大数据时代高校档案管理工作创新

陈青娇

[摘 要]在大数据时代，互联网平台中蕴藏的大量数据受到各行各业的广泛关注，给我国各个行业的发展带来了重大影响。现阶段，高校档案管理工作既迎来了机遇，也面临一定的挑战。基于此，本文首先探讨了大数据技术对高校档案管理工作的影响，然后指出大数据时代高校档案管理工作创新的意义，最后提出了大数据时代高校档案管理工作创新的措施，希望能够为我国高校档案管理工作的高效发展提供参考。

[关键词]大数据;高校;档案管理;创新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.12.083

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）12-0-02

0     引 言

大数据指覆盖的资料或数据等规模巨大，以至于不能通过现今的软硬件工具，在合理的时间内筛选、管理、分析、统计有效信息的资料。在网络技术快速发展的过程中，数据逐渐成为一个不可或缺的生产要素。随着高校的不断发展，档案已成为高校不可或缺的资料，高校档案管理的地位不断提升。在高校档案管理中应用数据化技术，能够促进资料文献类型的多元化发展，但也带来一定的压力和挑战。在实际工作中，高校借助大数据技术能够提高档案管理效率，促进档案管理工作创新和发展，促使其工作水平持续提升，让档案管理在高校发展中凸显最大的价值和效能。

1     大数据技术对高校档案管理工作的影响

1.1   资料收集方式改变

在大数据时代，高校档案资料的收集需要考虑两大要素，即结构类型和时效性。对于结构类型来说，指高校档案工作人员需要掌握多元化的资料收集技术;对于时效性来说，指及时响应，并收集和获取不断变化的资料数据。具体来说，档案工作人员需要具备“前端控制”思维，有针对性地控制教学、科研等档案资料生成过程，将档案管理的要求与教学科研、学籍管理等工作融合，确保档案信息的完整性和准确性。另外，还需要积极收集一些外部数据，如微博、公众号、论坛等蕴藏的价值大、多元化的数据，扩大高校档案信息数据的覆盖面，为高效开展教学活动提供指导和帮助。

1.2   资料加工方式改变

随着大数据技术的不断应用，档案信息无论数量还是类型都使传统高校档案管理加工方式受到了一定的冲击，尽管人工鉴别在档案数据的加工质量上具备明显优势，但也存在人员紧缺、效率低下等问题。因此，需要借助新技术、新方式对大量数据实施规范化、专业化加工，提炼一些有价值的资料，明确信息和信息之间的相关性，由此高效利用数据，使数据增值，为全面开展高校档案信息管理工作奠定稳固基础。

1.3   资料储存方式改变

数据量的大幅度提增、数据结构的多元化转变，对高校传统档案管理造成极大的影响。因此，高校档案存储空间一定要构建服务于巨量异构数据的底层存储、分布式系统架构，同时档案平台的信息存储一定要具备扩展性、可用性等特点。另外，若要促进异地资源同建同享，存储空间一定要设置外端接口与通道，由此实现分布式数据库内的数据高效融合和高效分析。

1.4   资料利用方式改变

档案数据的价值通过利用实现，在传统管理模式的作用下，高校档案管理工作者对资料挖掘、数据分析、关系研究、趋势预测等方面的要求并不严格。而现今，随着大数据技术的不断应用，档案管理人员对此提出的了新的要求和期望。随着如信息集成、信息存储、信息整理、信息分析、可视数据挖掘等新技术等不断推出和应用，档案信息和用户需求逐渐高度融合。因此，高校档案管理人员需要分析各部门的相关需求，利用新技术、新手段等创建数据库，对巨量数据实施聚类、分析等，总结不同信息之间的内在关系，达到智能服务、准确预测等目的。

2     大数据时代高校档案管理工作创新的意义

在高校管理工作中，档案管理是一项最基本的工作，能够提高高校管理水平、促进高校稳定发展。在大数据时代，高校档案管理工作一定要利用大数据技术提高工作效率。与传统的管理模式相比，高校档案管理工作呈现任务量大、数据海量等特点。目前，高校档案管理工作遭遇到不少的挑战和冲击，具体表现为资料类型及存储方式多元化等，导致档案管理工作中出现了不少问题。传统的管理模式一般以“直接识别法”面对电子文档，但是目前需要调整，因为档案管理人员无法认真阅览所有电子文档，会通过“宏观识别法”进行鉴定，不仅能够从整体上评估文档价值，这能够大大提高工作效率。基于此，通过这种方法能够确定管理对象——电子文档，再对其进行搜索，提取其中一些有价值的文件。在信息化技术不断发展的背景下，收集电子文档工作变得更容易，但是，如何从中挑选一些有价值的文档及如何对其进行归类、存储等，这些是值得高校探究的关键问题。在高校档案管理工作中应用大数据技术，能够提高数据收集效率、节约更多时间，且大数据技术能够为搜索一些特定的资料、信息等建立独立索引，提升档案管理人员的工作效率。所以，与传统的高校档案管理方式相比，这种管理方式的效率更高，且能够为高校档案管理工作全面、有效发展带来极大的推动力。

3     大数据时代高校档案管理工作创新的措施

加强高校档案管理创新需要积累更多的新知识、新方法，以便于能够优化管理体系、挖掘档案新资源，满足社会发展对新知识、新技能的需求。高校档案管理工作只有在不断满足时代发展需求的前提下，才能实现全面创新和变革，进而构建海量的数据库，便于从中挖掘更多有价值的档案资料，为高校档案管理工作全面发展提供高水平服务。

3.1   培养树立大数据观念

在大數据时代，西方预言家维克托曾指出：大数据是对全部数据展开研究，并非随机研究，由此看来，大数据具备较强的说服力和代表性。大数据整合了全部资料和信息，具备较强的价值。这一概念具有全新性特点，很多人没有深入了解，在理念、思维等方面还存在一定的偏差，大数据并非表面理解的“大”，分析的数据或信息并非是巨量的，几百个GB的数据也能称为“大数据”。另外，还需要关注其他维度，例如时间、速度等，这种表述更具有合理性和科学性，能够对数据进行高效整合、优化和分析。在当前的发展背景下，数据即信息，单一信息并无任何意义，但单一信息在全部信息中具有独特的价值和意义，因此高校档案管理人员需要逐渐形成档案“大数据观念”。

3.2   培养树立大档案观念

针对“大档案观念”的分析，一般包括两大内容：一是全部数据都能够归档，归档的标准并不严格，但内容多样，包含所有具有保存及利用价值的数据;二是网络数据更迅速，能够快速收集一切能够收集的数据，一定要重视一些零碎资料的整合和收集。对于人们的传统思想来说，只有存储在档案室里的资料才能称为档案，但现今在互联网技术的作用下，档案数据不断更新和优化，覆盖面越来越广，大部分并未存储在档案馆中，因此，应用人员需要转变传统思维，正确地意识到只要是能够搜索到的资料，都具有存在价值，能够在人们日常生活中的各个角落挖掘出来。

3.3   培养树立构建大服务观念

随着大数据技术的广泛应用，档案管理工作的地位不断提升。“以人为本”的服务理念已成为档案管理工作的一個重要遵循原则。档案管理工作者一定要摒弃“守财奴”思维，真正承担起国家或单位赋予的责任，维护国家或单位的正当利益。目前，高校档案管理部门的职责并非不断挖掘有价值的资料，还需要对用户的行为习惯、兴趣爱好等进行统筹分析，提升档案服务质量，为广大师生提供精准、客观、完整的数据服务。因此，在高校提供档案管理服务的过程中，一定要对有价值的数据进行精细化管理，动态地提供“问题—信息—处理策略”的全面服务，增强用户的体验感和满意度。

3.4   建立大平台机制

在大数据技术不断发展的背景下，档案管理信息越来越丰富和多样。传统的档案管理方式相对滞后，不符合大数据时代档案管理的基本需求。因此，高校档案管理部门在加强创新的过程中，一定要建立大平台机制，以搜集大量数据、提高操作效率及服务质量。例如：南京、北京等在创建档案数据平台方面积累了不少经验，构建的平台主要包括：微信公众号、在线搜索平台、电子文档管理数据库等，为档案管理网络系统研发指明了方向。但是，我国高校在创建档案管理系统平台的过程中，创建的局域网要实现“上传下达”“同级共享”等;外界数据要借助附属软件直接输入，达到数据统一整合的目的，促进办公电子化、自动化发展，真正凸显大数据的独特性和优越性，提高高校各部门之间的互动效率。例如，高校的不同部门在管理业务档案的过程中，要利用这一平台对档案进行归类，例如学籍类、财会类等，并对其实施精细化管理。档案管理工作者要借助这一平台对内部资料进行梳理、归档、分析等，确保高校各个部门都能在这一平台上实现资源共享。

4     结 语

在大数据时代，高校档案管理工作需要不断创新，以全新的思维、方法等收集、筛选、甄别、分析和归纳数据。这对提高高校管理质量、促进高校工作顺利推进等发挥积极作用。

主要参考文献

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