持。

参考文献

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