现代办公技术对档案管理的影响与方法

谢媛青

摘要：随着经济和科技不断迅速的发展，现阶段我国已经步入信息化时代，对我国现代办公技术有着十分重要的影响，它成为了档案管理工作的常态，使其由原来的纸质形式转变成为了电子文件，它虽然为现代办公技术中档案的管理有着一定的作用，但是，它也为传统的档案管理带来了新的挑战，对此，需要针对现代办公技术对档案管理工作的影响和对策展开进一步的分析。

关键词：现代办公技术;档案管理;影响;方法;对策

现代办公技术下的档案管理工作，主要是指计算机和计算机系统的档案管理工作，相比于传统的档案管理而言，现代办公技术下的档案管理具有众多的优点，它能够将文件和档案在计算机等相关的设备上进行传输和分享等等，突破了空间的局限性，也为人们的日常办公带来了一定的便利条件。

1.现代办公技术对档案管理的影响

1.1改变了传统的档案管理方法

现代办公技术下的档案管理，它使传统的纸质文件逐渐转变成为电子文件，这就是对档案管理形式的一大创新。相比于传统的纸质文件而言，电子档案它是以载有软件、光盘的形式为主，它能够在计算机上完成一些起草、修改、审核和签发，并能够通过计算机将档案资料进行分类以及展开多角度的组合等等，这种电子档案管理形式，为现阶段的档案管理领域提供一定的发展空间[1]。

1.2改变了档案管理工作者的要求

在现代办公技术的背景下，对档案管理工作者的管理方式和专业知识都提出了一定的要求，它不仅需要档案管理者具备一个现代化素质，而且它还需要档案管理者掌握一定的知识，例如：对办公技术、电子文件整理技术、信息保护技术以及计算机病毒防止技术等等。

2.加强现代办公技术对档案管理的方法和策略

2.1做好电子文件的归档和保存工作

要想做好对电子文件的归档和保存工作，首先，就需要相关的档案管理人员加强对档案记录和查证记录的管理，使档案管理人员意识到电子文件的归档和保存工作的重要性，通过有效的方式和途径，尽量避免档案在管理过程中出现丢失和被篡改的现象发生，在此基础上，要确保档案的完整性和整洁性。其次，需要档案管理人员做好与原件区别的工作，正确对原件进行管理的保护，它能够在一定情况下，对文件通过技术处理起到一个安全保障的作用。例如：为了加强对电子文件的归档和保存工作，可以在计算机上对归档的档案资料设置成“只读”的形式，这样既可以让相关的人员阅读到档案资料的内容，也有效的避免和减少了因档案资料随意被人们篡改事件的发生，确保了档案资料内容的准确性，为档案资料提供了安全性的保障。最后，需要相关的档案管理人员做好对档案的归档和保存工作。除此之外，气候和天气等因素会对计算机造成一定的影响，要求档案管理人员随时观察计算机房温度以及湿度的变化，避免和减少对计算机硬件和软件的损坏，使计算机能够正常运行，使档案管理工作能够顺利的进行[2]。

2.2提高档案管理工作者的现代化素质

档案管理工作者的现代化素质对档案的管理有着十分重要的影响，它对电子档案管理工作是否能顺利的进行和开展之间有着密切的联系，对此，要不断的提高档案管理工作者的现代化素养，不仅需要档案管理工作人员需要具备良好的政治素质，而且在此基础上，还需要掌握专业的知识，以及具备相关的技术，像：收集资料和整理资料，以及对相关信息进行现代化的处理等等[3]。例如：可以定期的组织档案管理工作人员一起进行相关的培训活动，通过多方面、多途径和多层次展开对相关人员的技能培训，这样不仅能够使档案管理人员加强自身的现代化素养，而且还能够掌握更多、更先进的档案管理理念，使档案管理工作者能够紧跟时代发展的脚步，从而促进档案管理领域的整体发展。

2.3电子文件与纸质文件进行双套管理

虽然现阶段电子文件发展十分迅速，也为档案管理工作提供了一定的便利，但是，当前电子文件无法全面的替代传统的纸质文件，电子文件在制度管理和方法上仍然存在一定的漏洞，需要逐渐对档案管理进行全面的提升，并不断的完善档案管理的制度。对此，需要将电子文件与纸质文件进行一个全套的管理，它能够为档案管理提供一定的安全保障，使两者之间能够一一对应，在这个过程中，需要档案管理人员加强对传统纸质档案的管理，这样一方面不仅可以在电子文件丢失的情况下，还能够找出备用的纸质档案，保证相关工作能够顺利的进行和开展。

结束语

综上所述，新阶段信息时代中，各行各业的发展、工作形式以及工作内容都受到了影响，尤其是在档案管理工作中，无论是在工作方式上，还是在工作内容上都是以信息管理层面为基础，对此，需要我们跟紧时代发展的脚步，不断的完善现代办公技术下的档案管理，重视对相关技术人才的培养，并且加强对制度的管理，促使档案管理能够可持续发展。

参考文献

[1]杨少云.浅论企业档案管理中存在的问题及对策[J].办公室业务.2016（11）

[2]柴惠贤.企业档案管理中存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技（下旬刊）.2016（08）[7]章莉.论企业档案管理工作的重要性研究[J].办公室业务.2016（19）

[3]肖艷.探析企业档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务.2016（21）