事业单位电子档案管理研究

吴巧娟

【摘要】随着我国科学技术的不断发展，其在事业单位档案管理中也有着较为显著的作用。在疾控中心，档案是非常多的，若还像之前那样运用纸质的档案，不仅不利于保存，在查阅上也是非常麻烦，因此，就需要利用电子档案进行管理。我国较多的事业单位已经使用电子档案进行管理，不仅便于保存，而且还给日常的工作带来较多的便利。但是，正是因为这样广泛的运用，在使用中出现了较多的问题。因此，本文就对事业单位档案管理中的电子档案管理进行讨论，并解决措施，希望可以给予电子管理者一个良好的参考。

【关键词】事业单位;档案管理;电子档案

从目前来看，在我国的事业单位档案管理中，电子档案已然是全面普及的，尤其是在疾控中心。电子档案就是将原先的纸质档案运用计算机的方式将数据录入到电脑中，而后将其保存在电脑中。信息化时代，在疾控中心以及其他的事业单位中，采取电子档案管理系统是必不可少的。这样的方式不仅可以节省实体的空间，还方便日后的整理、查阅以及补录等，不仅减少了工作人员的工作量，还使得档案管理更加便捷、高效。然而，在实际的操作中却出现了较多的问题。

一、电子档案管理的优点

信息时代，传统的档案管理方式已然不能满足时代发展的脚步。所谓的传统档案管理就是，要求工作人员用手动的方式对内容进行记录，并且人为进行保管。而在这样的过程中，不可避免出现一些问题，例如在档案录入的过程中，由于工作人员不小心或者分心，而导致记录出现错误，若及时改正并不会有很大的影响，若是没有发现错误，在之后的操打中必然会有很大的影响。而且传统的档案记录方式非常落后，如果遇到工作量大的情况时，就会降低工作人员效率。由于传统的档案都是由纸张做成的，因此，就会受到天气的影响。若纸质材料存放在较为潮湿的环境中，就会使得纸张潮湿化，进而导致字体不清晰，纸张出现损坏等問题，从而导致后续的保存工作难以开展。因此，为了更好地提升档案的管理效率，就应当运用电子档案的方式，让档案的保存形成一种自动化的模式，这样不仅解决了档案保存的问题，还可以提高工作效率，避免在操作过程中出现的错误，对档案修改以及查询都是非常便捷的。

（一）节约资源，利用率高。传统的档案都是由纸张做成的，每次采集、编制、印刷以及出版都需要投入大量的资金，而且纸张非常容易受到环境天气等各种情况的影响，若纸张受到损坏之后，修复以及重建都有较大的难度，还会导致资源的浪费。而电子档案是一种非常节约、简约的档案管理模式，只需要在电脑中建立起一个电子档案的系统，而后让管理人员在计算机上进行操作即可。这些被录入的档案数据都被转化为电子文件的形式，保存起来是非常简单，不易受到损坏，并且电子档案还可以将文字、图片、音频以及视频等内容全部转化为需要保存的数据，这样不仅提高了保存的时效，还使得档案在保存时具有一定的安全性。

（二）电子档案可以提高工作的效率。传统的纸质档案是通过管理人员手写输入的，一旦出现错误，修改起来非常麻烦，工作效率也非常低。而且纸质档案在查阅以及查漏补缺时，工作量非常庞大，为了找寻一个资料可能就需要翻阅大量的卷宗，若档案中出现资料不全的情况时，就需要对原先的档案进行拆装，然后再进行重订。而电子档案管理的模式可以提高工作的效率，将数据转化为信息的方式进行输入，在修改上也是非常便捷的。若想要对档案进行管理或查阅时，可以运用检索条的方式，将相关的词汇输入其中即可进行筛选查阅，从而提高工作人员的工作效率，减轻了负担。而且电子档案办理不会受到地域的限制，可以进行远程的操作，这样就避免了异地办理的麻烦。

（三）档案存储的安全性较高。传统的纸质档案非常容易破损，在借阅的过程中会有较多的不确定因素，而电子档案就可以避免这些问题。电子档案不会受到环境等各个方面的影响，其也是存储在固定的存储空间，相对于纸质档案来说安全性非常高。在运用传统的纸质档案时，若想要对档案进行查阅或者管理时，就需要将所有的卷宗汇集在一起，而后进行翻阅，这样不仅增大了工作量，还使得档案信息的保密性不高。而在对电子档案进行查阅管理时，就可以通过关键词搜索的方式，这样不仅可以准确地将文件资料提取出来，还可以提高档案存储的安全性，增加保密性。

二、电子档案管理的不足

电子档案管理的方式凭借着上述的优点，已然成为较多单位档案管理的主要手段，但是毕竟是新型的产物，在运用的过程中会出现一些不足。在运用电子档案的过程中，档案的管理人员会不经意间出现一些错误，使得丢失较为重要的文件，甚至将机密的文件泄露出去。在对档案进行管理时，工作人员会不经意间删除一些自己觉得不重要的文件，但是在之后，在查询过程中，就会找不到这些文件，这样就会造成较大的损失。由于电子档案的存储方式比较便捷，就会导致工作人员重复的对某一档案进行录入，档案出现查重的概率也非常高。在对电子档案进行分类时，由于不能快速地对文件内容进行清晰地查看，导致一些重要的文件与一些不重要的文件掺杂在一起存放，若在遇到紧急情况时，信息采集就会非常不利，这样不仅加大了工作人员对档案管理的难度，还会导致工作人员在工作上的积极性降低，从而使得电子档案的存储方式不受到重视。

三、事业单位加强电子档案管理工作的措施

（一）加强系统安全的建设，保证档案的安全性。在事业单位的电子档案管理工作中，若想要提高档案的安全性，不仅要对档案的管理人员进行专业技能方面的培训，还要完善档案的基础设施，这样才可以更好地提高档案管理工作的质量。事业单位要不断完善档案系统的安全性，增加各种访客的权限，定期对系统进行检查、修复等工作，保证系统内的档案不会被外泄、伪造或者是篡改。

（二）培养出新型的管理人才。随着时代的不断发展，科技也是在不断进步的。事业单位在对电子档案进行管理的工作中，就需要不断地引进优秀的人才，并且要对其进行专业的培训。培训主要以思想素质、专业技能以及业务能力等多个方面进行。事业单位不仅要对电子档案的管理人员进行上述的培训，还要相应地给予一些政策上的鼓励，从而使得档案的工作人员可以更好地提高工作效率。

（三）不断完善电子档案管理机制。在一些事业单位中，运用的管理机制还是较为老套的。因此，需要不断对管理机制进行完善，积极转变管理观念，调整电子档案管理部门的工作，并且要对工作的责任进行分配。事业单位还要定期地对工作人员的工作效率、工作态度、专业素养、专业技能等各个方面进行严格的考察，还要对工作人员实行严格的管理机制，帮助其在工作中不断完善自身。除此之外，事业单位还要根据单位的具体情况，制定出一套较为科学的电子档案管理机制，这样才可以更好地协助电子档案的管理。

四、结语

综上所述，在事业单位中，电子档案的管理模式已然成为非常重要的手段，尤其是在档案较多的疾控中心，其运用率是非常高的。电子档案管理的模式不仅成本低、效率高，还具备着社会发展的需求要点。笔者相信在不久的未来，电子档案管理模式将会运用在更多的领域中，因此，必须要对电子档案的机制进行不断的完善，解决其中存在的各种问题，这样才可以更好地让电子档案从多方位满足人们的需求。事业单位还要重视起对专业型人才的培养，使得电子档案的管理机制可以更好地发展。

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