浅谈旅行社财务信息化建设

周晓丽

一、财务信息化建设的意义

（一）提高管理水平，有效控制风险

信息化建设是促进企业管理创新和项管理水平提高的重要手段。企业信息化是用计算机硬件系统和软件系统对工作所需的信息进行管理、整合，及时为管理人员提供准确的信息。同时，在信息化建设的过程中不仅是引进信息技术，而更多的是通过转变传统的管理观念，把先进的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，进行管理创新。使企业建立良好的管理规范和管理流程，并将这些制度和流程进行了固化，有效的防控了人工操作的各项风险，促使企业管理基础更为扎实，管理方法更为科学，整体的管理水平进一步提高。

（二）信息传递畅通，实现信息共享

传统企业的管理模式存在着信息闭塞，信息不对称等弊端，致使企业的管理者很难全面掌握信息，造成决策偏差和失误。利用信息系统，可以将企业的各类信息进行综合平衡和优化管理，有利于企业各部门工作开展，提高企业各部门间有效沟通，并能够避免一些重复劳动。建立了信息系统，使各部门信息可以互通，从而达到信息共享的目的。同时，财务信息与业务信息相结合，可把众多单一的信息整合成一个综合的信息体系，综合的、系统的、完整的信息为管理者的科学决策提供强有力的基础保障。

（三）规范财务核算、促进财务管理

具有一定规模的旅行社，一般都拥有多家子公司或分支机构。由于核算单位数量较多，若利用手工核算方式就会造成核算紊乱、报表合并工作量大、财务信息利用率差等弊端。如果企业建立了财务信息核算系统，就可以统一核算科目，包括科目明细及辅助项目等，从而规范了核算基础，使财务数据更加准确。通过财务信息系统，不仅大大减少了合并报表的工作量，而且可以根据公司经营层管理需要设置各类管理报表，提高财务数据和财务报表的效用性。

（四）提高工作效率、降低人工成本

由于旅行社行业业务量非常大，又基本上都是按单团进行财务核算，核算时辅助项目也较多，因此，财务人员的核算任务相当繁重。另外，由于旅行社对操作人员或销售人员的考核都是按其所操作或销售的团队的利润进行考核，因此，财务部需提供每个操作人员或销售人员营收、利润等基础数据，这些基础数据的统计、整理将花费财务人员较大的精力。若通过信息化管理，可以大大减轻财务人员的劳动强度，提高财务人员的工作效率，节约财务人员成本，使财务人员从繁重的基础核算、数据统计等工作中解脱出来，从而向财务管理方向转型。

二、旅行社财务信息化建设的内容

一个好的、有效的财务信息化系统，离不开业务信息系统的支撑。旅行社的财务信息系统也一样，它包含业务系统财务信息化和财务核算系统信息化。

（一）业务系统财务信息化

旅行社的业务信息包含每个客人的基本信息（客人名字、身份证号码、护照号码、联系电话等）、供应商的基本信息（名称、地址、电话、社会统一信用代码证号等）、订单信息、收款信息、团队的成本信息、付款信息等。由于旅行社业务信息量非常庞大，因此只有通過信息系统才能进行高效、系统地管理。由于旅行社的信息系统较为完善，因此财务管理部门应尽量利用信息系统中有效的财务信息进行财务相关的管理。一般，财务部门根据公司和业务的实际情况，可在业务信息系统中植入账单模块、收款认领模块、付款模块、应收账款模块等。

1.账单模块。为了管理的需要，通常情况下，旅行社的核算都以团队为单位，即每个团队生成一张账单，账单中反映该团队和线路的收入、成本、利润，同时也反映了应收、应付的详细情况，使团队的盈利情况和客商往来情况都在账单中得到了体现。促使我们能一目了然的掌握团队的盈利能力，以便对团队和线路进行更精准地分析，加强对盈利能力较高的线路的宣传和推广，对盈利水平极差或亏损的团队及时采取措施。

在账单模块中，可以根据管理的需要，设置各类管理报表，如线路报表、部门报表、销售报表等。为了掌握每条线路的收入、成本、利润等盈利情况，我们以线路为单元进行统计，生成线路报表;为了掌握各部门的经营情况，我们可以将该部门操作的所有团队进行归总;为了统计各销售员的销售业绩情况，我们可以设置一张销售管理报表，以统计每个销售员某一时间段的销售收入、利润情况。

2.收款认领模块。旅行社的客户有同业代理商、企业单位、散客等，收款存在单笔金额小、收款笔数多的特征。如何将客人支付的款项对应到其参加的旅游团队中，对旅行社来说是一个重要而又繁琐的工作。为了减轻工作量，我们需在业务信息系统中嵌入收款认领模块。

在收款认领模块中，首先，建立一个导入功能，出纳人员每天将银行账户、支付宝、微信等收款明细导入收款模块数据库中。销售员在向客户收取款项后，在收款认领模块中发起认款流程，在收款模块数据库中找收款的信息，并将已收到的款项与销售订单进行对应。财务人员对销售员的认款进行核对并确认，收款确认后向客户开具发票。

3.付款模块。由于旅行社涉及的供应商数量较多，有酒店、航空公司、地接等，每次付款的金额不会太大，但付款的次数非常频繁，若手工填写付款单、进行线下审批，则会大大增加工作量，工作效率极其低下。若在业务模块中设置了付款模块，则操作可直接发起付款申请，按照流程自动逐级审批，大大缩短了审批时间。同时，由于信息系统对流程进行了固化，也规范了财务管理，提高了对财务制度的执行力。

4.应收账款模块。应收账款是旅行社最为重要的流动资产之一。由于旅行社一般会给同业代理社1-3个月的挂账期，因此应收账款的金额一般都较大。另外，旅行社业务的毛利率非常低，随着竞争的加剧，逐年呈下降趋势，一旦应收账款无法收回，产生的坏账损失对旅行社的影响较大，因此，在旅行社中，应收账款的管理显得尤为重要。

（二）财务核算系统信息化

1.凭证模块。目前，大部分企业都已实施会计电算化，凭证模块是会计电算化的基本模块之一，可实现会计凭证的制单、审核、记账、帐薄查询等功能。在旅行社的财务信息化系统中，除了会计电算化中基本功能，最重要的是应将旅行社的业务信息系统和会计电算化系统进行对接，实现凭证信息自动传递、凭证自动编制的功能。

由于旅行社实行单团核算，核算辅助项目非常详细，致使财务人员的手工核算工作量繁重。业财对接后，业务系统账单模块的信息可直接传递到电算化系统的凭证模块，并自动生成相应的凭证。这不仅提高了财务人员的工作效率，还增加了凭证数据的准确性、及时性。

2.报表模块。在报表模块中，不仅设置企业财务报表（包含资产负债表、损益表、现金流量表等），同时还应根据经营管理者的管控需要设置各类管理报表。如：为了反映及考核各部门的经营情况，需设置部门经营情况表;为了加强部门各项费用的管理和控制，需设置部门费用情况表;为了考核和管理各部门的资金使用情况，需设置部门资金使用情况表。通过各类报表的设置，大大提高了报表编制的效率，为企业管理者提供了更准确的决策依据。

三、结语

在业务量大、核算精细的旅游行业，财务信息化的建设迫在眉睫。通过财务信息化的建设，不仅有效提高工作效率、节约人工成本，也使企业的管理水平得到进一步提升。（作者单位：浙江省中国旅行社集团有限公司）