OFFICE办公软件在计算机中的运用研究

杜涛

摘 要：为了提高OFFICE办公软件的操作熟练度，针对其在计算机中的运用，分别论述Word、Excel、Power Point的操作流程与技巧，了解不同办公软件的功能，在办公过程中能够充分发挥软件的作用提高工作效率，旨在加强办公便捷性与效率。

关键词：OFFICE办公软件;计算机;Word;Excel

OFFICE办公软件在现代化企业中是十分普及的软件，有利于提高企业工作效率，保证工作质量。但是因为OFFICE办公软件涉及到不同种类，加之操作比较复杂，所以在计算机中操作与运用有时会面临一些问题，因此企业工作效率的提升。鉴于此，人们操作OFFICE办公软件期间，必须要全面了解操作技巧，熟练掌握之后便可以有效提升软件的运用效率。

一、Word办公软件在计算机中的运用

Word是OFFICE办公软件的基础，是企业办公必不可少的软件之一，主要内容是负责文字处理，将人工记录、档案储存的传统形式加以创新，显著提高办公效率。当前我国进入信息化时代，Word更加成为人们必备的办公技能。Word软件的主要功能是编辑文字，操作者点击鼠标右键在计算机桌面创建 Word文档，并且将文件打开，即可进行文字编辑操作。Word 软件包括几个菜单，即开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅、视图等，操作者单机鼠标选择需要的功能，即可完成对应操作。完成文字编辑之后单击开始选项，调整文档字体的颜色与字号，最后保存即可[1]。“保存”功能可以直接点击页面左上角的保存按键，也可以通过快捷键“shift+S”保存。一些输入错误的文字，直接用鼠标选中，利用键盘上的删除键或者Delete键将其删除。

如果要在word文档中插入公式或者符号，选择插入菜单的“公式”“符号”进行选择与编辑即可。如果要在word文档中查找内容，可以在菜单中找到“查找替换”，将查找的关键词输入，或者操作快捷键“shift+F”快速查找文字段落。企业中的工作人员在操作Word软件，必须要掌握文档管理的有效方法，保证文档中内容安全性。建议将一些重要内容文档加密，以免文件内容外泄。首先将word文档打开，单击“密码设置”中的“修密码”选项，这时系统会弹出软件提示框，操作人员输入密码即可完成加密操作，后期如果需要查看文档中的内容，只需要操作人员输入密码将文档打开。已经加密的文档只能通过密码才能够查看，其他用户不具备修改的权利，也可以设置软件密码，将文档变更为只读文档，这样一来文档便不能够被任意修改。以免文件管理不慎出现丢失的问题，操作人员必须掌握文档恢复技能。如果因为操作失误，在没有保存的情况下退出文档，有可能会导致部分文档内容丢失，这是可以在“文件”菜单中选择“另存为”，将文档的保存格式设置为“RTF格式”，随后保存即可。将已经保存的RTF格式文档打开之后，再次单击“另存为”选项，设置为“Word文档模式”之后再次保存，将已经丢失的文件快速恢复。如果是计算机在非人为操作的情况下关机，也会导致文档数据丢失，这种情况要想恢复数据比较繁琐。为了规避这一问题，建议启用Word自动备份，在菜单中的“工具”“选项”中单击“文件备份”并且保存，从而完成文档自动备份操作。

二、Excel办公软件在计算机中的运用

Excel软件的功能是制作表格，是办公基础软件，通过Excel软件能够实现大量数据分析、统计、计算，保证数据操作的精准性。创建Excel表格与word文档的方式相同，有开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图等菜单选项，将表格打开之后按照需求调整表格的大小，输入数据之后，利用表格工具栏中求和、排序等功能，由计算机自动计算数据，保证数据计算结果的准确性与效率[2]。另外，记录大量数据筛选过程也比较繁琐，如果采用传统的人工筛选方式，可能无法按时完成，还会导致数据出错。这时通过Excel软件中的数据筛选功能便可以自动筛选出需要的数据，同时保证了操作的质量与效率。除此之外，为了能够更加清晰、直观的了解数据变化，Excel软件具有插入图表的功能，操作者按照需求选择插入折线图、饼图或者柱形图等，这是Excel办公软件的优势之一。

三、Power Point办公软件在计算机中的运用

Power Point软件和Word文档的相似度较高，操作者在桌面新建文档之后可以编辑文字，但是区别在于Power Point除了编辑文字以外，还可以插入图片、声音、视频等元素，使文本内容更加丰富。Power Point软件菜单包括开始、插入、设计、动画、幻灯片放映、审阅、视图等，插入声音、视频操作有一定难度，将需要插入的素材与演示文稿保存在相同文件夹，期间演示文稿内的声音、文字务必要保持同步[3]。插入视频时，选择插入菜单的 Flash 文档，找到视频储存的文件夹，单击鼠标右键选中动作设计，单击超级连接，之前选中的视频插入到演示文档。Power Point 软件的操作有时需要标记重点，操作者在工具栏中找到“指针”，单击右键选中，随后使用划线笔功能将文本中的重点标记出来。实际操作过程中创建三维模型难度较大，在 “三维绘图”中单击快捷键选择需要的图形，在绘图栏中选择模型，通过描边、填充等基础功能完成三维模型的创建。

结束语：

综上所述，计算机中的OFFICE办公软件是最为基础的操作项目，操作者掌握Word、Excel、Power Point软件的操作方法，可以熟练应对办公过程中的问题。但是办公软件在计算机中的应用，还涉及到一些难度较大的操作，具体需要在实践中总结经验，利用OFFICE办公软件解决工作中数据、文本等方面的问题，以此提高办公效率。

參考文献：

[1]张海燕.以提高中职生计算机办公软件应用能力为导向的教学对策[J].科技经济导刊，2019，27（19）：159.

[2]胡娜.计算机办公软件课程中行动导向教学的应用分析[J].课程教育研究，2018（23）：19.

[3]邱阳.基于案例教学的计算机基础课实践探究——以Office办公软件为例[J].教育现代化，2018，5（19）：277-279.