浅析事业单位人事档案管理存在的问题与对策

王军

摘 要：人事档案管理作为事业单位管理体系的重要基石，在维持事业单位稳定运行之中具有重要的作用。但是就其目前实践情况来看，并没有发挥出其应有的作用，而且在具体落实的时候存在一定的漏洞，对事业单位的发展带来一定的不利影响。故而，事业单位应当重视完善人事档案管理制度，对从事管理工作的员工提出高要求。以切实有效的方式提升人事档案管理的工作效率，为事业单位能够在未来取得良好的发展打下基础。

关键词：事业单位;人事档案管理;问题;对策

新的时期，事业单位的人事管理工作就应当有新的目标与任务，当传统的管理方式不再适用时应当及时舍弃，转而去探索新的管理方法。在我国经济迅速发展的背景之下，部分管理制度因为跟不上经济发展的步伐导致经常出现问题。事业单位的人事档案管理之中同样也存在问题，为了能够解决这些问题，必须提高对从事管理工作人员的要求，让档案管理人员以本单位人事档案的实际情况为基础，将每一项管理措施落实到位。

一、我国目前事业单位人事档案管理的意义

站在商人的角度而言，无论做什么投资都是需要收益大于成本的。这个道理同样适用于事业单位的人事档案管理工作。只有在事业单位充分了解进行人事档案管理工作所能够带来的价值之后，管理者才会真正的重视人事档案管理。

1.优化我国事业单位内部的人力资源结构

事业单位的人事档案主要由个人学历、身体状况、政治身份、工作能力、有无违法违纪现象以及家庭条件等内容构成。因此，我国大多数机构在招募和评估各种人才时，都会审查和确定这类人事档案管理的具体内容。但是，为了更好地保证我国公共事业单位人才招聘的公正性和准确性，公共事业单位人事档案管理制度仍需要进一步完善。在我国公共事业单位的人事管理过程中，这种人事档案管理系统的使用可以促进对他们档案数据的理解和汇编，从而简化了基本的管理流程。此外，应根据单位内部人员位置的变化，对中国大多数公共事业单位的人事档案管理进行专门调整。同时，人员档案，公共机构和有关内部机构中有负面内容的人员，应及时惩处这些人员，以确保单位的正常运行。

2.可以有效加强事业单位内部控制建设

当前我国大多数事业单位的内部控制建设是将财务管理、工作安排和人事管理三大内容相互作用成一个庞大的系统。这些具体内容能否顺利进行是一个主要问题。例如，公共机构是否能够履行其自身的社会职能，在很大程度上取决于其人事档案管理中的人事管理计划是否足够完整和健全。 此外，我国机构内部控制建设主要包括内部人员管理控制。如果事业单位能够及时有效地改善或加强内部人事档案管理制度，将极大地提高事业单位的人事管理水平或工作效率。这表明可以有效地提高公共机构的控制能力，可以更好地提高工作人员的积极性。

二、事业单位人事档案管理中存在的问题

1.缺乏对人事档案管理应有的重视

人事档案管理是事业单位人才建设的重要手段，只有不断提高人事档案管理的整体水平，才能满足事业单位长远发展的实际需要。但是，目前许多事业单位都没有认识到人事档案管理的重要性，只是一味地注重业务水平和服务水平的提升，忽视了人事档案管理对于事业单位健康发展的促进作用，导致其管理工作难以取得较大的突破。一方面，许多事业单位的领导人员本身就缺少对人事档案管理的正确认识，他们认为人事档案管理只是对人才信息的简单存储，无需使用过多的财力和人力资源，导致人事档案管理工作难以有效实施。另一方面，在大环境的影响下，许多人事档案管理人员逐渐“自暴自弃”，严重缺乏积极的工作态度，最终影响了人事档案管理整体质量的提升。

2.人事档案信息材料记录的不全面

目前很多事业单位人事档案管理最突出的问题就是人事档案信息材料记录的不全面，严重降低了人事档案的完整性，不仅影响了人事档案的使用效果，而且还阻碍了人事管理活动和薪酬管理活动的顺利开展。此外，一些人事档案管理人员应付了事，经常将一些虚假材料录入人事档案中，导致人事档案的真实性大大降低，最终将会对员工的评价考核造成不利的影响。人事档案的更新也不够及时。人事文件未及时更新。许多机构都存在文件过时和更新不及时的问题。目前，公共机构的大部分个人档案是个人信息，干部问卷，任命文件，职称评估材料，党员材料，年度评估表等。但是，干部更新的个人信息，激励和培训材料每年都无法及时存档和更新。它通常是由人事人员收集和更新的，干部自身不知道或不知道需要为人事人员提供最新信息以进行存档。

3.人事档案管理信息化建设滞后

纸质化的人事档案在我国目前人事档案管理之中仍然是大范围的使用，人事档案管理信息化建设进度缓慢。即使人事档案管理系统在一些事业单位开始正式投入使用，但是在具体实践之中工作人员更倾向于使用传统的人事档案管理办法，人事管理系统在其中根本发挥不出它应有的作用，显得毫无用武之地。在信息录入中，工作人员只在系统内部输入了员工个人的基本信息一些重要数据仍然保留在纸质化的人事档案之中。在查阅信息的时候，工作人员既要在人事档案管理系统之中查找，又要尋找纸质稿的档案，不仅浪费工作人员的时间，也浪费工作人员的精力，导致其工作效率不高。

4.档案管理人员的综合素质不高

一方面受编制减少因素的影响，导致事业单位缺乏专业的管理人才。在实践之中，档案管理工作经常由本事业单位之中从事其他工作的人员兼任或者是雇佣一些临时的工作人员从事。因为前者是非专业的，自然对人事档案管理工作的各项业务并不熟悉碰到一些专业性的问题也很难解决，自然不利于人事档案管理工作的开展。对于后者而言，其实专业人才的可能性较高，但因为是临时员工而并非正式员工，故而在责任心方面有所欠缺，并且临时员工在进行工作交接的时候也有一定困难。另一方面是，人事档案管理工作对管理人员的综合素质要求较高。由于人事档案管理人员没有经过专业培训，因此处理文件业务的职业素养不高，专业技术水平普遍较低。如今，随着信息技术的飞速发展，对文件管理人员的专业素养的要求也越来越高。管理人员除了要拥有较好的专业素养之外，也要在工作时具备超乎常人的耐心。因人事档案之中的信息数据较多，处理起来较为复杂，管理人员在核对信息的时候，必须要非常的认真细致，才能保证工作质量。

三、事业单位人事档案管理问题的解决对策

通过上述内容我们不难看出，事业单位人事档案管理的现存问题还是很多的，这就要求相关管理人员必须要正视这些问题的存在，结合事业单位的实际发展情况采取针对性的解决对策，以便为实现事业单位的长远发展创造有利的条件。具体来说可以从以下几方面入手。

1.加强对人事档案管理的重视程度

要想人事档案管理工作能够顺利的开展，第一步便是改变对人事管理工作的认识。只有在单位的管理阶层开始重视此项工作的条件之下，才能够确保该工作的质量与效率同步提升，将其所带来的价值最大化的表现出来。一方面领导应当重视此项工作，将其纳入日常管理工作的范围之中，作为日常工作的主要内容之一。结合本单位的实际情况作出整改方案，在实现单位人力，财力资源合理配置的同时提升单位的整体管理水平，为单位未来的发展提供源源不断的动力。另一方面，事业单位还应加强对人事档案管理的宣传力度，促使每个员工都能认识到认识档案管理的重要性，从而为强化其管理效果营造良好的内部环境。

另外，还必须更加重视文件管理环境。一是提高人事人员的技术水平。为保证档案人员的配备，及时组织档案人员参加专业培训。其次，改善硬件环境和软件设施。例如，每个单位都需要建立一个专门的人事档案室，储藏室等。同时，有必要統一配置软件设施，例如用于人事档案管理的专用计算机和安全设备，以促进工作的发展。最后，加强文件管理的智能化和信息化。在文件管理工作中，我们必须将传统管理与计算机信息管理相结合，以创建智能管理模型。例如，在计算机的帮助下，进行电子文件的注册，保存和查询。需要注意的是，在使用计算机等电子设备时，还需要及时学习和掌握相关的网络安全知识，加强档案管理的安全性和机密性，并通过智能管理模式，提高档案管理的安全性和完整性，以此来有效地提高文件管理的可用性。

2.提高人事档案的真实性和完整性

人事档案管理的主要工作内容是收集和存储有效的人才信息，并将其作为人事管理的有效依据，只有不断提高人事档案信息的真实性和完整性，才能切实发挥出人事档案管理的有效价值，从而为推动事业单位人才建设的全面发展奠定良好的基础。这就要求人事档案管理人员必须要树立实事求是的管理理念，对单位员工的教育经历和工作经历进行全面了解，不断完善员工的个人信息，坚决杜绝材料造假、信息失真等现象的发生，从而促进人事档案信息真实性的显著提升。此外，为了提高人事档案管理的有效性，相关管理人员还应该不断提高认识档案信息的完整性，通过多种渠道对员工的个人信息进行完善，这样也能在一定程度上确保档案信息的真实性。唯有如此，才能提高人事档案的使用效率，从而为薪酬管理和评价考核工作的顺利实施提供可靠的参考依据。

3.推动档案管理信息化建设的全面发展

在互联网技术极为发达的背景之下，人们已经逐渐开始进入信息化的时代，信息化被广泛的应用于各个领域之中，人事档案管理工作当然也要紧随时代的潮流。信息化技术运用于人事档案管理之中，可以使得事业单位在查询员工信息时更为便捷。值得注意的是，事业单位必须要以切实有效的方式落实信息化在人事档案管理之中的运用，不可以走形式。事业单位从节省成本方向思考，应当将新型人事档案管理系统建立于原人事档案管理系统之上，减少单位在一些硬件设备上的投入。新型人事档案管理系统应当对信息发布的时效性进行保证。通过运用各类技术手段科学高效的将各种资料录入系统之中，使得人事信息的传输具有及时性和准确性的特点，但是在信息录入的时候要注意到保密的问题，系统内部应当设置查询权限。不仅可以使领导者在查询员工信息时更为便利，也能够有效提高人事档案管理工作的效率。

4.积极打造一支专业化的管理人才队伍

档案管理人员作为事业单位人事档案管理工作的主导者和践行者，其专业化水平的高低直接决定着档案管理的整体质量。这就要求事业单位必须要注重对专业化管理人才的培养，不断提高档案管理人员的专业素质和管理能力，促使他们能够在自己的岗位上大放异彩，从而为实现事业单位的全面发展贡献出自己的一份力量。事业单位需要提高档案管理人员的录用门槛，优先选择那些专业性人才，促使他们能够将科学的管理理念和经验带入实际工作中，从而促进管理工作专业性的显著提升。

提高人事档案管理队伍素质。人事档案材料中包含许多牵扯到个人隐私的信息，这就要求从事档案管理工作的人员具有较好的专业素养，不随意泄露员工的个人信息，注重落实保密工作。同时因为人事档案管理工作具有一定的服务性质。因此在具体开展工作的时候，工作人员不能够摆出一副高高在在上的样子，需要以和善的态度来面对前来完善信息的人员。因此，机构需要建立一组高素质的专业人事档案管理人员，以提高其工作能力和水平。一方面，严格选拔人才是组织建设的重中之重。单位在选择优秀人才时不仅要考虑人才的能力和素质，还要考虑责任感，服务意识和整体意识等标准。在另一方面，机构可开展对人事档案管理人员的正规的专业培训，使他们能够通过专家讲座、广播视频和人才交流学习先进的管理理念和科学的教育方式。提高企业人事档案资源管理会计人员的工作技能，使他们自己能够更好地竞争这份工作。

5.规范的人事档案管理工作流程

人事档案信息的完整程度作为评估人事档案管理科学性的基本标准之一。基于此，事业单位必须将人事档案管理工作流程规范化，才能使得从事档案管理的员工在具体工作时随意性降低，严格的按照标准完成每一个工作环节。

一是认真收集人事档案。在单位规定的期限内，应当按照规定及时收集年度考核、干部任用、干部调查等档案信息，以确保个人资料的完整性。二要抓好人员档案识别。在此阶段，档案工作人员应密切注意档案材料的日期和真实性，确定档案材料是否属于员工，并完成相关程序。如果缺少相关材料，应及时进行注册，收集和补充。 三，做好人事档案整理工作。档案资料应当按照基本原则进行编号和归档，如资料的“类，页，号”，复制文件目录，装订，写索引号等。四，做好人事档案检查和阅读。根据审核员持有的单位介绍信或审核批准表提供相应的服务。审核并遵守规定后，将执行文件注册，然后提取文件以供审核。在特殊情况下（例如借用文件），需要执行相关的借用程序。第五，抓好人事档案传输。必须填写所需文件的“人事文件转移通知”，并记下文件转移时间和转移单位，并在确认正确无误后填写转移文件注册表格，在回执上签名并盖章，完成文件传输出去。

四、结语

总而言之，事业单位进行人事档案管理工作的重要性在上文中阐释的非常清楚。相关事业单位应当认识到优化人事档案管理工作的必要性。目前我国事业单位在人事管理之中存在诸多问题，相关管理人员必须要正视这些问题的存在，结合实际情况采取针对性的解决对策，以便为人事档案管理活动的顺利开展创造良好的条件。管理人员不必过分忧虑，因为没有问题才是最大的问题，出现问题即代表着拥有挽救的机会。另外，管理人员的管理理念应当与时代前进的步伐保持同样的节奏，妥善利用现代化的科学技术对人事档案管理系统进行革新，为推动事业单位整体管理水平的提升添砖加瓦。

参考文献：

[1]李艳利.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2020

[2]李林波.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究[J].传播力研究，2019

[3]赵 静.事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].现代经济信息，2019

[4]张彩云.大数据时代事业单位人事档案信息化建设研究[J].办公室业务，2020

[5]李 晋.新时期事业单位人事档案管理面临的机遇与挑战[J].人才资源开发，2020

[6]郭文婷.浅析新形势下机关事业单位人事档案管理[J].科技经济导刊，2020

（作者单位：济南市卧虎山水库管理处）