艺术类高职院校加强档案管理规范化的有效措施

李欣

摘   要： 本文在了解湖南两所艺术类高职院校档案管理现状及分析的基础上，探讨艺术类高职院校档案的特点、档案管理规范化的特征及依据，从健全档案管理、夯实档案基础业务、加强档案人员队伍建设、推进档案信息化建设等方面提出规范艺术类高职院校档案管理的有效措施。

关键词： 艺术者   高职院校   档案管理   规范化   有效措施

1.艺术类高职院校档案的特点

艺术类高职院校档案是在学校行政管理职能、教学、艺术实践等活动中直接形成的，涉及档案内容丰富、载体种类和数量较多，因此档案管理呈现出很多特点。

一是多样性。艺术类高职院校的办学规模不尽相同、专业设置情况各异，在各职能活动中产生的档案门类繁多、内容较丰富，包含文书档案、基建档案、科研档案、学生档案等，尤其是戏剧、影视、舞蹈、美术等多方面、多形式的艺术档案，具有多样性的特点。

二是信息性。艺术类高职院校档案具有信息属性，信息特点是“用文字、图表、声像等特定的信息符号和一定的方式将各种信息记录在一定载体上，使得学校进行招生、教学、科研、行政管理等活动的历史面貌得以保留、得以再现”[1]（4）。随着艺术类高职院校的发展，档案信息资源与日俱增，要积极创造条件开发和利用档案信息资源，最大限度地发挥信息价值和凭证作用。

三是形象性。艺术类高职院校档案具有形象性，因为拥有记录艺术实践活动的内容丰富、载体多样、形象鲜明的艺术档案。“艺术档案里的影片、照片、录像带，舞台美术设计图、海报、绘画等都是艺术形象的记录，给人以最直观、最直接美的享受”[2]（3-5）。形象是艺术活动的一种特殊反映手段，没有形象，艺术本身可能就不存在，因此直接记录艺术实践活动的艺术档案具有形象性的特点。

2.艺术类高职院校档案管理规范化的特征

一是科学的组织管理。艺术类高职院校要深入贯彻档案法律法规，设置合理的档案机构，建立档案工作责任机制，有明确的档案组织机构和配备合理的专兼职档案人员，对学校档案管理各环节工作开展指导、监督与检查。如结合自身实际条件设置独立的综合档案室、档案分室甚至成立档案馆，以满足学校顺利开展档案管理业务与职能。

二是规范的业务建设。档案的完整与质量是对档案管理的基本要求，科学化的档案信息化建设是艺术类高职院校档案管理的重中之重。艺术类高职院校应制定符合实际情况的档案管理办法、规范等，确保收集文件材料的齐全、完整、准确并符合质量要求，文书、科技、会计、实物等各类档案案卷质量规范、排列有序，档案鉴定、移交等程序规范、记录齐全，档案业务环节有据可依、有章可据、有迹可循。

三是信息化程度高。艺术类高职院校管理要紧跟大数据时代步伐，提高档案信息化程度，推进数字化建设进程。馆藏档案完成数字化并符合数字资源建设规范，有满足各类电子档案收集、管理、保存、利用及安全保密等功能需求的档案管理系统，有电子文件自动归档功能的模块或接口，未来能扩展公共服务功能板块，完全实现档案的计算机网络管理。

四是开发利用多样性。档案管理的最终目的是开展利用服务，档案资源的开发利用效率、形式及效果是检验规范化的重要标准。档案资源体系结构完整、利用手续完备、检索工具齐全、利用效率高，档案服务形式呈现展板展览、教育基地建设、档案文创产品等多样化，积极开展档案编研并取得成果。

3.艺术类高职院校档案管理规范化的依据

艺术类高职院校档案管理规范化是以有关法律法规为依据的，以此指导档案管理机制、制度建设、人员队伍管理、档案整理等各个业务环节的基础标准。按照档案法律法规的适用范围，艺术类高职院校档案管理规范化可按照国家法律、地方性法规、档案行业规范、学校制度等。

一是国家档案法规。国家档案法规囊括国家层面的档案法律、档案行政法规和规章、档案国家标准等，是在全国范围内及教育系统适用的，用于指导档案管理规范化的依据。主要有《中华人民共和国档案法》及《实施办法》《艺术档案管理办法》《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》《文书档案案卷格式（GB/T9705-2008）》等。

二是地方性档案法规。地方性档案法规主要适用于某地方的档案法规，在此主要列出湖南省的地方性法规，用于指导湖南档案管理规范化的依据。湖南省档案法规主要有《湖南省档案管理条例》《湖南省公务礼品档案管理规范》《湖南省知名美术家档案收集管理规定》等。

三是档案行业规范。档案行业规范是由档案主管部门批准、发布，并在该部门范围内统一的规范、标准，在特定的档案行业范围内有一定的约束力。适用于艺术类高职院校档案管理的行业规范主要有《档案工作基本术语（DA/T1-2000）》《全宗卷规范（DA/T12-2012）》《档号编制规则（DA/T3-1994）》《归档文件整理规则（DAT22-2015）》《印章档案整理规则（DA/T40-2008）》等。

四是学校档案管理制度。学校档案规章制度是依据国家、地方和行业规范性文件并结合本校实际情况而制定的指导、规范本校档案工作的制度。艺术类高职院校档案管理主要是规范档案收集、整理、归档、利用等环节的制度，做到及时收集、规范整理、按时归档等。

4.规范艺术类高职院校檔案管理的建议

4.1提高档案管理重视程度

一是强化院领导重视档案的意识。艺术类高职院校领导应积极主动提高对档案工作重要程度的认识，把档案管理规范化建设纳入学校整体发展建设规划中，积极推进档案管理与学校其他各项工作同发展、共进步。职业院校要明确档案管理工作的分管领导，加强对档案工作的统筹规划和组织领导。

二是全面强化员工档案意识。艺术类高职院校要加强对档案知识、档案意识、档案法规的宣传教育，全面强化档案规范意识，积极推进档案管理规范化发展。首先，要多形式开展档案宣传学习。艺术类高职院校要积极利用教职工理论学习、专题讲座、微信公众号、学院官网、公共宣传栏等平台宣传国家档案法规、行业规范及相关制度，让教职工及学生了解、熟悉档案工作小知识，充分认识档案的重要价值和作用，强化档案意识。其次，档案机构领导应增强担当意识，时刻铭记岗位职责，以动态发展的眼光看待档案工作，积极展现档案工作优秀成果，为档案机构争取更充足的人力、财力、物力支持。最后，档案管理人员要强化责任意识，积极提高档案业务素质，实现自我的全面发展，促进学校档案管理更科学、规范地发展。

4.2加强档案人员队伍建设

艺术类高职院校为适应新时代档案工作的需要，重视档案人员队伍建设，建立动态的档案队伍管理网络，建设有责任心、熟悉档案业务、懂信息技术、相对稳定的专兼职档案人员队伍。一是配备档案业务水平高的档案专职人员。艺术类高职职业院校要注重人力资源合理安排、配置，按照现实需求配置档案工作人员，积极引进档案信息化、档案业务水平较高的档案管理人员，保证学校档案机构拥有一支稳定的、高素养的专业档案人才队伍。二是加大经费投入，注重档案人员培训培养。艺术类高职院校要大力培养档案人员的档案数字化技术加工、档案管理系统操作、信息挖掘、资料分析及编研能力，以确保档案人员能跟上档案工作信息化、数据化的发展趋势及档案编研和利用的实际需要[3]（77）。三是重视档案人员的个人发展规划，适当提供职称晋升平台、途径，提高档案人员的工作积极性、进取心。

4.3完善档案管理制度体系

艺术类高职院要结合自身实际制定档案工作各个业务环节的规章制度，制定或修订档案收集归档、借阅利用、安全保密、档案统计、鉴定销毁、库房管理、档案人员考核等制度，细化档案管理人员工作职责、统一档案立卷标准和要求等，逐步完善档案管理机制及各项制度，确保档案科学管理、规范管护、有效使用。同时，建立档案工作考核激励机制，对档案工作中涉及的相关人员实行奖惩，涵盖档案整理质量、档案业务学习、档案编研及研究等方面，形成奖励优秀、淘汰不合格者的常态机制。

4.4优化档案资源结构

丰富的档案资源是开发利用档案的基础，艺术类高职院校要积极拓展档案收集、征集渠道和范围，注重档案的综合化、特色化、合理化、均衡化，不断为挖掘档案价值和提高档案利用效率夯实基础。一是做好学校各部门多种载体形式的档案收集工作，做好学校举办的重要会议、重大活动、重点项目、重要事件过程中形成的有关档案材料的收集、整理，尤其注重收集能够全面、生动反映学校艺术实践活动的剧照、录音录像等档案资料。二是扩大收集渠道，注重收集教职工、知名校友在学校业务活动中形成的项目研究、对外业务交流等档案，重视人物档案的收集与挖掘。

4.5创新档案信息服务形式

随着时代的发展需要，艺术类高职院校应积极提供网络、电话、邮箱等现代化的档案信息服务方式，积极拓宽档案信息服务途径，扩大档案信息开发的广度与档案编研的深度，提高档案利用效率。首先，职业院校根据建校时间、建校发展规模等情况建立校史馆，以史为据，通过学校发展史的展览、宣传，吸引师生及历届校友，建立起对外交流合作的平台。其次，建设档案网站、微信公众号等网络平台，充分利用其进行档案宣传推广。以学校校园网作为网络基础，逐步建立一个以档案管理信息系统为内核的信息查询、共享服务中心。强化档案网站中服务指南、编研成果、业务指导、信息发布等栏目的管理与建设，真正体现出档案信息化和数字化的优势，并实现档案信息的在线查询和利用，使各方更好地实现对档案资源的利用，真正发挥档案管理对社会各方的服务能力。

4.6推进档案管理信息化

一是开展档案数字化工作。艺术类高职院校要把档案数字化纳入学校的目标管理和发展规划中，全面加强电子文件管理和档案数据库建立。首先，要加强档案目录数据库建设，完成档案全文数据库建设，有计划、有步骤地开展室藏纸质档案、声像档案、实物档案等的数字化处理，构建包含档案目录、元数据、档案全文等在内的全文数据库，提高档案利用服务效率、水平和质量。其次，加强电子文件和电子档案的收集、整理、归档工作，做到与纸质档案的同步归档，实现每年增量档案的及时数字化、信息化，为档案数据共享奠定坚实基础。

二是建设档案管理系统。艺术类高职院校应将档案工作真正融入学校智慧校园建设中，积极推进档案数字化进程，尽快实现网上查询档案信息服务，为学校各项工作的高速运作提供优质的信息服务和有力的决策支持。档案管理系统是职业院校利用信息技术规范，做好档案管理工作的重要平台，是提高档案信息化程度的重要途径、举措。首先，应充分调研，积极主动与学校信息中心、软件技术公司合作，提出档案信息化建设的要求，开发一款具备档案收集整理、分類存储、快速检索、精确定位、借阅归还、档案统计、数据备份等功能，实现学校各部门实时线上归档和档案利用查询的档案管理系统。其次，要加大档案管理系统使用的推广力度，做好档案人员队伍的档案系统操作培训工作，力争将其发展成覆盖全校所有用户节点范围的网络系统，并且涵盖档案管理的全部基础业务环节，为档案信息交换、实现档案资源共享创造条件。

三是打造数据资源共享服务平台。艺术类高职院校要创新和加强开发利用档案资源的信息技术及手段，积极运用RFID智能库房管理系统，探索学校大数据的集结和共享，逐步实现与本校的协同办公系统、学籍管理系统、教务管理系统、科研管理系统等数据的对接，实现增量电子档案的自动化对接，使档案管理系统成为学校所有宝贵信息资源、数据资源的安全保管和长久存储中心、统一共享和便捷展现的中心，逐步建立起学校数据资源共享中心服务平台，实现远程、实时、在线查询档案信息，保持提升档案规范化管理水平的较好发展态势，打造数字档案馆，大力推动高职院校档案事业科学发展。

随着信息技术的快速发展和大数据趋势的挑战，艺术类高职院校档案管理面临着急需推进建设、发展和规范的诸多挑战。本文虽然对艺术类高职院校档案管理规范化提出了些许建议，但是理论性较强且没有制定出统一的实施标准，在实施过程中应根据本校实际情况作出适当的调整，否则可能出现不适用、可应用性不强的情况。另外，艺术类高职院校档案管理规范化措施的实施需要学校各个层级、各个部门的支持、协调与配合，在具体实施过程中有一定的难度，如何更好地实施档案数据化管理将是下一步研究的重点。

参考文献：

[1]王兰芝.高校档案规范化管理[M].长沙：湖南师范大学出版社，2012.

[2]陈建伟.艺术档案的特点及管理[J].音乐探索（四川音乐学院学报），1999（04）.

[3]李玲.高职院校档案工作规范化管理建设探析—以重庆科创职业学院档案馆为例[J].办公室业务，2015（4）.

本文是湖南艺术职业学院2019年度院级一般课题《艺术类高职院校档案管理规范化研究》研究成果（项目编号：HY1912040104）。