档案信息化管理与应用

韩璐

摘 要：档案管理是档案管理单位或部门信息管理及其他各项工作顺利开展的重要前期筹备工作，对提升档案管理单位或部门工作效率具有十分积极的促进作用。加强档案管理的信息化建设是档案管理单位或部门实现社会经济服务信息化的具体体现，是实现档案管理单位或部门信息化建设和创新发展转型的必要途径。本文以分析档案信息化管理建设的重要意义为切入点，结合当前我国档案管理工作发展现状，探寻档案信息化管理的优化应用，为档案管理单位和部门提供可行性的发展建议，进而实现新时期下我国档案管理工作的现代化发展。

关键词：档案管理;档案信息化管理;优化应用

信息技术的不断发展对社会各行各业都产生了较大的影响，大数据时代的来临加速了信息技术在各行各业的应用发展。档案管理工作作为传播信息和承载信息的重要载体其信息化管理的广泛发展和应用也受到档案管理单位或部门的广泛关注，如何依托信息化技术打造档案管理的信息化管理模式，构建档案信息化管理体系已经成为当下档案管理工作人员的重点关注问题。

一、 档案信息化管理建设的重要意义。

1.1降低档案管理工作强度和难度。

传统的档案管理工作主要以纸质档案为管理对象，    档案存储量十分巨大，造成了档案管理工作具有较较大的强度和较高的难度。随着信息技术在档案管理工作中的应用，档案信息化管理建设能够将传统的纸质档案转化成为电子档案，档案的管理工作是以数据化管理为依托，极大的降低了档案存储和保管难度，在保障档案完整性的前提下，最大限度的释放人力资源，大幅削减了工作强度。

1.2提升档案关键信息检索的效率。

随着档案管理工作的不断推进，档案库中会存储越来越多的资料，这给传统的纸质档案资料查询工作带来了巨大的困难，档案管理单位要想查询检索目标档案需要通过复杂的筛选和程序来进行借阅或者查阅。随着档案信息化管理体系的构建，传统纸质档案会转化成为数字化信息数据库，通过信息爬虫技术的关键检索功能应用，能够实现对目标档案和信息数据的快速检索，不仅准确，而且高效，极大的提升了档案资源管理的工作效率。

1.3档案管理方式发生根本性转变。

档案信息化管理与传统档案管理在管理方式上具有极大的不同，档案信息化管理是借助信息技术打造的网络一体化工作平台进行档案数据信息的收录、转移、存储、管理以及检索等工作，档案信息不再是纸质保存，而是以数据信息的方式在网络平台中执行各种动作，这种依赖网络一体化工作平台的档案管理模式极大的提升档案管理资源的优化利用，这种档案管理方式也是档案管理工作未来的主流发展趋势。

二、 当前我国档案信息化管理建设发展现状。

2.1不重视档案信息化管理建设发展。

当前，我国多数档案管理单位或部门都不能够对档案信息化管理引起足够的重视，不能够充分认识到档案管理进行信息化建设的重要意义，进而在档案信息化管理的建设过程中，忽视档案现实工作需求与档案信息化体系构建的有效融合，致使我国档案信息化管理工作的建设效率不理想，无法充分结合信息化技术在档案管理工作当中优势，无法实现信息资源的优化利用。

2.2档案信息化管理网络平台水平较低。

档案信息化管理工作是需要借助互联网、新媒体等构件的一体化网络工作平台实现，当前我国档案管理单位或部门信息一体化工作平台建设尚处于初级阶段，档案信息的平台界面、人机交互、云档案存储、远程监督、服务软件、开发利用以及人工在线指导等很多方面都无法实现联动，移动客户终端尚存在诸多问题，使得档案管理单位或部门的信息化网络平台水平较低，信息化发展程度不高。

2.3缺乏专业化的档案信息技术人才。

我国档案管理单位或部门的档案管理人员多为传统管理人员，缺乏专业化的信息技能，不能够为档案信息化管理建设提供专业技术帮助。此外，我国多数档案管理依然停留在人工处理阶段，档案管理人员无法适应信息一体化工作平台的档案管理方式，整体信息化技术水平严重滞后。

三、 档案信息化管理建设的优化应用。

3.1构建规范化的档案信息化管理标准。

档案管理单位或部门要针对自身档案信息化管理建设特点制定规范化的执行标准，将档案信息化管理工作的一切工作环节都纳入到标准化的管理体系当中，以便提升执行效果和质量。首先，统一档案收集内容、范围及格式，保障档案数字信息的完整性和规范性，便于统一录入、收存;其次，严格执行收录档案规则和格式，实现数据库信息格式统一，便于多元化的档案检索途径应用;第三，强化档案数字信息的安全保密工作，严格管理计算机、数据磁盘、网络云端等信息载体，构建质量控制体系，实现物理隔绝。

3.2完善档案信息化管理网络一体化平台建设。

档案信息化管理一体化工作平台要在精细化集成化的建设理念下构建科学、完善的一体化管理体系，实现档案管理工作的全面数字化管理。首先，完善档案管理各个服务模块之间的职能连接，确保档案管理各个工作环节的信息化无缝衔接;其次，推进档案信息化管理一体化平台的服务功能建设，强化档案咨询、共享、下载、移动客户端服务的优化措施，并提供多元化的档案存储和检索服务，充分展现一体化工作平台的强大优势;第三，构建网络一体化

平台的监管机制，确保档案信息化管理工作在全程监管中实现高质量发展。

3.3打造档案信息化专业人才培养体系。

专业化信息技术人才是档案信息化管理建设工作的重要前提保障，因此，档案管理单位或部门必须打造符合自身特點的信息化专业人才培养体系。首先，构建内部人才信息化专业培训体系，做好传统档案管理人员的信息化专业培训工作，提升固有人员的信息化专业水平;其次，构建科学、完善的信息化专业人才引进机制，以优质的工作文化和匹配专业能力的福利待遇来吸引高质量的信息化专业人才。

综上所述：档案信息化管理是传统档案管理工作的一次划时代的飞跃，是未来档案管理工作的主流发展模式。当前我国档案信息化管理建设发展尚存在诸多问题，整体信息化建设程度不高，档案管理单位或部门要对档案信息化管理建设引起足够的重视，通过制定规范化的档案信息化管理建设标准应用、完善档案管理网络一体化工作平台应用，构建信息化专业人才培养体系应用来提升档案管理的信息化建设水平，进而帮助档案管理单位或部门快速实现信息化管理转型，全面推进档案管理事业发展。

[参考文献]

[1]李璐璐.信息化条件下城建档案管理问题分析[J].城建档案，2017（8）.

[2]刘睿.档案信息化建设与档案管理探讨[J].卷宗，2018（6）.

[3]李沁玲.基于大数据的企业档案管理信息化建设探究[J].中国管理信息化，2018，20（10）：192-193.

（作者单位：新乡卫生学校，河南 新乡 453000）