浅谈基层单位档案管理工作的创新思路

袁海燕

摘 要： 进入信息时代，各种信息技术广泛应用，如何充分利用先进技术为档案管理工作服务，不断提高基层档案的科学管理水平，充分挖掘档案信息隐藏的巨大价值，使档案更好地为社会服务，这是档案管理工作面临的时代和发展机遇。因此，本文对基层档案管理工作的创新思路进行分析，仅供参考。

关键词： 基层单位;档案管理;创新思路

1 基层单位档案管理工作现状

1.1 日常管理方面

基層单位部门的工作相对繁杂，各种盖章档案，会议记录和影像资料等都需要归档工作，档案资料数量庞大，又由于基层单位有民政、党建、计生等不同性质的部门。因此，基层单位的档案管理工作也有所不同，使基层单位的档案管理工作更加复杂。

1.2 组织管理方面

部分基层单位档案基础管理制度不健全、内容不严谨、落实有差距。一是档案基础管理制度距离健全完善仍存在一定的差距，没有完全涵盖到档案工作的收集整理、归档利用、保管、保密、统计、鉴定销毁、应急预案等各个方面。二是虽建立了档案工作相关制度，但制度内容与本单位档案工作实际有偏差，缺乏适用性和实效性。三是档案工作制度在实际工作中执行落实不到位。如：没有按已制定的制度要求对档案库房进行巡视检查和登记;档案借阅利用手续不完善，填写不规范，缺乏对档案借阅工作的有效管理。

1.3 软件管理方面

不仅高层管理者对档案管理较少重视与关注，甚至一些档案管理工作人员本身也比较轻视管理实践，更无法积极主动地创新管理意识和手段。因此，许多基层单位档案管理工作几十年如一日少有变化，不仅在查询、浏览档案过程中低质低效，而且始终存在人为主观的疏忽大意，导致档案数据信息错漏或遗失。这不仅使档案管理工作本身无法满足时代飞速变化的客观要求，而且也拖累了基层单位管理工作全局水平的提升。

1.4 硬件管理方面

近年来，基层单位的档案保管条件在一定程度上都有所改善，投入资金配置必要的档案柜架、装具和装订、办公等设备，以及阻燃窗帘、防爆灯、防盗门等安全防护设施。但也有部分基层单位因经费不足、设施设备配置不全、影响着档案工作的开展。由于档案工作开展及档案库设施缺乏足够的经费，导致库房设施不全，防潮、防霉、防虫、防高温等基本“八防”措施不能满足。

2 影响基层单位档案管理创新工作的因素

2.1 档案管理从业人员业务能力弱、素质待提高

档案管理工作的专业性、政策性较强，但因为很多单位负责人不重视的问题，比如在学校，很多担任档案管理人员为邻近退休不能正常进行教学的“老”“病”群体，这部分人专业水平不高、职业素质不硬，甚至部分人存有得过且过待退休这一落后思想。只有建立一支专业水平高、职业素质过硬的档案管理队伍，才能确保档案管理工作的顺利开展。

2.2 档案室现代化管理设施落后、领导重视程度不够

由于档案管理人员的专业理论知识不强，对《档案法》及《档案管理办法》相关法律法规学习贯彻的力度较差，普遍存在对档案工作重要性认识不到位问题，且很多基层单位由于领导到档案管理工作不重视，其资金也不充裕，直接导致了一些事业单位档案管理部门基础设施落后。

3 基层单位档案管理工作策略

3.1 不断更新传统档案管理理念

常言道，意识决定行动。档案管理工作创新需起始于管理理念的创新。即要加强对全员的宣传教育，帮助每个职能岗位作业人员认识到档案管理是所有人的份内事，而绝非只是档案管理员的个人责任。

3.2 把人资管理纳入档案考核细节

基层单位应当在包括绩效管理、职能考核等各管理环节纳入档案管理的考核细节，制定出足够细致、准确乃至可量化的档案管理规范。要使全员认识到每个作业动作都会影响到最终档案结果的品质，因此无论生产还是管理作业都必须严格遵守档案管理的各项指标要求。

3.3 确保落实管理责任制

确保落实管理责任制，即是每个岗位产生档案数据的质与量都需要和生产绩效间建立起关联关系，并且要结合品质、效率等因素予以奖惩的处置。只有当客观的物质利益产生变化，人的主观观念才能得以触动，才能使档案管理人人有责的创新理念逐渐内化、固化。

3.4 创新管理系统

建立起基于网络与信息技术的档案管理平台系统。即，要充分借助技术的先进性规避人工作业无法避免的不足之处，利用机器操作提高档案管理工作效率和质量。先从各职能部门内部开始建立起电子化、自动化、智能化的档案数据采集、整理、存贮系统，再实现各职能部门之间的彼此联通，形成内部局域网化的档案管理信息化平台。视管理工作的实际需要打通与外网的连接。

在此基础上，基层单位才有可能最终形成档案管理全面创新的良好工作氛围，进而实现档案管理工作的现代化、科学化。重点在于，既要实现档案管理平台化操作的优质与高效，又在同时提高网络化管理的安全性与可靠性。随着技术的进步，还要积极采纳诸如大数据、云计算和人工智能等更加前沿的理论和技术。

3.5 提高档案工作人员综合素质

随着信息化时代的到来，档案工作方法不断更新，工作方法也逐渐多样化，传统的档案管理方法不再适应时代的需要。因此，在实现新技术管理的同时，人员综合素质的提升是提高档案管理工作水平的前提，必须从档案管理岗位职责和能力上来不断完善基层单位的档案管理人员队伍，并定期开展档案管理来“充电”，提高其知识结构、能力水平和管理经验，全面提升档案人员的综合素质，以此实现档案管理的系统创新。

结束语：档案事务对国家、单位和个人都很重要，也是党和国家所有事业的重要组成部分。习近平总书记在党的第十九次报告中说：中国特色社会主义进入了一个新时代。档案管理工作也必须适应新时代、新形势、新挑战，并进入转型和现代化时代。基层单位的档案管理工作只有不断地提升管理水平，坚持与时俱进，才能满足新形势发展的需要，努力创造基层单位档案管理的新局面，尽快实现档案工作管理的规范化、科学化、法制化。

参考文献

[1]黄红霞.浅谈新形势下基层档案管理与快速发展[C].2017-2018年甘肃省档案学会年会暨学术研讨会论文集，2018.

[2]马丽荣.档案管理工作的现实困境与创新模式研究[C].“决策论坛——创新思维与领导决策学术研讨会”论文集（上），2017.

[3]刘爽.浅谈怎样做好档案管理工作[C].“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上），2017.