新时代高校后勤档案管理工作信息化研究

狄丹

【摘要】新时代社会发展出现了各种便利技术，信息技术即其中一种为人们生活提供极大便利的技术手段。高校后勤档案管理工作利用信息化手段开展是顺应时代发展的改进，也体现了高校工作进一步深化开展和后勤档案管理工作本身进步需要。本文主要论述新时代高校后勤档案管理工作信息化工作相关内容，对其必要性做简要分析，重点介绍高校档案管理信息化的工作策略。

【关键词】高校工作;档案管理;信息化

信息化技术发展如火如荼，社会生活方方面面都深受影响。网络技术有利有弊，只要在运用过程中发挥优势，规避风险，降低负面影响，才能够对许多工作产生促进作用。新时代高校后勤工作中的档案管理部分，完全可以引入信息化手段进行改进，提高工作效率，使档案管理工作更好地发挥作用，促进高校工作和谐有序进行，为学生教师提供便利的校园生活，实现高校后勤档案管理的新高度。

一、高校檔案管理信息化必要性分析

（一）时代发展需要。信息化趋势已经不可阻挡，高校后勤工作档案管理应该跟随时代发展趋势而进步，不应该落后于时代发展。档案管理信息化有利于档案中繁杂信息的集中管理，便于建立档案管理工作脉络，促进高校档案管理工作更加条理化、系统化。后勤工作的信息化管理能够将高校工作尽量全面地保存下来，而且具有比纸质档案更久的保存期，有利于更多有效资源的保存。

（二）高校工作需要。后勤工作是高校其他工作的基础，为其他部门的正常运转提供支持。后勤档案管理信息化有利于后勤档案的集中展示，避免传统档案管理过程中繁重的档案查看，减少工作时间，提高评估工作效率。高校工作深入发展，各部门之间联系愈加紧密，后勤档案管理部门与其他部门工作交接更多。传统管理办法下的后勤档案管理，只能依靠部门人员之间传递文件，文件损坏丢失的情况较多。档案管理工作信息化能够有效减少交接时间，实现部门交接的一对一，责任细化到个人。且网络踪迹保存时间长，不会因记忆出现差错，提高档案管理及交接工作的效率，明确责任基础上提高档案安全性。信息化档案管理工作使上级部门对高校的发展进行全面掌握，有直观了解，及时指出高校工作中的各处不足，便于后期加强对高校各方面工作支持，提高高校工作全面效率。

（三）后勤工作需要。非信息化档案管理工作中经常选择档案盒进行档案资料的管理，用标签说明文件内容，这种管理方式主要弊端有两方面：一方面档案盒不利于文件透明管理，浪费人力物力;另一方面标签混乱、档案盒丢失等情况时有发生，容易造成档案管理失误，档案管理工作条理化不够。高校后勤工作中的档案日趋增多，类型也更加丰富，使用场景也更灵活，档案管理工作压力逐日增加。档案管理信息化有利于

“无纸化”办公，减少传统后勤工作中的不必要浪费，节约后勤工作资源，实现节能环保的绿色目标。开展档案管理信息化工作，能够从档案盒及标签中解放出来，节约人力物力，节省开支的同时便于管理。只要按时做好备份工作就能使一切档案“有迹可循”，有效提升工作效率。

二、高校档案管理信息化策略

高校后勤工作档案管理信息化是一个需要循序渐进发展的过程，高校大多具有自己的发展历史，涉及建校、更名、专业变更等方面信息，还包括当下校园管理中的后勤事务。校园环境建设、校园基础建设、学校工程建设、校园绿化美化工作、政府采购工作等及与之相关的文件管理，都属于后勤工作中档案管理范畴。因此，高校后勤档案管理工作信息化必须逐步进行，其中需要重点重视的部分主要集中在以下几点：

（一）强化信息化档案管理意识。由传统档案管理变为信息化档案管理，部门工作人员不能够非常迅速地接受工作方式的转换，信息化过程中可能会出现很多纰漏。部分员工年纪较大，对信息化技术接触较少，自身观念不够先进，缺乏信息化档案管理意识。因此，高校后勤档案管理工作的基础就是要在工作人员间强化信息化档案管理意识，使工作人员接触了解信息化档案管理相关知识，形成对信息化档案管理的正确认识，为今后的档案管理信息化奠定基础。在工作人员不具备档案信息化管理意识基础上开展的信息化档案管理工作，会出现比传统档案管理工作更多的错漏，造成工作失误，对高校工作不利。例如，管理部门应该为档案管理部门员工进行信息化档案管理知识介绍，使档案管理工作人员认识到信息化技术在档案管理工作中的便利性与优越性及效率性，从而认识到档案管理信息化的必需性与重要性，产生档案管理信息化意识与工作需求。学校还应该定期开展讲座，实行档案管理信息化意识渗透。由小部分文件开始做信息化管理工作转化，使工作人员有逐步接受适应的过程，在有条不紊的工作状态中度过档案管理信息化与传统档案管理工作的衔接期。

（二）明确信息化档案管理制度。高校后勤档案管理工作信息化是一个庞大的工程，需要有极强的条理性，不能再像传统档案管理工作一样依靠工作人员，要明确与之适应的工作管理制度。适应信息化档案管理工作的制度能够使档案管理工作有效开展，预见信息化管理工作中的问题，为工作人员减轻负担，缩短工作时间，进一步提升档案管理信息化工作效率。若是在档案管理信息化工作中沿用传统档案管理工作制度，必定因“水土不服”出现各种管理不足，不能达到信息化档案管理初衷。例如，相关工作人员根据档案管理信息化工作细节进行配套工作制度的制定。档案收集与整理标准需要重新制定，信息化档案收集过程涉及扫描与数据录入，在制度中应当体现出来。信息化过程中档案文件的使用也出现不同，需要为信息化档案建立专属系统，明确账号密码管理，对文件查阅、文件系统间传递应进行详细规定，明确管理责任。有关部门通过明确的管理制度实现信息化档案管理的规范操作，提高档案管理精细化与科学化程度。与此同时，还应该增强信息化档案管理保密工作，减少信息泄露给学校工作造成的困扰。

（三）加强信息化档案管理培训。高校后勤档案管理信息化需要工作人员具备一定管理意识，需要配套管理工作制度，还需要对工作人员的工作技能进行培训。信息化档案管理与传统档案管理工作方式有很大不同，需要的工作技能也存在差别。因此，高校后勤档案管理信息化过程中加强对工作人员的技能培训是十分有必要的。例如，根据档案管理信息化工作的不同需要进行不同的技能培训。首先，档案管理信息化需要掌握信息技术的基本操作，需要对工作人员进行网络技术培训。档案管理工作的特殊性需要掌握一定数据分析能力与文本操作能力，需要对工作人员的Office办公技能尤其是Word文档和Excel文档技能进行培训。工作人员在技能培训中掌握档案管理信息化所需要的工作能力，提高工作熟练度，推动信息化档案管理工作发展。

三、结语

高校后勤档案管理信息化工作顺应了时代发展，与学校发展相适应，也符合后勤管理工作的提高要求，是正确的高校后勤档案管理工作思路，具有时代性与先进性。在这个过程中，一方面需要强化工作人员信息化档案管理意识，另一方面需要建立与之配套的工作制度，还需要对工作人员的工作技能进行培训，全方位促进高校后勤档案管理信息化工作效率的提高，实现新时代高校后勤档案管理创新发展。

【参考文献】

[1]朵成旭，沈丽伟.新时期做好高校后勤档案收集工作的实践与思考[J].办公室业务，2018（11）：115.

[2]唐泽波，于蕾，温娜.浅析高校后勤档案管理的重要性与存在的问题及应对策略[J].吉林医药学院学报，2017，38（04）：275-276.

[3]吕丽华，于涛.基于大数据背景下的高校后勤档案信息化管理研究[J].法制博览，2016（21）：303+318.