文书档案管理存在问题及解决策略之我见

摘 要：文书档案管理工作内容涉及多个方面，包括文件的收集、整理、催办、归档、管理、利用等，要清楚认识并解决好文书工作与档案工作衔接问题;解决好文件收集途径，并且规范相关档案收集制度;规范管理系统，对文件从接收、立卷到管理方面出现的纰漏高度重视;通过网络服务这个宽广的平台，做好档案的服务利用工作。

关键词：文书档案;衔接问题;档案意识;收集完整;收集途径;收集制度;档案鉴定;立卷;资源共享

文书档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存和查考价值的文件。文书档案管理是档案管理工作的重要部分，是各个机关、团体和企业、事业单位档案管理工作的主要工作之一，文书档案管理工作，包括文件的收集、催办、整理、归档、管理、利用等，只有保证文书档案管理工作保质保量完成才能让单位更好地发展。在目前的文书档案管理工作中，存在着多方面待解决的问题，一定要注意以下几方面的严格把控。

1 清楚认识并解决好文书工作与档案工作衔接问题

文书档案管理工作中，文书和档案是不同的两个工作，他们既有联系又有区别，在很多时候都互相影响，在日常的档案工作中，做好两项工作的顺利链接，是做好档案工作的重要保障。但是，目前在文书工作和档案管理工作中还存在着许多问题，文秘人员没有档案知识，甚至缺乏档案意识，不考虑文书工作给档案带来的影响，档案人员也懒得熟悉文秘的工作，致使文书和档案之间不能很好的衔接，而文件是档案的基础，档案是文件的归宿。首先能够很好的完成文书工作是做好档案工作的前提条件，文书人员要提高档案意识，学习档案法规和相关制度，虚心接受档案管理人员的指导和监督。档案管理人员也要熟悉文书的写作要求和日常工作程序。在平时的工作中，文书人员和档案人员都必须认真执行档案收集制度、立卷归档制度等，确保文件收集完整、及时和准确，通过认真学习科学分类、立卷，使文件材料形成有联系，又有区别的一个有机整体。文书人员和档案人员都必须密切关注需要收集的文件资料，对于文书档案资料一定要严格要求纸张的大小、文体以及格式等，确保其规范、标准，减少和避免文件材料中出现乱涂乱改、字迹不清晰等问题，要严格按照规定认真核对，对不符合规定的文件，一律按照要求返回文书重新整理，严格把好文书档案质量关。

2 解决好文件收集途径，并且规范相关档案收集制度

文书档案管理人员要完成好归档文件的收集、鉴定、保管、利用、统计等工作。很多有价值的档案都来源于其他重要的业务部门，很多时候都不能完整及时的移交，只有保证文书档案的有效收集，才能确保档案的质量，这就需要各部门档案工作人员以及领导的配合，文书档案管理人员必须去每个部门认真了解情况，及时收集所需材料，以确保档案的完整性。档案管理人员必须对每个部门的档案负责人进行定期档案法律法规和专业知识培训，认真监督和指导档案的收集工作，是保证做好档案工作的第一步。

在平时的工作中就要给各个部门的档案及兼职人员做工作上的指导和明确的工作要求，对公文的审核和签发要严格按照规定办，要控制文件的数量，禁止随意的抄送现象。并且制定严格的文件处理制度。如：1）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，必须按照要求归档的时间、归档的质量，移交到本单位综合档案室。2）联系催要制度。在文件办理过程中出现延迟或者遗漏等情况，都需要及时向形成材料的部门催收。3）载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。4）载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。不得使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。5）复印、打印材料不得色带打印、墨水打印材料归档;传真形成材料不能归档。6）各部门完成的，有归档价值的材料，如有相应材料佐证的，（包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料）一定要收集完整，在收集、整理时还要考虑保持文件材料之间的逻辑联系。

同时，在逐步实现数字化、网络化的当下，文书档案收集工作已经向电子化、自动化的方向发展，提高档案管理人员计算机应用水平，由负责档案计算机管理人员及时收集各个部门产生的电子文件，在固定时间对收集的电子文件进行归档整理，同时对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。

3 管理系统不规范，要对文件从接收、立卷到管理方面出现的纰漏多加重视

文书档案管理水平体现出单位的档案管理水平，关系到单位的发展，这就需要领导能够正确、全面地认识到其价值，加强对管理工作的重视程度，实现档案资料的完整性，体现其实用价值，提高文书档案管理工作的质量，目前我认为，必须从以下几个出现问题的方面着重改善：

1）设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作，保证归档文件的质量，以免鱼龙混杂，造成档案室空间的浪费，以及多余的档案工作。档案在归档之前，就必须经过多次鉴定，一是对案卷质量及规范的鉴定;二是对立卷规范鉴定;三是确定保管期限的鉴定，要根据档案局下发的《文书档案保管期限表》，和单位归档文件的状况，制定合适的保管期限表，便于鉴定操作的开展。同时对到期档案进行分类统计，制定综合的鉴定计划，对还没有到期，但没有实际利用价值的档案进行分析、鉴定。

2）改进立卷方式，提高现代化管理水平。不仅要以件为单位对归档文件组卷，还要利用计算机，辅助管理立卷，这样对于无保存价值的文件，可以随时删除，不用拆卷重组，造成大量繁琐工作，还对档案有所损坏。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限表有所调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

3）在档案管理工作之中，我们要做到有章可循，要建立健全档案管理的相关制度，依据法规、制度规范、科学管理档案。利用现代化的办公手段，有效提高档案管理的工作效率，提升档案管理的专业水平。许多单位档案信息查询管理系统功能尚不完善，设备更新不及时，给档案查询及利用带来很大不便，同时自动化、网络化管理的文书档案系统中，缺乏安全意识，导致档案资源在传输或提取中，被病毒侵入，系统瘫痪，文件丢失，从而给文书档案造成极大的损失，工作上造成很大困难，在我们的档案管理工作要实现与时俱进的同时，也要做好档案安全工作。

4 利用服务平台要与时俱进

原来我们只能在档案室进行手动查询档案，准确率不高，效率底下，都是原始档案查询方式存在的问题。现运用计算机技术对档案进行管理后，可与其他信息建立联系，一个事件不仅能看到现在的记录信息，还可以看到历史记录信息;不仅能看到本事件的全部开放信息，还能看到相关及相类似事件的所有开放信息，实现信息的横向与纵向、历史与现实的共联，能够做到开放档案信息及时共享的同时，还可以保证很高的查全率和查准率，不受空间的限制，极大地提高档案利用工作的质量和效率。并且通过网络服务这个工作平台，任何人通过简单的操作就可以看到档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。档案室里的档案查询、复制工作也可以将检索方式放到计算机应用软件系统中，通过一台电脑对可开放文件实现一键式查询、打印。不过一定要做到定期按需求调整检索工具。案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。

参考文献

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[2]全国高等教育自学考试命题研究组，国试书业组织编写.档案管理学[M].华中师范大学出版社，2010.

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[4]俞锦福.浅谈文书档案管理中存在的问题及对策[J].人力资源管理，2013（11）.

[5]刘红英.浅谈机关文书档案管理工作存在的问题与对策[J].河北机关，2016（08）.

作者简介

张变变，档案助理馆员，大同煤矿集团大同地煤姜家湾煤矿。