大数据时代机关单位档案管理工作探讨

唐群英

摘 要：随着互联网信息技术的快速发展，大数据技术对人们的生活和工作产生了深刻影响。大数据时代下，机关单位必须要积极创新数据档案管理的方式方法，深入挖掘信息之间的内在联系，为机关单位发展奠定基础，全面提高机关单位建设水平。本文通过对大数据时代下机关单位档案管理工作进行详细分析，总结大数据对机关单位档案管理的重要影响，明确当前机关单位档案管理存在的主要问题，提出具体开展策略，全面增强机关单位档案管理的质量，保证机关单位档案管理水平全面可持续。

关键词：大数据时代;机关单位;档案管理

引言

在大数据背景下，机关单位必须要持续深入的改革，满足社会经济的发展需要。档案管理作为机关单位最重要的内容，如果档案管理不完善、效率不高，阻碍机关单位各项工作顺利开展。在大数据背景下，通过利用大数据技术深入挖掘数据档案之间的内在联系，减少对人力的依赖，满足大数据时代的发展需要，推动机关单位档案管理的发展水平，创建完善的档案管理信息系统，提高机关单位档案管理工作的质量。

1大数据时代机关单位档案管理产生的重要影响

1.1大数据的发展为档案管理开展提供了数字化支持

随着互联网信息技术的快速发展，给人们的生活工作带来了翻天覆地的变化，人们可以足不出户，利用互联网快速获得档案信息，这些信息技术也改进档案管理工作的模式，提高工作效率。在大数据时代下，机关单位档案管理工作必须实现立体化服务，创建完善的数据裤，对档案信息进行集中处理，形成机密性和严谨性档案管理系统，确保机关单位的档案管理工作效果全面提高。

1.2大数据时代下利用大数据技术可以提高档案管理质量

在大数据时代快速发展的过程中，工作人员必须要不断改进自身的思想，只有积极创新传统的工作模式和工作理念，充分发挥大数据的优势，提高档案管理工作效率。大数据技术可以对海量档案信息进行深入挖掘，自动对不同类型的数据进行归纳整合，提高事业档案管理的水平。大数据技术还根据机关单位的实际发展情况进行分析，强化档案管理的数字化程度，符合机关单位的特色发展需要。

2大数据时代下对机关单位档案管理的主要挑战

2.1人员意识的挑战

任何一个数据对机关单位而言都至关重要，无论是数字、文本、图像还是照片、磁盘等形式，都能够帮助机关单位做出相应的调整。随着机关单位的不断发展，机关单位数据越积越多，对数据存储管理也非常关键。传统数据存储主要依托于虚拟环境下数据保护，增强数据的备用性能。但是这种数据存储方式容量比较小，必须依靠人工才能够实现存储。在大数据时代，档案信息具有规模大、速度快、形式多样的特点，要想满足大数据时代的发展需求，最主要的就是根据机关单位自身的实际情况，制定科学合理档案管理策略。在新时期，随着机关单位改革力度不断加大，机关单位档案管理工作由政府逐渐转向民众，削减其政治性，提高社会性。但机关单位具有明显的特殊性，很多机关单位人员却没有转变自身的思想观念，对档案管理工作还不够重视，导致传统观念意识水平无法及时转移，造成档案信息丢失的情况，严重影响机关单位档案管理的效果。

2.2知识结构的挑战

要想在大数据时代提高档案管理的工作质量，档案管理人员自身必须要有丰富的知识储备与积累，滿足大数据技术的需要。随着国家机构、社会团体和个人组织的参与方式发生显著变化，档案产生价值也必然有相应的调整。如果档案管理人员自身的知识结构停留在传统的知识层面上，很容易引发工作漏洞，无法做到与时俱进。

2.3信息保密工作的挑战

在大数据时代机关档案档案管理的过程中，最主要的就是加强档案管理保密工作，尤其是对重大档案。发信息进行保密，减少信息损失。很多机关单位尽管有保密工作制度，但还不够完善，尤其是对保密制度贯彻落实不够深入，使档案信息的保密工作面临巨大压力。在大数据时代下，机关单位可以利用计算机网络来提高档案管理的工作效率，但同样也会加剧档案泄露的风险。例如，某些不法分子会对机关单位内部档案产生强烈的好奇心，采取多种方式对档案信息进行窃取，尤其是可以利用木马、病毒等程序对电子档案信息加以破坏，如果不及时有效防范，必然会对机关单位档案信息保密工作造成严重干扰。为此，机关单位信息保密技术只有不断的与时俱进，才有效减少信息泄露带来的损失。

3大数据时代下机关单位档案管理工作开展策略

3.1制定科学完善档案管理制度

机关单位作为社会主义建设最重要的组成部分，对于机关单位的档案管理有专门的法律规定。随着机关单位转型升级改革程度不断深入，信息技术应用日益广泛，这也使得档案管理工作出现许多问题。在档案管理的过程中，机关单位应该积极结合自身的实际情况。构建相应的管理制度规范。加强法律政策的执行力度，最大程度上减少违规操作的情况，确保机关单位档案管理水平全面提高。还应该积极完善相应的法律法规。福建科学合理的档案管理制度，让档案管理工作做到有章可循。

3.2注入新鲜血液，优化档案管理人才结构

从目前来看，我国大多数机关单位的档案管理人员属于闲职，处于弱势地位，为很少有人积极主动参与到档案管理工作之中，造成“老龄人人数多，青年人人数少”的局面，导致档案管理工作青黄不接。在大数据时代下随着对档案管理人员技术要求不断提高，如果没有新鲜血液的加入，就无法适应时代发展趋势。要想全面提高机关单位档案管理工作水平，最主要的就是优化工作人员结构，转变档案管理人员的思想观念，促进机关单位档案工作全面发展。

3.3提高信息存储水平

随着档案信息的海量增长，云存储技术被越来越多的人所关注。与其他数据存储和传输技术对比，云存储技术拥有巨量的存储空间，不占用物理空间，能够快速传输各种计算机档案信息。例如，人们日常最常用的数据分享软件为百度网盘和腾讯微云等产品，只需下载专用APP就能够快速上传或下载各种文件，这些数据文件能够在网络服务器上存储，不必担心数据空间的局限。如果用户需求量增加，还可以付费开通会员，获得更大的存储空间，庞大的云数据存储空间能够给人们存储档案信息，带来极大地便利。随着大数据技术和服务需求不断升级，大数据也成为企业最重要的工具，在未来大多数组织生产处理数据效率全面提升。数据不断增长，对计算机数据处理性能要求也在不断提高，即使不断的扩充硬件配置也无法适应海量数据信息的增长要求，必须要积极大数据技术对海量的数据信息进行云存储，分布式数据保管，满足用户需求。

结语

总而言之，随着经济的快速发展，人们对计算机技术的依赖水平不断提高。为了能够有效增强机关单位档案管理的效果，必须要依托大数据技术推动数据优化与存储存储，提高现代机关单位档案管理的质量与水平。

参考文献

[1] 李宇.机遇与挑战：大数据时代档案工作的坚守与创新[J]. 兰台世界. 2018（04）

[2] 彭富玲.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J]. 科技经济导刊. 2017（21）

[3] 王晨加.大数据背景下的档案信息服务探析[J].  遵义师范学院学报. 2019（02）