刍议网络时代高校档案管理资源应用方法

□ 太原 段建国

近年来，我国在科技信息的发展中有了重大的突破，随着网络时代的到来，对人们的生活及工作都产生了巨大的影响，网络信息技术全球化的覆盖，能够帮助人们在网络环境下，对信息资源进行共享，促进了文化与科技的交流。在各高校的发展中，档案管理工作是重要的组成部分之一，能够合理地应用档案资源，有利于为高校科研工作提供有利的依据，从目前各高校档案工作管理角度进行分析，在对档案资源进行使用时，存在着一些严峻的问题，不仅会对高校档案管理工作具有一定的影响，而且使高校整体的发展水平无法上升，最终达到的效果不佳。因此，在网络时代下，需要对高校档案管理中的信息资源进行合理的开发与利用，对档案信息资源进行深入的研究，使高校档案资源能够发挥出最大化的作用与价值。

一、网络时代下高校对档案资源应用存在的问题

1.对档案资源管理不够重视。目前，大多数的高校对档案资源管理不够重视，对档案资源存在的价值不能充分的了解与掌握。这样会对高校的档案管理工作造成严重的影响，将造成档案资源的流失。虽然我国相关政府部门对此给予了大力的支持，但是整体的效果并不理想，在政策、资金、物力、人力等方面，都对资源造成了严重的浪费。因此，需要对高校的档案资源管理工作加强重视，加强管理，是目前亟需解决的问题之一。

2.缺乏创新理念。在对高校档案资源进行开发与利用时，大多数的高校还是以传统的纸质方式进行管理，并且处于分散的状况，由职能部门进行管理，虽然传统的纸质文件管理形式确保了对档案资源的细致性管理，但是在实际的应用中，未能把档案资源的作用最大化发挥处来，档案资源的利用率也不高，尤其是对档案资源进行查询时，需要多个部门共同的参与，整体的工作效率都比较低。在网络时代的发展中，对档案资源进行共享，但是形式都比较简单，所面临的网络风险持续上升，对高校档案资源的安全造成了严重的威胁。

3.存储空间不足。对档案资源的管理，如果高校依然是采用传统式的纸质文件，那么对档案的储存需要足够的空间，才能够确保所有的纸质档案完整的储存，但是，随着高校的逐渐发展，产生的档案信息资源越来越多，不仅储存空间上会受到限制，而且在对档案信息资源进行查询时，也加大了难度，对档案信息资源进行查询时，需要加大人员查找，使整体的成本增加。最主要的是无法确保信息资源的完整性，如果受到了储存空间环境的影响，会使纸质的档案受到损坏，无法为高校未来发展提供有利的依据。

二、网络时代下对高校档案管理资源应用方法的创新

1.构建档案资源保障体系。首先，对档案室的管理具有严格的要求，能够把分散的档案资源进行整理与统一的管理，确保档案资源的完整性；其次，能够对档案资源的质量进行提升，在高校的发展中对档案信息数据进行收集与整理，对存在空缺的信息进行科学的补充；再其次，利用网络信息技术对档案资源进行共享，有利于与各部门之间的相互沟通，体现出档案资源在高校发展中具有的重要价值。

2.在管理技术与方法上进行创新。在现代化的发展中，档案信息资源在各行各业的发展中发挥着重要的作用，成为了必不可少的工作内容，使用传统式的管理模式已经无法满足高校的发展。因此，在档案管理工作中，对管理技术与方法进行创新，用最先进的科学技术对其进行管理，既满足了高校的发展，又对档案信息资源进行了合理的应用，利用信息化技术对档案信息进行检索，提升了整体的工作效率，使档案管理的功能向着多样化的形式进行发展，对检索工具进行不断的优化，构建档案目录，对档案资源进行开发与利用。在此需要注意的是，要对检索工具提高隐藏性，明确查找与指导之间的关系，确保档案信息资源的安全性，使其能够发挥出自身最大的作用。

3.加强档案管理人员的培养。采用网络信息技术对档案资源进行管理与应用，最主要的影响因素就是档案管理人员，需要高校在对管理人员进行招聘时，提出严格的要求，在人员上岗前进行统一的培训与管理，要求档案人员的专业能力与综合素质都进行提升，由专业的人员对其进行培训，正确应用网络技术，在系统内可以独立的对档案资源进行整理与归纳，不仅对档案管理工作的效率进行了提升，而且还对高校档案管理人员提出了更高的要求，促进高校档案管理工作的发展，确保资源的合理应用。

综上所述，在网络时代的发展中，需要对高校档案加强管理，构建管理系统，制定科学的管理机制，对管理人员的专业素质进行提升，对档案资源进行共享，使档案资源在利用过程中具有一定的安全性，提升档案资源的利用率，促进高校的稳定发展。