妇幼保健院档案规范化管理研究

刘晓菁

【摘要】本文从档案管理制度的完善度不足、资料收集效率较为低下、档案管理内容划分的明确度不足、相关人员业务水平不足、档案管理方法落后、信息化建设不足等方面，对妇幼保健院档案管理的现状进行了说明，并阐述了妇幼保健院档案的规范化管理的几方面开展措施，以期为促进妇幼保健院档案管理方面的更好发展提供参考。

【关键词】妇幼保健院;档案管理;规范化

妇幼保健院作为我国卫生服务机构之中极为重要的一部分，其肩负着对妇女及儿童的身心健康良好保障的重要责任，而档案恰恰是更好开展保障工作的重要依据，且在当今的市场经济条件之下，竞争压力的逐渐增大，妇幼保健院若想提升自身的竞争力，档案的规范化管理具有重要意义，其已经成为当今发展之中不可忽视的问题。

一、妇幼保健院档案管理的现状

1.档案管理制度的完善度不足，资料收集效率较为低下。在我国的不断发展之中，妇幼保健院各项管理工作也随之得到了发展，其虽然已经对档案管理方面提升了重视，但在档案管理制度方面仍旧未能达到完善，致使整体工作开展缺乏规范性，难以实现对档案资料的有效管理。2.档案管理内容划分的明确度不足，相关人员业务水平不足。就妇幼保健院档案管理而言，其工作开展的内容会随着社会的发展发生变化，而在实际的管理之中，往往工作内容未能依据发展而更新，自然也就缺乏与当今档案管理相适应的管理体系，致使整体的工作质量及效率较差。3.档案管理方法落后，信息化建设不足。此方面的问题主要体现在档案信息化及档案管理信息化不足方面，致使档案管理工作较为繁琐，难以规范性的开展，在管理效率方面也较低，对妇幼保健院的长远发展造成了一定的阻碍。

二、妇幼保健院档案的规范化管理措施

（一）健全档案管理制度，促进管理规范化开展。在妇幼保健院档案管理工作的开展之中，包含档案的收集、整理、录入、归档等在内的一系列工作的开展都需要相应的档案管理制度作为支撑，方能够确保每一环节工作的有序及规范的展开，且在规范化档案管理制度制定的这一过程之中，还能够实现对档案管理工作整体的进一步强化，这对于妇幼保健院整体的发展而言极为有利。因此，在妇幼保健院当前阶段档案管理方面的建设之中，相关管理部门应对现有的相关法律法规、妇幼保健院档案管理的基本要求及档案管理实际工作开展的情况等方面进行综合的分析及考量，而后以此为依据，建立起具有较高的统一性、完善性及规范性的管理制度，使之成为妇幼保健院档案管理工作开展的约束力，实现对档案治疗实际应用价值的有效提升。此外，就妇幼保健院之中的档案而言，许多档案本身具有不可复制的特性，若其一旦发生丢失或损坏，则都会对相关工作的开展造成极为严重的影响，此时便需做好档案保存、利用、工作保密、收集、整理、归纳及销毁等方面制度的建立及健全工作，同时应建立起针对相关档案工作人员的工作责任及奖惩制度，其中应包含档案的归档范围、整理要求、责任履行、奖励及惩罚等多方面的内容，以此来促使妇幼保健院档案管理的相关科室，能够对档案文件材料从收集开始，到最终的保存、销毁及取用的各个环节管理工作的开展，都能够有据可依，促使档案管理工作整体的规范性得到有效的提升。

（二）加强宣传及人员培训力度，提升档案利用价值及管理规范性。若想切实实现对妇幼保健院档案的规范化管理，则首先应从人员入手，尤其是妇幼保健院的领导层人员，应在思想上提升其对档案规范化管理重要性的认知，进而使之能够充分地给予人力、物力及财力方面的支持，以此来形成强大的规范化档案管理建设推动力。除领导层人员外，对于档案管理工作人员也应提升重视，在当前阶段的发展之中，档案管理方面的理念、知识、技巧及方式方法已经得到了创新性的发展，此时若想确保档案规范化管理工作的落实效果，针对档案管理工作人员的培训极为重要。由此可知，在妇幼保健院档案的规范化管理之中，于人员方面，应做好以下几点工作，以便于提升档案管理的规范性及档案资料本身的利用价值。1.应针对妇幼保健院的领导人员的思想加以强化，真正做到对档案管理规范化的认识到位、组织到位及措施到位，并使之能够在全院的整体决策及规划之中，将档案的规范化管理纳入其中，并将之作为年度考核及评价的参考依据。2.在领导层人员提升对妇幼保健院档案的规范化管理认知之后，其组织人员在妇幼保健院内部加大宣传工作，提升院内全体人员对此方面的认知，进而能够在实际档案管理工作的开展之中给予相应的支持与配合，提升整体管理的规范性。3.应针对妇幼保健院档案管理的实际开展情况，从思想、职业道德、责任、知识、技术技能等方面，加强对相关工作人员的培训，实现对工作人员综合能力及素质的不断提升，使之时刻都能够对档案管理方面的需求加以满足。

（三）加强档案管理信息化建设，提升管理的效率性及规范性。在当前阶段的发展之中，信息技术早已在各个领域之中得到了极为广泛的应用，促使社会整体都在加强信息化建设，此时妇幼保健院档案管理信息化建设的程度，不仅仅关系到档案管理的成效，其还会对妇幼保健院整体的竞争力产生巨大影响，此时若想实现对档案管理的效率性及规范性方面的有效提升，则应对档案管理信息化建设予以强化，其主要体现在以下1.应加大资金方面的投入，参照我国相关领域之内的档案信息管理情况，配置能够良好适用于妇幼保健院档案信息管理现代的软件及硬件设备，推动妇幼保健院档案信息系统方面的规范化建设，其中主要包括复印机、电脑、档案专用柜、打印机等等。2.应强化档案数字化建设，将所有的资料都在计算机内录入，并依据资料的重要性将之分别进行存储、备份及加密，并依照支部书记带头、办公室主任进行分管、档案室展开具体负责及落实、院内各个科室协助配合这一体系，构建出相应的档案信息化管理網络，并对各个管理级别设置相应的管理权限，通过档案的数字化建设，来实现档案资源的网络共享及远程传输与查询，全面提升妇幼保健院档案的利用价值。另外，为了保证信息化建设内容应用的合理性，可以在管理上引进新型技术手段。将数据库系统中云计算的技术优势发挥出来，强调工作中的人性化服务理念，为信息需求者提供服务的同时，提高档案材料自身的价值。同时，在信息化建设中，可尝试与移动端建立联系，进一步强化数字化建设水平，使档案材料不再受到时间与空间的限制，并在身份识别系统的配合下，完成信息管理升级。

三、结论

妇幼保健院的档案管理工作，必须将制度内容的优化作为基础，保证常规化工作中的合理性水平，确定执行档案管理工作方法的有效性。同时，人才梯度的建设，使工作中的管理执行制度得到保证。而将信息技术手段作为支撑，可以更好地完成管理技术的升级，使其在内容上与时代发展条件保持同步性，为妇幼保健院的成长性建设预留空间。不仅实现了档案管理工作的建设升级，也为医疗事业的健康发展创造了稳固的基础条件。

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