浅谈如何提高高职院校教务员的工作效率

郑嘉彦

摘 要：教务员是高职院校中教学管理队伍中不可或缺的一部分，拥有一支高效完成工作的教学团队，是高职院校提高教学质量的关键。很多因素都影响了教学管理工作的进度，因此我们了解各方面的困难并克服困难，提高教务员的工作效率，是高职院校不断发展的重要前提。

关键词：教务员;困境;工作效率

教务员在高职院校的教学工作团队中起着重要的作用，除了需要完成和教学任务相关的工作，还有其他繁琐的考务工作、学生成绩的管理、学生档案管理、教师日常调停课手续办理等。当然，教务员也是充当着信息的桥梁，需要不断收集信息以及整理信息，与各个部门之间进行沟通，以保证学员的教学工作可以顺利进行。因此，提高教务员工作效率也可以推动高校教务管理工作不断完善，与时俱进，满足高校提高办学质量、优化办学模式等的需求。

一、首先要正视工作中遇到的困境。

1.教务管理工作繁琐、量大，但是没有受到足够重视。

二级学院的教务工作一般都是非常琐碎的，大到学院建设、小到学生注册工作，其中的工作都离不开教务员。正因为内容繁杂，所以每天的工作时间都是忙碌而基本无法停下来。不管是领导、老师还是学生，都会有不一样的事情需要协助以及处理。因为教务员岗位，不仅具有管理性质，同时也需要服务学院领导、师生以及学校教务处，很多教学相关的通知传达以及执行都需要通过教务员。教务员每个学期、每个时间点都有固定的工作内容，不容有失，除此之外就是另外布置的工作。正因为教务工作有周期性以及繁杂性，教务员岗位也被认为是技术含量不高、基本谁都能胜任的岗位，所以，教务工作人员普遍没有受到足够重视。在这种环境下，职业认同感缺失，教务员容易对自身产生质疑，就容易导致教务员岗位频繁有人申请转岗，原本熟悉教务工作的人离开这个岗位，就需要换其他人交接。交接过程中，也容易导致犯错，不利于学院教务管理工作的顺利开展。

2.工作中壓力大，晋升渠道不够多面也不够完善。

教务员作为教学管理中的一线岗位，二级学院中的教学工作事无巨细都不多不少与教务员相关，也因为工作涉及范围广、杂事繁多，一个小小的疏忽都有可能造成教学事故。例如课表没有通知到位，导致教师或者学生没有正常按时上课、上课时间或者课室冲突、考试监考人员安排不到位、期末考卷数量不够、学生学籍处理手续未及时完成等，教务员也会被认为是第一责任人。自然而然，教务员虽然管理权利不大，但是工作压力会变大，降低工作积极性。工作的琐碎以及压力大，导致教务岗位很难形成成就感，对未来发展也会比较迷茫。教务员在岗位不论工作多长，如果不转岗，就还是教务员的岗位，津贴也不会有太大的改变。随着工作年限的增加，职业发展的增长空间变得越来越小，在一个岗位上感觉没办法达到自己所要的满足感，使得很少有人能在教务岗位上工作很长时间。

3.教务工作容易陷入被动的局面。

教务员岗位在招聘的时候，往往不是教育学、管理学等相关专业，因此在担任教务管理工作时候，对所在学院的专业课程、培养目标、教学内容的了解也是有限的，而由于这同时是个服务大家的岗位，很多不定因素和突发事件导致工作中没有太多时间梳理工作的流程，因此在工作的过程中比较被动，会给大家留下“教务工作只是传达通知、整理文件”这样的一个片面的印象。这也容易形成因工作中没办法争取主动权，一切工作只能按部就班的局面。

二、想办法提高工作效率也有助于解决工作中遇到的困境。

1.教务管理工作是个很实在的事务性工作， 所有的工作都在二级学院的教学管理中有着不可或缺的作用。在招聘教务员岗位的时候可以做一些合理的要求，因为教务员自身素质和业务能力也是影响教学队伍建设的其中一个因素。希望学院或者学校可以多提供专业化的培训学习机会给教务员，可以提高教务员的业务能力，教务员也可以更快更好地适应高校教学管理的现代化模式，提高工作效率。与之对应的，是工作报酬的问题。招聘条件提升、工作能力的高要求，也需要提高教务员的待遇。多让教务员参与到学院教学管理的工作中而不仅仅让他们只是一昧地为大家服务、多提供晋升渠道、多给教务员可以提升自己的机会。当大家对教务员岗位的工作的认可感提升之后，教务管理工作也可以变得更顺利，不会那么容易被社会人情、同事之间的感情等影响工作原则，有助于大家自觉遵守教务管理规定。同时能大大增加教务员的工作积极性，减少教务管理岗位的人员流动。

2.随着信息技术化的发展，很多学校都强调工作手段信息化、无纸化，这也是高职院校教学管理工作发展的必然趋势，但同时这也使得教务员的工作模式趋向网络信息化。在这样的大环境下，教务管理不再是简单的手工整理资料，而是需要现代化的办公环境。教务员岗位主要使用的是教务管理系统、和各方沟通的信息网、查找资源等信息手段。教务管理系统最常用的几个功能就是安排教学计划、学籍管理、成绩管理等，要熟悉操作这些系统才能提高日常工作效率，才能及时准确达到教学管理的目标，提升教学数据处理的效率。还有可以充分利用其他现代信息化手段，会大大提高处理工作的效率，例如学院内部云共享网盘，轻松共享数据，不受时间、地点的局限，还能实现多人在线编辑;善于利用现代化交流软件，例如微信、QQ或者腾讯会议等网络交流工具，也可以打破地点对工作的限制，有利于提高工作准确度和提高交流效率。

在提高自身业务能力的同时，还要注意意识的转变，提高政治思想觉悟，把工作做得更细致，提高统筹能力，做到实处做好细节才能让工作效率迅速提升。教务管理工作除了需要相应的业务能力之外，也需要良好的人际关系。因为教务员不仅要和本学院的师生沟通，还需要对接学院之外其他学校的部门。良好有效的沟通是完成工作的前提。例如教师的调停课手续的办理，都牵涉到学生、教师、学院领导、教务处还有督导几方的沟通。既要和学生和老师沟通上课时间，也要和学院领导沟通手续是否可以批准，最后还要到教务处确定课室以及和督导报备以免影响督导组工作。考务工作也是同理，也需要安排好学生的时间以及和老师沟通出卷事宜，最后到教务处确认考试地点，以及安排监考老师。这些工作都是教务员工作里面很小的一部分，但是同时也是很日常的工作。当工作中需要有大量的处理人际关系的部分，就需要教务员自己很熟悉自己的工作流程，并且要具备耐心、处事圆滑的己能，也一定要摆正自己的心态，做好自己服务群众的工作之外，也可以积极参与学院的教学管理工作。坚持党的群众路线，就是坚持真心为群众服务，为群众着想。运用到教务工作方面，面对师生和学校部门，要多站在他们的立场看问题、想问题，如何可以在照顾大家的前提下，尽量为大家处理好所有问题，并且克服自己的消极情绪，与同事友好相处、互相配合和支持，也能减少其他人对教务工作的消极情绪，这样才能事半功倍，切实提高工作效率。

教务管理工作看似简单、容易完成，实际上繁琐费时、耗费精力的同时，很多时候得不到大家的认可和理解，因此容易产生心里冲击，对自身产生怀疑。因此在依附现代化技术来提高信息传达和汇总的效率的同时，也要适时转变自己心态，在工作的同时多为师生考虑，也是提高工作效率有效的办法。教学管理工作顺利高效完成，是推动高校教学质量提高的核心因素。因此，提高教务员的工作效率，也有助于推动学院教学建设发展。

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（作者单位：广东轻工职业技术学院，广东 广州 510300）