新常态下物业企业财务内部控制现状分析及优化方案

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1 引言

近年来我国房地产行业随着我国经济社会的发展而不断发展壮大,同时也催生了物业企业这一新兴服务企业的发展。但是在目前市场经济体制不断完善的同时,使得物业企业之间的市场竞争也更加激烈,加之物业企业规模在不断扩大且数量在不断增多,对物业企业管理尤其是内部财务管理提出更高要求。也就是要求物业企业通过有效的财务内部控制工作,从而合理控制和降低各类支出成本,提升企业经营利润,构建合理的财务内部控制体系,改善物业经营状况并提升物业管理和服务水平。

2 物业企业财务内部控制的内容与要素

物业企业财务内部控制的内容主要集中在收入款项控制、库存维修物资控制以及经营费用支出控制三个方面。一是对于收入款项来说,物业企业的收入主要依赖租金、物业管理费、停车费以及服务费等内容,针对这些款项的控制,需要保证其符合内控制度和流程要求,而且要与销售等业务进行有效分离。二是针对库存维修物资来说,需要通过管理制度的建立健全来明确具体岗位的职责和权限,还要在此制度中明确库存标准、规范采购验收环节、制定合理的供应商评估和准入制度,重点做好采购活动会计系统控制工作,通过存货保管制度以及盘点清查制度来提升存货周转水平。三是针对经营费用支出来说,其主要的支出有设施维修、经营成本等,主要采取总额控制和单项控制的方式,保证其满足预算要求,将此费用支出控制在规定范围之内。

物业企业财务内部控制要素主要有以下内容:一是内控环境,这主要决定于物业企业领导对财务内部控制的态度、认知和行动等方面。二是风险评估,主要是基于对企业发展运营各个业务环节中风险的评估,以此来总体评估企业未来发展前景等,同时制定符合企业自身发展的风险防范对策。三是控制活动,也就是物业企业管理人员所制定的具体的控制措施。四是信息与沟通,也就是物业企业保证企业内部的信息可以及时传递和有效沟通。五是内部监督,也就是监督检查各个物业企业各个业务流程的落实情况,发现和改进内部控制缺陷,保证内控的实施。

3 物业企业内部控制现状分析

3.1 物业企业管理层的管理意识问题 物业企业属于服务型企业,目前正处于快速发展的阶段,同时企业管理人员通常缺乏对财务内部控制的认知,片面地认为物业企业的成本支出以及收入都是固定不变的,无法通过财务管理的方式显著降低成本并提高收入,也就是无法通过财务管理为企业创造价值,反而会增加负担。在上述错误的认识下,在物业企业中通常仅仅配置少数的收费员,甚至没有配置专业的财务会计人员。

3.2 物业企业财务内部控制管理体系不健全的问题 由于上述物业企业管理人员对财务内部控制的错误和片面认识,在重视业务而忽视管理的管理理念下,突出表现为内控管理体系不完善的问题。企业财务管理部门的兼职情况比较常见,也就是会计人员兼职出纳,还存在发票和印章由一人兼职管理的现象,容易导致内部管理混乱问题。或者是部分企业中制定了内部管理制度,但是由于物业企业中的人员流动性比较大,难以有效落实管理制度,无法发挥其应有作用。

3.3 物业企业预算管理中的问题 物业企业管理层通常都对预算管理的重视不足,或者没有调动全员参与预算管理而仅仅是财务部门开展预算管理的现象,导致预算管理比较随意,无法起到应有作用。或者指定的预算管理目标不切实际、无法实现。再就是开展财务现金预算而没有开展全面预算管理,以及没有开展全过程预算管理等问题,甚至还存在没有进行预算管理的问题。

4 新常态下物业企业财务内部控制优化的方案

4.1 提高物业企业管理层对财务内控的重视 物业企业管理层应该正确认识财务内部控制的应有作用和重要性,针对管理人员开展定期和额系统的财务知识以及内控管理培训工作。通过提高管理层对内控管理的重视,保证在工作人员在各项工作开展中落实各项内部控制措施,在企业内部形成良好的内控氛围。

4.2 构建完善的内控管理体系 物业企业应该结合自身情况对现有的治理结构和内部结构进行梳理,分析其中不相容的岗位和职务,结合相关法律法规的规定,构建企业组织机构以及企业内控管理的体系。基于此完善的内控管理体系和要求,以及企业内部的实际情况,还要制定内部控制具体活动以及具体的控制要点的防范措施等,比如要做好全面预算控制。财务管理人员应针对各个项目的特点,与基层员工深入沟通之后,结合零基预算法以及物业项目以收定支法来开展全面预算以及预算管理工作。再比如在资金管理工作中,通过全面预算来制定详细的资金使用计划,严格执行此计划要求,提升资金使用的效率。通过物业催收方案的制定与实施,提高收入转化能力,并做好对人工、能耗以及物资采购等成本开支的控制,规范采购评审流程等内容,针对闲置资金可以参与投资理财活动来获取更多的投资利益。针对信息化建设来说,需要开发信息管理系统和业务平台,提升财务内控流程的规范性和工作效率。

4.3 完善企业内部审计制度 目前物业企业在引入职业经理人之后,正在推进物业企业向集团化方向发展,但是这也造成企业所有权和经营权分离的问题而引发信任危机。因此,可以通过在企业内部建立和实施完善审计制度的方式,保证审计机构的独立性,配置懂会计、审计和统计专业知识的审计人员,严格按照审计条例和办法规定开展企业内部审计工作,对企业内控管理工作进行有效地监督,推动此内部审计工作向规范化和制度化方向发展。

5 结语

对于目前蓬勃发展的物业企业来说,在开展财务内控管理工作中出现的内控管理意识薄弱、管理体系不完善、预算管理不科学等问题。针对这些问题,需要构建完善的内控管理体系和内部审计制度,强化管理层的财务内控管理意识,优化企业财务内控体系,推动物业企业的可持续经营与发展。