谈谈如何做好基层单位文书档案整理工作

程茶 赵波

武警后勤学院保密档案与文化影视系

基层单位文书档案是基层单位人员在各项整理工作中形成的原始历史记录，是基层单位宝贵的无形资产。“为党管档、为国守史、为民服务”是基层单位档案工作者的神圣职责和光荣使命。文书档案的整理是指按照一定规则，对档案进行分类、组卷、排列和编目，使之有序化的过程。信息化条件下，还包括档案信息的著录、档案内容的数字化和加载。档案法的修订完善为新形势下文书档案的规范化整理提供了有力的依据与遵循，下面结合基层单位当前文书档案整理现状谈谈如何做好文书档案整理工作。

一、文书档案整理工作中的问题

（一）认识不到位。从基层单位文书档案整理现状来看，很多单位对文书档案整理还不够重视。目前，有些单位仍然将文书档案整理看作单纯的文件整理工作，对这项工作没有更深层次的认识，不具备对文书档案进行规范化整理的意识，也没有实现文书档案服务基层单位的实际功能，严重低估了文书档案整理对于单位发展的重要意义。在全面统筹协调中，对档案整理工作投入不足，相关的规章制度的落实也没有严格要求。加之领导不重视，档案员认为档案整理工作地位不高，工作起来也就不够尽心尽责。

（二）整理不规范。调研发现，文书档案整理之初的收集文件工作就存在难度，很多科室以及工作人员都没有认识到文书档案收集归档集中整理的重要性，为了方便自己工作，文件在部门或个人手中“私藏”，影响后续整理工作的完整性。整理过程中也存在如下问题：一是各单位文件归档范围与保管期限不够明确，没有针对本单位职能任务及文件价值制定相应归档与保管期限标准；二是跨年度文件归档难，在每年年底的时候，一些重要文书档案在时间落款上存在跨年度特点，对于这类文件的年度归属出现不一致情况；三是档案装订不规范，没有按照规范化“三点一线”进行档案装订，甚至出现目录、备考表缺失现象。

（三）档案员整体素质水平不高。对于文书档案的年度整理归档工作开展而言，人是起决定作用的因素，首先要把管理档案的人员素质提上来，才能实现文书档案整理的高质量。有的基层单位忽视了对于档案员的培养，档案专职或兼职人员缺乏档案相关理论及实操技能，不懂、不会、不学的情况还不同程度的存在，无法适应档案整理的新要求，甚至日常整理工作都存在明显漏洞与缺陷。

（四）档案信息化程度不高。目前，档案整理工作已经进入向信息化发展的快速路，手工整理要与计算机管理进行有效衔接。通过调研发现，基层单位在这方面存在很多问题，一是没有完善的档案信息化标准规定，信息化管理实施起来没有依据与遵循。二是有的基层单位由于不重视档案整理工作，资金划拨不足，导致信息化装备购置不及时不齐全的状况。三是档案管理人员缺乏档案信息化相关知识与技能，习惯于按照传统手工方式进行档案整理，对新事物新要求适应慢，跟不上档案信息化发展的速度，无法胜任档案信息化整理工作。

二、文书档案整理工作改进措施

（一）文书档案整理规范。档案鉴定准确，保管期限划分合理。档案分类清楚，组卷规范，排列有序，卷内文件装订符合标准要求，全宗说明、卷内文件目录等检索工具完备。能够按照规定时限和质量要求，及时完成档案整理工作。单位领导者应该提高对文书档案整理的认识和了解，对本单位文书档案整理工作中出现的问题提出针对性的治理办法，保证档案整理工作能够有效进行，还应加大对文书档案整理的经费投入，注重档案整理基础设施的配备。除此之外，在文书档案整理工作岗位人员配备上严格落实持证上岗制度，提高档案整理工作的地位，加强上下级对档案整理的重视，把档案整理列入日常工作行程，并且不能对文书档案仅仅是简单的保存，要学会利用档案整理的价值，使其能够发挥其应有的作用。

（二）档案队伍能力素质过硬。新体制下基层单位档案人员队伍构成上出现新变化，对档案专业人才队伍建设提出了新的更高要求。要将培养符合时代要求的档案人才作为信息时代推进文书档案整理发展的根本保证，按照政治合格和专业过硬的标准选配专兼职档案工作人员，80%以上达到大专以上学历，无占用档案人员编制情况。档案人员熟悉单位档案资源，熟练操作档案管理信息系统和各类设施设备，提供利用迅速，用户满意度高。档案工作人员经过上级组织的专业培训，获得档案专业证书。一方面加强档案整理人员的基础业务技能，借助内部培训和对外交流等多重形式，不断增强队伍的综合能力和整理效率；另一方面，要以信息时代的要求为指引，有针对性地加强档案人员信息技术的开发培养，全面提升档案工作者理解、获取、利用信息的能力，建立合理、优化的人才整理体系。通过档案整理队伍建设，有效促文书档案整理工作的有序发展。

（三）档案信息化管理有效。在信息化速度飞速发展的今天，基层单位一定要紧跟档案信息化管理的步伐。要针对信息化条件下档案工作的新特点，对电子文件归档、电子档案法律效力和信息系统档案数据整理等问题进行规范，体现档案工作的创新发展思路。在信息化高速发展的今天，大数据、云计算、区块链、人工智能等现代信息技术不断应用于各个领域，基层单位档案工作必须跟上时代，适应建设信息化基层单位要求。档案法的修订为我们从法规层面提供政策制度保障，加快推进基层单位档案工作信息化转型。

（四）档案服务利用体系完善。档案工作的基本任务是：“形成、收集和整理档案，维护档案的真实、完整与安全，开发和利用档案资源，为基层单位建设、改革和经济发展提供服务保障”，为圆满完成任务目标，关键是统筹全局，建立资源共享的档案服务利用体系，“资源共享”是指摒弃狭隘的档案资源观，着眼发挥档案价值作用，推进档案资源的开放共享，制定既安全保密、又方便快捷的档案利用规则，打破单位、部门、业务领域之间的壁垒，实现档案信息资源有机整合，构建基层单位档案资源共建共享体系。“便于利用”是指要把利用作为档案工作的着眼点和落脚点，为单位和个人利用档案创造便捷化条件，包括规范档案整理、编制各类检索工具、简化利用手续、推进档案信息网络化利用等。