大数据时代高校电子档案管理创新研究

王立新

摘 要：在信息科技的推动下，信息科学技术在各行业的应用不断加深，人类社会也开始进入大数据时代。高校档案管理工作承担着为全校师生提供网上学术资源查询、信息采集和方案接收等重要任务，在数据信息日益繁多、种类逐渐丰富的今天，传统的档案管理模式已经难以适应高校的发展需求，因此，必须对大数据时代背景下高校档案管理模式的变革工作给予足够重视。

关键词：大数据;高等院校;档案管理;管理模式

【中图分类号】G647.24 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）02-0298-01

引言：高校档案是高校在日常管理、招生教学、基础建设、科学研究等活动中直接形成的对社会、学校和学生具有保存价值的历史记录;是对高校办学历史、办学经验、办学成果全面真实的记录;是反映高校党政管理、培养人才、科学研究、服务社会、对外交流等各项工作的综合记录，从时间维度看，具有非常大的数据价值。大数据时代，伴随着高校智慧校园建设不断推进，高校档案的利用服务需求日益增长、利用方式日趋丰富，原有的管理模式已经不能满足需求，迫切需要转变管理机制、创新管理模式，将高校档案中蕴含的数据价值凸显出来，服务支撑高校各项事业的发展。

1 大数据时代特征

一是信息量巨大。互联网技术的应用和新型档案管理软件的普及为档案管理收集信息、提取档案等提供了便捷性。二是数据多样性。与传统档案管理方式相比，大数据档案管理建立在数据、信息、视频以及图文的基础上，人们可以通过大数据信息更高效地实现档案管理电子化、高效化和立体化。三是资源范围广泛。大数据时代摆脱了对传统纸质媒介的依赖，人们在收集信息范围和信息处理速度方面得到了明显的提升。大数据时代为人们生活工作提供了便利条件同时，也满足了档案管理信息化、高效化的需求。

2 大数据时代高校电子档案管理创新研究

2.1 更新档案管理信息化设备

巧妇难为无米之炊，目前我国高校档案管理工作质量迟迟得不到明显提升，其中一个原因在于高校的档案管理信息设备较为陈旧，无法有效支撑起大数据时代下的档案管理工作任务。因此，现阶段我国高校应当从更新档案管理信息化设备的角度出发，增加资金投入，为新型信息化管理设备的引进与购买提供必要的资金支持，使高校档案管理设备能够跟上时代发展步伐。但在此过程中需要注意的是，新型档案管理设备的引进与购买不能够听从市场导向盲目购买，而是要在深入分析自身档案管理需求、结合大数据技术专业人员意见的基础之上进行引进，力求能够在最大程度上确保档案管理工作设备的更新，发挥其最大作用。

2.2 在信息安全方面

伴随信息技术的发展，高校的一些纸质档案信息基本已经转换为数字化档案信息，这样虽然提升了信息的利用率，但也在一定程度上加大了信息泄露和丢失的风险，因此在进行档案管理系统的创新设计时应着重注意信息安全保障体系建设。具体来说可从基础设施层面、法治标准层面、组织管理层面、灾难恢复层面、安全技术层面进行安全保障建设。高校档案管理系统可以构建人防、物防、技防等多层防护体系，一方面设置用户访问权限，外设管理和操作权限，提升档案管理人员的安全意识、筑牢物理和技术防线，另一方面采用防火墙技术、水印技术、信息加密技术等保障系统升级和数据迁移的安全，运用杀毒软件进行网络保护，即时备份组件Raid1、Raid5，对系统进行Chost备份，完善网络监控等。

2.3 纸质档案数字化及电子文件归档

高校的档案数字化工作的重点通常是纸质档案的数字化工作，由纸质档案而转换形成的各种格式的电子文档也成为数量最多、内容最广泛、最为重要的数字档案资源。一般高校纸质档案的数字化工作分为几个步骤：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接。很多高校的档案管理部门通过以上六个步骤基本实现了纸质档案的数字化，建立起了数字档案目录数据库，由于与数字档案目录数据库相关联的数据格式为图片格式，所以有的高校除了提供数字档案目录查询的功能外，又提供了缩略图查询功能。可以将高校档案管理系统与高校办公自动化系统及其他业务系统如教务管理系统等进行对接，在线实时进行电子文件的归档工作，既提升了档案收集的效率，同时也降低了档案数字化的工作量。

2.4 创新电子档案管理模式

一是创新理念。大数据时代，高校的档案种类日益多样化，信息量剧增，因此孙晓旭认为，高校档案管理部门要树立创新思维，充分应用数据集成、可视化数据操作系统、MapReduce、分步式文件存储系统为电子档案管理提升管理效率，满足信息时代对档案管理的要求。创新管理理念，关键在人。高校一方面应加大对电子档案信息化建设的资金支持，引进先进档案信息处理设备;另一方面可以邀请第三方专业信息处理公司对高校档案进行电子化整合及录入，打造电子档案信息平台。二是创新模式。随着区块链技术在各项工作中的应用，电子档案管理也应尝试利用区块链技术去中心化的分布式系统，简化电子档案管理流程，利用人工智能和大数据分析自动对电子档案进行归纳、存档和加密，进一步减少人工干预防止发生失误和遗漏。三是培养创新人才。大数据时代高校对电子档案管理及信息技术处理人才需求量较大，高校可以采取创新人才培养方式满足信息化檔案管理要求。《纲要》中提出，统一规划各级各类档案人员的专业知识培训和岗位培训，创新培训内容，改进培训方式。拥有电子档案专业人才是能否顺利做好电子档案信息平台的关键因素。因此，要不断开展电子档案人才培训，掌握最先进的电子档案管理知识，发挥信息化优势，通过开展专业人员到校开设讲座、档案员交流会和企业实习培训等形式切实提高操作人员对计算机信息技术的认知能力。

结语：在大数据时代，变化是不变的趋势，创新档案管理机制，以档案信息化建设为依托，转变服务理念，从传统的馆藏中心模式向服务中心模式转变向业务决策支撑转变，变“被动”为“主动”，紧密结合学校各项实际应用需求提供数据支撑服务，提升档案工作在高校各项工作中的重要性，充分发挥档案的数据价值，更好地服务于高校的各项工作开展。

参考文献

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