优化高职院校档案管理工作的几点思考

刘勇 辽宁石化职业技术学院

随着信息化发展的加快，高职院校的档案资源信息也与日俱增。这为档案管理带来了压力和难度，因此在高职院校档案管理中需要逐步实现信息化、科学化，运用大数据技术提高档案管理水平。使档案管理工作能有序开展。对档案管理方式不断优化和完善，及时调整其中的不足之处，让档案的内在价值能得到充分的发挥。

一、高职院校档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理工作水平缺乏规范性、系统性。近几年来，高职院校对信息化的利用率已经在逐渐提高，而且对档案资源的利用率也在上升。高职院校认识到了档案管理工作的重要性，并对档案进行了差异化分析和探索。但是在档案管理中还存在一些比较普遍的问题，通过不断的调查和研究，笔者发现导致档案管理工作水平缺乏规范性、系统性，通过总结和分析可以得知目前高校存在档案管理水平低下的原因有以下几方面:管理模式缺乏统一性；有些高职院校的档案管理依然缺乏有序性和规范性；管理效率不高，为档案资源的使用带来了限制，因此还需科学、合理的制定规范化方案，使高校档案管理不断走向标准化，逐步提升高校的档案管理总体水平。

（二）档案管理工作存在专业人才的缺口。高职院校的档案管理人员必须要具备相关的专业知识，能对档案资源进行合理分析和科学管理。有的高职院校存在相关专业人才的缺口，在档案管理工作中能运用大数据进行操作的人员非常少，再加上大数据背景下档案管理的工作模式发生了很大变化，有些档案管理工作人员无法胜任相关工作，难以高效、高质的完成工作。数据没有得到合理的利用，使档案管理依然停留在基础水平，没有与信息化时代的大数据实现真正连接。在工作中缺少创新的动力。

二、优化高职院校档案管理工作的策略

（一）开展现代化的档案管理工作。在信息技术的不断推进下，智慧校园的建设在高职院校中得到了发展。因此高职院校在档案管理工作中也要运用大数据不断优化管理模式，档案管理人员要以信息化管理为目标，开展现代化的档案管理工作。通过大数据信息技术实现数据信息、档案信息和资料数据的收集、采集、加工和记录，使以往传统的管理模式得到有效改变。通过标准化、系统化的管理模式使档案管理工作实现数字化和信息化。管理人员要加强对大数据平台的应用能力，使资源中的数据实现其本身的价值，为学校的建设与发展提供有效帮助，大大加强档案管理的有效性。

（二）不断完善档案管理制度建设。第一，在高职院校档案管理工作中要结合国家对档案的相关法律法规与学校的工作实际情况，不断完善档案管理制度建设，为档案管理提供有效的依据，并在其中体现高职院校的特点。第二，高职院校要充分重视档案管理工作，对档案管理工作增加人力资源建设与资金投入，提供充足的先进设备设施资源，使档案管理工作能得到充足保障。第三，要在学校中进行宣传，使全体师生的档案意识得到有效提升，通过微信公众号、QQ、微博等网络平台不断宣传档案的重要性，让学校师生都能认识到档案管理的价值与作用。

（三）使档案管理的形式更加规范和统一。在高职院校档案管理工作中经常会出现丢失记录或记录不一致的现象，因此要更加规范化的对各类档案进行管理，对各种资料进行系统规划，使其实现数字化、电子化管理。要为信息归档范围制定具体要求和标准，明确的收集清单，使档案管理的形式更加规范和统一。

（四）强化对档案管理人员的教育和培训力度。第一，在档案管理的设备、人才、资金方面都需不断加大投入力度，提升人才的专业素质与水平，使档案信息化管理能实现有效运行。第二，高职院校要加强对档案管理人才创新能力的培养，要多引进信息素养高的创新性档案管理人才。提高对档案管理人员综合水平的考核，全面考察其综合素质，通过培训、自主学习等方式提高档案管理人员的综合能力，使其能逐渐胜任信息化档案管理工作。高职院校要不断通过座谈会、研讨会等方式对档案管理工作进行研究，针对工作中存在的问题制定有效的解决方案。第三，要不断优化奖惩体系，使档案管理人员的工作积极性被大幅度提升，在管理工作中有贡献的管理人员可获得一定的奖励，而对于管理中存在的职责不清、管理存在漏洞等情况要进行处罚，为高职院校档案管理工作提供充足保障。

三、结语

综上所述，高职院校档案将校园活动与教学管理工作进行了具体记录，而对档案的研究能从不同方面助力高职院校的发展，提升高职院校的教学水平与科研能力。在档案管理工作中要开展现代化的档案管理工作、不断完善档案管理制度建设，使档案管理的形式更加规范和统一，不断强化对档案管理人员的教育和培训力度，让档案管理工作实现真正的高效与有序。