高校学生资助档案规范化管理

周凯 漯河医学高等专科学校

一、高校学生资助档案管理工作的特点

（一）高校学生资助档案具有较强的时间延展性。高校在建立受资助学生的资助档案时，通常要求学生提供包括小学阶段、中学阶段以及高中和大学阶段，不同时期的学习情况以及家庭经济状况，因为仅仅依靠某个时期的情况证明在施行资助时可能比较具有片面性，因此高校学生资助档案通常具有较强的时间延展性。

（二）高校学生资助档案涉及面较广。高校学生资助档案建立过程，不仅仅涉及到学生个人以及高校，还涉及到多个部门的管理人员。高校的辅导员以及受资助学生的班主任，还有高校的财务部门都会参与到高校学生资助档案建立工作当中。学生资助档案所包含的信息还涉及到学生所在街道以及村委会部门，因此在收集和整理学生资助信息时，为了确保信息的准确性，必须依靠多个部门的相互配合。

（三）高校学生资助档案形式较为多样。高校在开展学生资助档案管理工作时，通常要综合多个信息管理系统当中学生资助信息。在不同的信息管理平台，学生的资助信息的档案文件格式通常存在较大的差异，这在无形之中增加了高校学生资助档案管理工作的难度[1]。并且学生在开具家庭困难证明材料时，不同地区所给出的证明材料形式以及格式也不相同，学生资助档案管理人员在进行信息整合时，就需要耗费较多的时间和精力完成材料整理和信息归档工作，极大地影响了资助档案工作效率。

二、高校学生资助档案管理工作现状及主要问题

鉴于高校资助档案管理工作的独特自身特点，在目前的高校资助档案管理工作中也出现了诸多问题，影响着高校资助工作的高效开展和精准资助。首先，大部分高校在开展资助档案管理工作时，并没有较为完善的管理制度，这种健全的资助档案管理制度的缺失使得管理人员无法按照统一的制度开展管理工作，因此常造成资助档案管理工作出现纰漏和混乱。另外，高校在招聘和任命资助档案管理人员时，并没有意识到资助档案管理工作的重要性，忽略了资助档案管理人员的专业管理能力，因此也造成了管理人员档案管理知识缺乏，档案管理工作不到位的情况。

三、高校学生资助档案规范管理措施

（一）健全高校学生资助档案管理制度。高校学生资助档案的建立需要多个部门的共同参与才能够完成，因为资助档案中包含了极大地信息量，在对受资助学生各个方面的信息进行收集以及整理的过程中，必须依照健全的高校学生资助档案管理制度减少或者避免可能出现的各种问题和意外，确保资助学生档案得到合理妥善的保存。高校学生资助档案具有比较长的时间周期性和连续性，因此为了保障学生资助档案信息的真实和完整，国家要对学生资助档案管理作出明确的要求，并且为了提高管理工作的规范性，要成立监督部门及时监督资助档案管理工作各个流程。在国家出台的学生资助档案管理制度的基础上，各个高校要根据学校实际情况制定更为详细的符合各个学校的资助档案管理制度，为资助档案管理人员提供可靠地管理依据。

（二）提高高校学生资助档案管理人员业务能力。高校学生资助档案管理工作的开展离不开专业的档案管理人员，高校在招聘和任命学生资助档案管理人员时，必须重视档案管理人员专业业务能力的培养。首先，在学生资助档案管理人员上岗之前要加强其业务教育和培训，使管理人员充分认识到学生资助档案管理工作的重要性，唤起管理人员的岗位责任感，并且使其掌握专业的管理知识，提高其管理水平。并且，如今学生资助档案都需要建立电子版档案，因此档案管理人员应注重计算机操作水平的提高以适应新时代档案管理工作内容的变化。

（三）发挥高校学生资助档案的应用价值。高校学生资助档案管理工作的工作内容并不仅仅是简单的对资助档案进行保管，更重要的工作内容是要发挥资助档案的应用价值，为学校资助工作提供可靠的依据和支撑。因此，高校学生资助档案管理人员在日常管理工作中，必须根据受资助学生的不同情况进行区别管理，并及时对资助档案进行分类和归档。受资助学生的个人情况以及家庭情况的信息收集除了要确保真实性和全面性之外，还要及时关注受资助学生个人及家庭情况的变动以及各种突发事件，做到受资助学生情况的及时更新。高校学生资助档案管理人员除了要保管和更新学生的资助材料之外，还要负责审核学生所提供的各种材料的真实性，因此档案管理人员可以根据受资助学生提供的信息与相关部门做好信息核实以及确认工作，确保资助档案可以为学校的资助工作提供公正可靠的资助信息依据，发挥学生资助档案的应用价值。

（四）把握资助档案管理的关键时间点。首先，高校学生资助档案管理人员要注意对新入学学生资助档案的信息收集和建立，对于受资助学生提供的入学前的资助信息要及时整合，从中挖掘重要和必要信息以此来建立档案，这是高校学生资助档案建立的基础工作。其次高校学生毕业阶段，学生资助档案管理人员要及时完善学生在校期间的各种资助信息，同样必须确保资助档案记录的准确性和真实性，因为毕业阶段高校通常要处理各个毕业生的大量毕业工作，因此学生档案资助管理部门的各个工作人员必须提高工作积极性以及热情，在较短的时间完成资助学生档案的归档工作。最后，当受资助学生毕业离开高校之后，并不代表着高校资助档案管理工作的结束，为了后续更加方面保存和查阅学生受资助信息，资助档案管理人员要及时将纸质版的资助档案转化成电子版纸质档案。在这3个关键的时间点之间，资助档案管理人员要及时关注学生在校内的学习状况以及家庭状况变化，及时更正资助档案中存在纰漏的部分，完善和补充资助档案。

结语：作为高校资助工作当中的重要工作内容，资助档案管理工作直接影响到高校资助工作的效率和精准性，因此必须确保资助档案管理工作的规范性。不仅要整体上加强高校学生资助管理制度的建立，还要注意提高档案管理人员的业务能力，不断提高和规范高校学生资助管理工作。