如何做好国有企业干部人事档案的管理

高现强 山东省济宁市兖州区新驿镇新驿煤矿

引言：企业人事档案管理是传统人力资源管理中的重要组成部分。人事档案记载了员工个人的学习经历、工作及任职经历、政治思想、家庭情况、工资待遇、奖惩情况等各个方面的内容，是员工在历史成长过程中，经过组织人事部门所形成的具有法律效用的动态记录。这些记录对于企业全面考察、选人用人、岗位配置方面有着不可替代的作用，同时也事关员工个人的职级晋升、退休审批、工作调动等切身利益，在需要出具证明材料的个人事务如房产公证、退伍兵补助等各个方面，发挥着重要的依据和凭证作用。因此，了解国有企业干部人事档案管理的现状及问题，探析如何进一步优化人事档案管理路径，对于更好地发挥其在人力资源管理工作中的作用尤为重要。

一、国有企业干部人事档案管理现状

对干部人事档案的重视程度有待提高。企业普遍重视各部门带来的直接经济效益，人事档案管理因没有体现出明显的业绩和贡献，故被认为是其他业务的辅助工作，对这项工作的资金、基础设施等投入不足。一些企业将人事档案管理权委托给人才管理中心或公司，将公司全体员工档案存放于该处，定期缴纳管理费，但人才管理中心能够承担人事档案整理任务的人员缺少或配备不足，故只负责查询，不负责整理、审核。还有一些企业人事档案管理人员由于意识不强，在搜集整理以及归档时，没有做到认真细致，出现填写不规范、材料缺少、工作时间或入党时间错误、随意归档等情况。如此导致企业人力资源管理部门不能准确评价员工，易造成不当利益。另外，企业人事档案管理制度不完善，管理要求不规范，限制了人事档案工作的开展。人事档案交接工作不到位、不及时，导致人事档案材料不完整。一些企业仍以纸质档案管理为主，没有建立人事管理软件，影响了管理效率。

二、做好国有企业干部人事档案管理的对策

（一）重视人事档案管理工作

若要促进国有企业的整体发展，必须做好国有企业干部人事档案管理工作。首先，国有企业需要重视人事档案管理工作，加大人事档案管理强度，转变传统的管理方式。国有企业的领导需要认识到人事档案管理工作的意义，及其对企业发展的价值和重要性，并树立正确的档案管理意识。其次，国有企业的领导者需要加强对员工的人事档案管理培训工作，保证档案管理人员在管理过程中认真填写资料信息，严格做好员工入职工作，按照真实情况填写档案信息。

（二）提高人事档案管理人员专业素质，加强档案基础管理

首先，管理者要严把选人用人观，要设置高标准的人事档案管理人员选拔条件，严格按照中组部规定的档案管理员的配备要求及岗位职责选择合适的档案管理人员。人事档案管理岗位要求管档人员必须是中共党员，管理 1000 册以上的档案必须专人专管，同时，这个岗位要求工作人员必须有专业的档案管理水平，耐心细致，具备强烈的责任感。因此，企业要想有高素质的管档人员，在第一步选人上先把好关。其次，提升人事档案管理人员的政治素养和专业能力。员工入职后企业要加强培养其对档案工作严肃性和纪律性的认识，要求员工将人事档案管理当成一项政治工作，坚持原则、遵守纪律、保守秘密。同时，企业要在培训体系中增加人事档案管理专业的培训内容，加强对档案管理人员的培训力度，定期组织学习交流，强化其专业技能和素质，提高岗位胜任度。再次，加强人事档案管理力度，完善各项制度体系，扎实做好档案管理基础工作。在档案日常管理中，严格按照档案管理的制度、流程以及日常转递查借阅的要求，认真履行签字审批手续，及时将需要入档案的材料归档并加强对归档材料的审核鉴别，确保档案的真实完整。准确把握档案信息的确认要求，做好新员工的基本信息审核认定及新学历学位的审核认定工作。

（三）加强人事档案管理数字化、信息化建设

所谓数字化，即对纸质人事档案进行扫描，将纸质的数据信息转换成数字的文本和图像。数字化的档案材料能够有效避免使用过程中人为涂改、撤换，保证人事档案的真实性,并且节省存储空间和成本，能长期保存的同时满足了无纸化办公的需求。第一，建立人事档案信息化管理系统。充分利用互联网技术和大数据技术建立集信息的采集、导入、分类、整合等为一体的信息化管理系统，搭建动态的、全面的、安全的信息化平台，真正实现人事档案管理的数据化、智能化。第二，定期优化、维护档案管理系统。在数字化人事档案管理的过程中，要指定专业的技术人员定期进行系统维护，防止计算机遭受攻击、系统破坏、数据丢失等事件的发生，确保档案管理系统能正常稳定运行。第三，加强信息安全管理，保证电子档案安全规范使用。一方面要利用安全技术手段防范数据丢失损坏、人为篡改的可能，诸如可以采取电子档案备份、信息设备实时监控、木马病毒定时查杀等相关技术措施来防范安全风险。另一方面，在档案管理系统的使用上要严格控制信息审批，设定各个级别的使用权限，全方位保护员工隐私信息。

结语：规范国有企业干部人事档案管理工作，有利于促进国有企业的健康可持续发展，同时，国有企业干部人事档案管理模式的转变是必然趋势，因此，需要引起企业对人事档案管理工作的重视，及时发现问题，并结合信息化技术进行合理解决，提高人事档案管理意识，规范人事档案管理工作，在根本上提升企业的竞争力，从而使企业的综合效益得到提升。