企业会议管理系统解决方案研究

杜文博

摘 要： 目前，我国的经济在快速发展，社会在不断进步，会议管理系统通过信息化手段固化了企业重要会议的会议计划、议题提报与准备、会议通知、会中汇报、会议决策等管理业务，同时通过与公文管理、会议室资源管理、督办管理等功能集成实现会前、会中、会后及决策支持的全业务链一体化管理，提升会议组织及决策的效率、效果，保证工作质量，提升企业执行力。

关键词： 会议管理;信息化;会议室管理

0 引言

会议是一项集大家意见为一体的重要方法。在现代社会中由于市场经济条件极为复杂，而一个人的能力、知识比较有限，因此只依靠少数几个上层管理人员的经验无法切实适应时代发展需求，所以需要将团队精神发挥出来，将大家的智慧融为一体。会议正好可召集企业行业的有关人员一起来决策，可见会议是极为重要的。如何提升会议管理工作的效率就是其管理中的重点。

1 会议管理的重要性

（1）联系企业内外部，使得各部门得到沟通。企业内部需要加强与企业外部的联系，企业内部各部门之间的信息也需要及时沟通，信息能够公开化共享。这样管理的人才能综合各部分信息做出最正确的判断。提高效率，促进企业的稳步运行。（2）规范企业，规划进度，统筹全局。当问题出现时，要解决这个问题就需要集众人之所长，这就需要会议去综合各个方面，得到最有效的方法。一个企业正常的运行需要各个部门有条不紊地进行工作，不能耽误工作的进度，会议管理工作很好地解决了这个问题，将保证工作合理得到安排。

2 企业会议管理系统解决方案

2.1 提高整体会议的质量和品质

企业之所以存在会议这项工作，就是希望通过会议来提升整个企业的进步，那么，现在的企业想要制作出更加有价值的会议，就需要从会议整体的质量和品质进行改善。除了要在前期不断的完善和充足会议的准备工作外，还需要配备相关的会议记录人员，因为如果单纯只依靠会议内容的文件是无法将所有因素都涵盖进去的。在整个会议中，经常会有领导或者员工提出建设性的建议，那么这个时候，就需要记录人员将这些都记录整理出来。参会的人员无法及时的将整个会议的内容都记录在案，因此，每个企业都需要安排专门记录的人员来完整这项工作。会议的过程非常重要，但是会议的后期工作也是很重要的，企业可以在会议结束之后，针对会议过程中的讨论内容，再制作出一份详细的会议内容，分发给每个参加会议的人，让员工们进行消化和巩固。另外，在每次会议结束之后，相关的管理人员应该给每个参会人员发一份调查表，让参会人员在调查表上写出参会的感受，以及会议中的不足和问题，以及希望下次会议可以做到哪些改进。这样一来，会议的质量和品质就可以保证一次比一次进步，一次比一次有效果。另外，整个会议的质量还表现在会议的环境中，安排会议的人员要提前做好会议室的清洁，检查相关的设备都可以使用，在任何情況下，都要给员工提供一个可以方便舒适的参会环境。

2.2 加强行政人员素质培养，提升行政人员办会技能

企业中的会议管理大都由行政人员负责，加强行政人员素质培养，提升行政人员办会技能对做好企业会议管理工作意义重大。一是行政人员要从思想上重视会议管理工作。会议管理工作是一项被动型较强的工作，从会议议题的选择、参会人员范围的确定、会议时间的安排等等，行政人员都必须按照领导的指示开展工作。行政人员如果不真正从思想上重视会议管理工作，认为凡事听从领导安排即可，必将无法做好会议的管理。只有真正从思想上认识到会议管理工作的重要性，认识到行政人员在会议管理工作中能发挥的巨大能动性，才能进一步在行动中提升技能。二是行政人员要加强对会议管理相关知识和最新政治要求的学习。会议管理工作是一项综合性的工作，要想做好它，行政人员必须具备良好的沟通协调能力、团队合作能力、随机应变能力、公文写作能力，因此，加强相关知识的学习尤为重要。另外，新形势下，中央对会议工作提出了很多新的政治要求，行政人员必须及时学习并掌握，在会议管理过程中严守规矩，避免在会议管理工作中“踩红线”。

2.3 抓好会议决议事项督办，切实提高会议质量

会议的最终目的是解决问题，因此会议决议事项有没有落实到位直接决定着会议质量的高低。会议管理工作中一定要避免发生“决而无果”的问题。一是要及时发布会议纪要。会议结束后行政人员要尽快将会议情况整理成会议纪要，经相关领导审核后发布。会议纪要是会议内容的高度提炼和概况，是会议议题内容开展进一步工作的依据。因此及时地发布会议纪要对指导相关工作进一步开展具有重要意义。二是精心策划督办工作。根据会议纪要，对决议事项的督办进行精心策划，及时发布督办清单，明确责任人、完成时间。督办过程中行政人员密切跟踪，及时掌握决议事项完成情况，及时对完成滞后项进行提醒。督办完成后及时汇总完成情况并报相关领导审阅。三是充分发挥企业中考核的“指挥棒”作用。将会议决议事项的完成情况作为相关单位和部门绩效考核的一个重要指标，对不按时完成会议决议事项、完成质量差的单位或部门进行严肃问责，通过考核倒逼会议决议的执行，切实达到“事事有回音、件件有着落”的效果。

3 结语

建立一套会议室管理系统，简化会议室的管理流程、实现会议室的线上预约、实现多组多业务实时交流、实现多个会议的交叉进行。通过会议管理系统满足群体会议交流需要并便捷的解决多方办公协作。

参考文献

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