档案管理推动科技创新措施研究

蒋丽萍 杨哲睿 高娜 刘梁

摘  要：天文学科研档案具有一定的科研价值和收藏价值，它的规模和质量反映和记录了不同时期天文学的科学研究水平，是以后从事天文学研究的重要宝贵参考资料。新形势下国家十分注重天文学科研课题的申报工作，要求相关课题必须做好自身的档案收集整理，所有有保存价值的资料都应该纳入课题归档范围，以便推动科技创新进步。文章就天文学科研课题的档案管理中存在的问题以及信息化背景下的档案开发利用进行了分析论述，希望能够为推动相关的科技创新做出贡献。

关键词：信息化建设;天文学;科研档案;档案管理

中图分类号：G275.3;G271      文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）03-0180-03

Abstract：The archives of astronomical scientific research have certain scientific research value and collection value. Their scale and quality reflect and record the scientific research level of astronomy in different periods. They are important and valuable reference materials for later research in astronomy. Under the new situation，the state attaches great importance to the declaration of astronomical scientific research projects，and requires relevant projects to do well in their own archives collection and arrangement. In order to promote the progress of scientific and technological innovation，all valuable materials should be included in the project archive. This paper discusses the problems existing in the archives management of astronomical scientific research and the development and utilization of Archives under the background of informatization，hoping to contribute to the promotion of relevant scientific and technological innovation.

Keywords：information construction;astronomy;scientific research archives;archives management

0  引  言

在研究分析紫金山天文臺（以下简称紫台）库存科研档案及2019年新收集的档案的基础上，基于最新版STA-集成化档案管理系统探索科研档案的管理模式和资源建设，规范科研课题研究过程中形成的档案资料的管理、开发和利用，在加强档案管理的同时，进一步促进紫金山天文台科研档案管理工作。本文结合笔者所在单位档案管理信息化建设工作的开展，论述了在下一步工作中应该如何发挥既有经验创造更多成绩，旨在推动档案管理信息化的进一步升级。

1  天文学科研课题档案管理概述

天文学科研课题档案主要是指天文台站在具体的科研和观测以及学术交流活动或者是进行相关的天文观测仪器研发过程当中形成的各种具有保存价值的观测记录、文字资料、图片、录像等科技材料，因为天文学专业科研档案产生于对天体的观测和天文研究的实践活动当中，所以这些材料具有较高的专业性和保密性特点，也是实验研究活动当中取得的第一手系统的参考资料[1]。进行天文学科研课题档案管理能够为具体的课题研究提供系统的参考资料，有利于课题顺利的进行和结题。

2  天文学科研课题档案管理中存在的问题与弊端

2.1  科研档案管理制度不完善

中国科学院天文学科研课题的管理都是根据《中华人民共和国档案法》及院科研课题管理规范所制定的，尽管符合档案的管理标准，但是各研究所科研档案的实际情况千差万别、个性突出，因此所下达的科研任务和提出的科研文件材料归档同步难以实现，上报等级和评审奖励科研成果以及科研档案检查归档情况没有同步，另外，各科研单位未必能将所有科研档案纳入管理制度或者未纳入科研人员工作职权范围等，加上缺少配套基础设施，对于科研档案的收集和管理没有有效的监督机制，以至于科研档案管理工作过于随意，不够系统[2]。

2.2  科研文件材料的收集整理不完整

天文学科研项目的具体负责人和参加人员是项目档案材料的构成主体，尤其是原始记录形成的主体，我国的《科学技术研究档案管理暂行规定》当中明确指出要由科研课题主要负责人主持立卷归档工作，不过因为实际操作人员档案管理意识淡薄，对档案材料积累不重视，在科研实践活动当中仅重视申请立项和科研成果的发表与奖励，忽视了科研档案的归档整理，最终交上来的材料缺页严重，或只有立项合同没有验收材料，导致这种现象出现的原因复杂，很多情况档案管理人员也不能强求。

2.3  科研档案管理智能化、数字化建设程度较低

过去的科研档案管理主要以纸质材料为管理对象，管理难度大、成本高，仅靠手工管理科研课题档案的方法已经无法满足当前的档案管理需求。而目前很多天文台站点的档案管理部门也没有系统地建立起档案管理平台，主要是受制于经费制约，现代化的仪器设备配置不全面，甚至没有规范的档案管理系统，档案查阅效率低，影响了科研档案管理工作的效率。

3  信息化档案管理科研措施

3.1  借助信息技术研发自主管理程序

以笔者所在单位为例，项目建立了紫台科研档案的管理流程，明确了科研档案管理的职责分工及资料收集方式，梳理出《紫金山天文台科研课题档案管理办法（试行）V5》和《紫金山天文台科研课题档案归档范围及整理手册（试行）V4》以及MASTA项目的归档范围、工作流程及整理细则。在项目实施过程中，以项目组所在的紫台信息化建设中心为核心，联合科研处、科研团组、人事处共同完善科研课题档案管理制度，形成了一支科研课题档案的专兼职管理队伍，建立了更为完善的组织架构，项目研究过程中以紫台科研档案管理工作为基础，跟踪科研课题全过程，通过走访科学院内外兄弟研究所（上海光机所、长春光机所），了解并分析紫台科研档案形成过程中资料收集整理，乃至后期录入档案管理系统时发现交接时案卷目录和卷内目录存在的问题，结合国家、中科院在科研档案管理办法以及一系列的举措和方案，将档案工作与科研和管理工作相融合，理顺了工作流程，完善了工作机制，明确了归档范围，制定出切实可行的归档流程，并自主研发了“科研档案案卷目录标准化程序V1.5”和“科研档案卷内目录标准化程序V1.7”用于指导科研档案的整理并与STA-集成化档案管理系统对接;同时探索了在科研档案资源建设过程中，对紫台科研档案管理发挥积极作用的方式。如图1和图2所示。

3.2  天文档案信息资源开发利用渠道

3.2.1  给科研选题以及立项申报奠定基础

具有科研价值和较高实用性是对一个好的科研课题的重要评价标准，作为高新技术和高层次的研究领域，天文理论研究的科研选题不仅要把握住大方向，也要注意其在该领域当中的影响力，所以在选题方面应该创新，不能因循守旧。对此要结合信息技术对数据库当中的过往天文档案资料进行有效的全面分析，找到历史天文研究的规律以及目前的研究热点和难点，对科研档案进行充分研究，分析过去未立项档案没有进行立项的原因，提高科研选题可行性。因为立项需要全面的数据资料，申报立项要有真实完整的档案为前提，其数据资料为科研成果的上报评审工作奠定理论依据，但是科研資料收集的完整性是成果立项申报的基础。

3.2.2  利用新技术提高档案管理的信息化水平

当前就档案管理工作来说，有很多的互联网新兴技术可以应用到该项工作当中来，比如云计算、大数据以及目前比较流行的区块链技术等，加以研究其实都能够和天文档案的管理工作联系起来。如对档案中的数据进行整理，建立数据库，找到数据之间的规律分析天文现象，利用区块链技术的去中心化特点防止天文档案数据被非法更改等，以此提高档案管理的信息化建设水平，能够有效推动档案管理水平的提高。

3.2.3  科研档案资料开发利用要保证信息的真实准确

情报信息是为了满足天文研究、决策参考以及学术研讨等高水平、高层次研究需要的重要信息化服务方式，其是通过将相关的国内外优质文献和其他类型的知识载体当中具有较高研究应用价值的信息挖掘出来，形成新的信息产品为档案使用人员服务。情报信息有以下几种类型：首先是结合使用人员的需求选择重点课题，进行深入调查研究，对研究课题所需要的文献资料不定期地进行搜索检阅，将得到的结果传送给使用者;其次是对文献资料进行翻译的服务，比如有些档案管理人员的外语水平比较差，难以直接阅读国外文献，所以可以借助文献检索翻译服务实现自身对国外一手文献的检索和使用;最后是对于档案管理专题的分类剪辑，及时将有关的信息传送给档案使用人员，做好信息技术鉴定工作，比如天文档案管理工作的很多初始化数据的资料都有详细的观测记录、实验分析记录以及讨论论证等资料，为了今后能够更快速地查找对应的资料和进行保管期限的确定，对于科技含量较高的技术材料应该首先请专业人士进行鉴定，确定其档案的保存价值，按照科学的门类进行保管和装订，对于已经确定有保存价值的技术资料应该按照要求申报项目课题，把获得的最终批复和下达的项目任务文件资料收集完整，以便以后能够予以更新使用。

4  结  论

当前，天文学领域是世界上几个科技大国争相研究的重要科学领域，我国作为世界上最大的发展中国家也不甘落后，为此要做好和天文学相关的配套管理工作，其中相关科研课题的管理就是一项重要工作，随着以大数据、云计算以及区块链为代表的新兴技术兴起，科研档案管理方式又有了新的特点，希望相关管理者能够充分利用新技术为科研档案管理工作做出创新，推动科学技术继续发展。

参考文献：

[1] 张磊，包丽敏.高校科研档案管理中存在的问题及对策 [J].科技信息，2013（25）：232+261.

[2] 丁海斌.我国天文气象档案的起源 [J].辽宁档案，1992（8）：30-31.