有效提升档案资源利用效率的策略

翟会英

【摘要】档案信息资源的开发和利用，是档案管理工作的重要内容，直接关乎档案管理效率。面对档案事业迅猛发展要求，如何有效提升档案资源利用效率，应该明确统一的档案管理标准，引进现代化信息技术推动档案管理信息化、电子化和数字化发展，辅助档案管理各项工作有序展开。本文就如何有效提升档案资源利用效率，针对其中的问题多角度分析，提出有效措施深入挖掘档案资源价值，提升档案资源利用效率。

【关键词】档案资源;档案管理;信息化;利用效率

档案事业是现代社会进步和发展的重要组成部分，面对新时期发展要求，档案资料价值如何充分发挥，迫切的需要推动档案管理工作改革深化。深入开发和利用档案价值，引进现代化技术和手段，实现档案管理工作。而单位的档案服务意识高低，将直接影响到档案资源利用效率。所以，为了实现这目标，应该转变档案管理理念和管理方式，充分发挥档案管理人员职能，充分发挥档案资料价值之，推动档案事业健康持续发展。通过对档案资源高效利用相关内容分析，改善现有档案管理工作不足的同时，推动后续相关工作开展。

一、档案资源的开发和利用意义

档案管理工作量较大，其中涉及众多内容，档案资源利用效率高低，将直接影响到档案管理整体效果。档案资源开发和利用，有助于推动档案管理工作高效展开，并进一步推动各项工作环节优化和完善，为其他部门工作提供支持;依托于档案开发和利用，反馈档案管理情况，了解到档案工作中的不足，持续改进和完善，提升档案管理工作水平;档案开发和利用效率高低，对于档案管理工作地位提升影响深远，需要相关部门予以高度关注和重视。如何有效提升档案资源利用效率，是档案管理工作的核心内容，只有这样才能提升工作效率，赋予档案管理工作持久动力支持。当前我国正处于社会主义转型阶段，通过档案管理工作改革，对于社会主义现代化建设和发展意义深远。

二、档案资源开发和利用中存在的问题

纵观当前档案资源开发和利用现状来看，其中涉及众多内容，即便实际工作中取得了可观成果，但是具体环节中还有一定不足，主要表现在以下几点：

（一）档案管理制度不健全。单位在日常工作中，将多数精力投入到业务工作中，对档案管理工作缺乏足够关注和重视。现有的内部档案管理制度和机制不健全，实际工作开展缺乏可靠依据，不仅影响到档案管理工作规范化展开，还会影响到档案资源潜在价值发挥。由于制度不完善，档案资料未能及时分类和归档，可能出现内容和形式雷同问题，与实际情况存在一定差距，导致档案信息失真。

（二）档案开发意识不足。在档案工作日常工作中，存在利用和保密问题，做好档案信息保密工作，是档案管理工作开展的关键所在。但是，并非所有档案信息都要保密，由于开放意识不足，会影响到档案资源的开发和利用效率，档案信息资源仅仅是在小范围传播，不利于档案信息资源共建共享。

（三）档案管理人员专业素质不高。档案管理日常工作开展中，档案资源的合理开发和利用，需要相配套人员支持。档案管理人员自身专业素质高低，很大程度上影响着工作成效。但是，很多单位对档案管理人员的专业素质培养重视程度不高，缺乏系统化培训，绩效考核力度不足，各项工作开展不规范，影响到档案信息资源的高效开发和利用。

三、档案管理的新要求

面对档案事业飞快发展要求，如何有效提升档案资源利用效率，应该正确看待档案管理新要求。档案资源的高效开发和利用，应与时俱进，坚持科学发展观，不断推动档案管理工作改进和创新。梳理档案管理思维，在创造性思维下细化分析档案管理中的问题，结合实际工作情况来深入挖掘档案资源潜在价值，积累丰富经验的同时，赋予档案管理工作持久动力和活力，切实提升档案工作效率和质量。与此同时，深入开发和利用档案资源，坚持先进性，持续提升档案管理效率和质量。档案资料高效利用，持续提升档案管理水平的同时，推动社会生产力发展，真正地服务于社会群众，为社会经济持续增长作出更大的贡献。

四、提升档案资源利用效率的有效措施

（一）推动档案信息化建设。在档案事业迅猛发展下，如何有效提升档案资源利用效率，需要明确工作目标，结合实际情况整合资源，引进现代化信息技术和手段，摒弃传统人工操作理念，提升档案信息化水平的同时，深入挖掘和利用档案价值。基于此，应该进一步增加资金投入力度，完善配套的硬件设施和软件设施，建立统一的行业标准，建设专门的档案室。在现代化信息技术支持下建立档案信息化平台，可以实现档案信息资源共建共享，辅助档案查询、管理和利用，相较于传统档案管理模式可以大大提升档案管理工作效率。引进专门人员负责档案管理工作，推动纸质档案和电子档案信息整合，实现档案信息资源整合与转录工作展开。做好电子档案信息备份和存储，推动信息安全防护建设，维护档案信息资源安全的同时，提升档案信息资源利用效率。在开放性思维支持下，适当扩大档案信息资源开放度，建立完善的资源共享体系，适当扩大档案信息资源覆盖范围的同时，深入开发和利用档案信息资源。

（二）优化档案检索工作流程。档案管理工作日常开展中，如何有效提升档案管理工作效率和质量，一个重要内容则是对现有档案检索工作流程优化和完善，便于档案工作人员更加高效、便捷获取信息资源。增加资金投入力度，推动档案信息平台建设，完善配套的软、硬件设施。如，使用OA系统，可以实现档案管理信息化操作，从项目开始到结束，实现档案信息的客观反映，实时查询查阅进度，及时归档和验收档案资料，实现纸质档案和电子信息档案共存。在OA系统支持下，可以实现档案信息动态化查询和管理，维护数据信息安全的同时，强化部门职责，提升档案检索效率。推动档案信息化建设，需要在数据库支持下，不断引进先进技术和手段，致力于打造智能化数据库，实现数据查询、统计、存储和交流共享多功能，档案信息资源自动化利用的同时，切实提升档案管理效率和质量。

（三）强化档案管理人员的专业能力和职业素养。如何有效提升档案资源利用效率，一个关键点则是注重专业档案管理人员支持。面对档案管理信息化建设要求，应该整合资源，积极组织档案管理人员参与专业培训，提升档案管理人员专业能力和职业素养。档案管理人员需要与时俱进，不断学习先进的档案管理专业知识，熟练运用前沿技术和手段，包括档案文献编撰知识、档案检索知识和法律知识等。积极组织档案管理人员进行绩效考核，考核通过后方可上岗，依据制度规范化开展各项工作，为档案管理工作效率和质量提供保障。同时，制定完善的绩效制度和奖惩制度，强化档案管理人员业务技能水平的同时，树立正确的价值观，提升人员的职业素养，保证档案管理各项工作规范化展开。建立内部沟通协调机制，加強各部门沟通和写作，整合资源的同时，创设良好工作环境，以求档案资料及时归档，提升档案资源利用效率。

五、结论

综上所述，面对新时期档案事业发展要求，应该整合资源，转变工作理念，引进现代化信息技术，推动档案管理工作改革深化。灵活运用现代化技术，提升档案管理人员素质水平，提升档案管理工作效率的同时，推动档案工作向高层次发展。

【参考文献】

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