集团企业办公费定额标准的研究与应用探析

郭艳敏 公证天业会计师事务所（特殊普通合伙）山东分所

随着集团企业不断发展，分、子公司的数量逐渐增多。集团公司管理成本居高不下，且呈现逐步升高的趋势，并缺乏对所属公司进行成本费用管控的依据和标准。因此，加强成本费用定额标准的研究与应用，推进管理会计的有效应用，有助于提升企业精益管理水平。本文是笔者从参与的某集团企业成本费用定额标准体系的规划与制订中，选取了企业管理中具有较强代表性的办公费为例，探析了其定额标准研究和应用。

一、办公费管理现状分析

在集团企业中，办公费包含的明细项目繁多，涉及企业管理层面的各个部门和环节，具有较高的管理难度和复杂度，对于办公事项发生的可能性和金额的合理性，难以科学合理地作出评审，容易导致支出标准偏高、经办部门及人员从中收取好处，发生损公肥私的腐败现象，损害企业的利益。

而且各所属公司之间的办公费额度也不均衡，缺乏审核控制办公费额度的衡量标准和依据，主要是以上年实际发生数为基础，作出适当的增减控制，管理松弛和上下博弈现象较为突出。同时，还存在同一明细办公费事项的支出标准，在不同公司之间差异较大的现象。因此，制订科学合理地办公费定额标准，能够提供评审的衡量标准和依据，提升企业精益管理水平。

二、办公费定额的主要影响因素分析

笔者与集团相关管理人员共同设计了调查问卷，对全部所属公司进行了调查分析，选取了有代表性的不同业态的公司进行实地走访调研，梳理分析了集团近三年的历史数据，并与收集的市场数据进行了比对分析，找出了影响办公费的主要因素：管理人员数量、营收规模和办公资产规模等。对这些因素分析如下：

1.管理人员数量。日常办公用品、耗材、文具等与管理部门和人数正相关，即人数越多的公司，耗费往往越大。因此，人数是影响办公费支出的主要因素。

2.营业收入规模。营收规模越大的公司，业务量也会越多，耗费也相应增加。印刷费、邮寄费等支出，与业务量关联较大。同时，考虑投入与产出相配比，以更好地体现公平性和效益性。所以，在制订办公费定额标准时，应把营收规模作为一项重要影响因素。

3.办公资产规模。办公资产的规模与办公费水平，特别是取暖费、办公用具等密切相关，即办公资产的规模越大，办公费支出相应也会越多。因而，需要充分考虑办公资产规模因素。

三、制订办公费定额标准的管理思路及方法探析

基于上述因素分析，以及市场调查、调研等情况，运用历史经验分析、因素分析、正态分布验证、标准偏差、市场调查等方法，确定了分别制订办公费总额标准和主要明细组成项目分类标准的思路和方法。

（一）制订总额标准的思路与方法

制订思路为，以主要影响因素为核心，统筹考虑人数、资产规模的影响程度，同时按照投入产出配比原则，对营收规模较大的公司给予适当倾斜。具体为：管理人员数量使用上年管理部门平均人数，办公资产规模用上年末办公资产账面价值和公司的上年营业收入，这些数据能够直接获取，可比性强，便于实务操作。同时，对近三年数据测算得出人均办公费、万元资产办公费和万元营业收入办公费，综合评估影响程度大小，分别确定权重。由于选取的样本数量<2000,所以采用正态分布验证法的W 检验，且计算的P值>0.05，符合正态分布。采用中值的正负1个标准差范围覆盖约68%的特点，可以将中值设定为基准值，正负1个标准差计算值作为预警值。其计算公式为：人均办公费＊上年管理部门平均人数＊权重+万元资产办公费＊上年末办公资产账面价值＊权重+万元营业收入办公费＊上年营业收入＊权重。

（二）制订明细项目定额标准的思路及方法

按照明细项目属性，划分为日常办公用品、耗材、文具类费用，印刷、邮寄类费用和取暖、办公用具类费用等三大类，分别制定明细标准。

1.日常办公用品、耗材、文具类费用的制订思路和方法。日常办公用品、耗材、文具类办公支出，单位价值相对较低，发生频率高，涉及部门多，为维持日常管理工作的有序开展，必然发生的支出，与管理人数关系密切，同时与企业规模也有一定的联系。因此，应以人均办公费主要因素，以万元营业收入办公费为影响因素，确定其计算公式为：人均办公费＊上年管理部门平均人数＊权重+万元营业收入办公费＊上年营业收入＊权重。

2.印刷、邮寄类费用定额标准的制订思路和方法。此类支出发生频繁，总额较小，与业务量密切关联。因此，制订印刷、邮寄类费用定额标准，主要考虑营收规模因素，其计算公式为：万元营业收入办公费＊上年营业收入。

3.取暖、办公用具类费用定额标准的制订思路和方法。由于取暖、办公用具类费用，发生频率低，金额较大，涉及部门少，由行政管理部门统一管理采购，主要受资产规模和企业规模的影响。因此，把办公资产规模作为主要影响因素，营收规模作为辅助影响因素，并把权重作适当调整。其计算公式为：万元资产办公费＊上年末办公资产账面价值＊调整后的权重+万元营业收入办公费＊上年营业收入＊调整后的权重。