新时期企业办公室管理实践思考

鲁秀生 万昌韦

內容摘要 办公室属于组织机构的运转场所，办公室业务素质直接关系着组织机构的有效运转和发展，企业发展需要各个部门的共同合作和配合，这就要充分发挥出办公室的服务、协作和反馈作用。在现代化社会的快速发展中，企业得到了一定的进步和发展，办公室需要顺应新时期的发展潮流，创新并优化现有的管理模式，为企业的持续、稳定发展提供保障，文章主要对新时期企业办公室管理实践进行了分析。

关键词 新时期 企业办公室管理 实践

1 引言

在现代化社会的快速发展中，我国各行业企业的建设规模在不断扩大，企业办公室具有综合性特点，各个部门的办公室需要进行综合协调，做好服务保障工作。为了树立良好的企业形象，企业需要将办公室管理作为重点工作，使全体人员都参与办公室管理工作中，营造良好的工作氛围，从根本上改革办公室管理模式。基于此，本文介绍了新时期企业办公室的基本职能，分析了企业办公室管理中存在的问题，总结了新时期企业办公室管理策略。

2 新时期企业办公室的基本职能

企业办公室的综合性比较强，办公室工作内容具有一定的复杂性，涉及范围比较广[1]。在新时期的发展中，各个行业逐渐认识到办公室管理工作的重要性，还要明确企业办公室的基本职能，主要体现在以下方面：

首先，日常工作。企业办公室日常工作是办公室的常规性工作，如会议、文书档案管理、公关工作、公文处理等，各项日常工作的有效处理是办公室的基本职能。其次，辅助决策。在办公室工作中，辅助决策是其中的关键，办公室工作人员需要认真履行辅助决策职能，发挥好对领导管理层的助手、参谋作用，收集并掌握更多相关的信息，做好各项准备工作，为领导决策提供指导。并且，办公室工作人员需要在充分了解各项情况的基础上，提出不同的方案，便于领导进行参考，还应有效地记录、保存并公布领导决策。再次，协调工作。在企业的运营和发展过程中，办公室需要深入分析企业的实际运转情况，明确企业内部各个部门的职能和关系，使部门工作人员形成统一认识，加强沟通、交流和合作，顺利完成各项工作，为企业的发展提供支持。最后，处理领导临时下达的任务。企业办公室工作比较灵活，办公室工作人员需要有效地处理领导临时交办的工作，这项工作缺乏一定的规律性，但工作人员需要认真承办、按时完成。

3 企业办公室管理中存在的问题

3.1 管理方式有待更新

现阶段，在我国很多企业的发展中，办公室管理工作缺乏一定的规范性、制度性，普遍实行传统的经验管理方式，这样办公室工作人员会按照自己的经验进行管理，由于缺乏完善、统一、规范的制度进行约束，导致办公室管理工作中出现很多错误，严重影响企业的整体发展。同时，办公室管理人员的规范性管理意识比较薄弱，专业知识掌握不够，综合素质还有待提高，由于人员、资源配置缺乏一定的合理性，严重影响着办公室工作发展的规范性。并且，很多企业办公室未及时制定完善的管理制度，在出现问题的情况下无法根据相关制定进行处理，导致企业办公室管理工作一片混乱。

3.2 基础设备不够先进

在新时期的快速发展中，办公室工作人员需要不断提升自身的综合素质，这样才能够获取更多的效益，但很多企业的办公室基础设备比较陈旧，未引进现代化设备和设施，很多工作普遍由人工完成，严重影响着信息搜集、获取的整体效率，无法充分发挥出办公室的职能[2]。另外，很多办公室工作人员只是简单地处理领导下发的任务，将大量时间和精力花费在处理日常事务中，参与辅助决策的积极性相对较差，严重影响着办公室工作的整体效率，不利于现代化企业的持续、稳定发展。

3.3 管理制度有待完善

现阶段，我国很多企业办公室中出现了工作职能和工作部门不明确、工作计划不完善等问题，为企业内部工作人员带来了很大的工作压力，无法树立良好的企业形象。为了改善这些问题，企业需要建立完善的办公室管理制度，明确企业、部门和工作人员的岗位职责，合理地制定工作计划，确保办公室工作人员按照制度办事，为办公室工作的有效开展提供支持。

3.4 人员综合素质有待提高

在社会经济的快速发展中，办公室管理工作的重要性日益突显出来，办公室职能范围在不断拓展，办公室工作人员既要认真完成日常工作，又要及时地进行角色转换，提高自身的信息整理分析能力，为领导提出更多建设性意见和建议。但是，在很多企业的发展过程中，办公室工作人员的综合素质还有待提高，未掌握信息整理分析的方法，无法为领导提出更好地意见和建议，严重影响了企业的进步和发展。

4 新时期企业办公室管理实践的优化

4.1 创新办公室管理方法

办公室工作人员需要明确领导表达的意思，在长期的发展中会和领导形成工作默契，提高工作效率。同时，办公室工作人员需要针对重要工作内容、工作方式，向领导提出自己的建议，在处理好各项工作的基础上善于总结经验，为企业发展提出更多建设性意见。除此之外，企业办公室需要实行信息化、网络化办公模式，利用互联网技术加强同事和领导之间的沟通，如电子文件柜、工作网站、企业门户网站等，并大力推进OA电子办公平台的应用，必要情况下还可以开设远程视频会议，为企业的运营和发展提供便利。

4.2 办公室人员需要树立服务观念

办公室工作人员需要转变不良思想，树立服务理念，明确各个人员的服务职能，提高服务职能的广度与深度，在为领导提供决策服务的同时，充分考虑基层员工的具体需求，为领导和基层员工提供优质服务。同时，针对于基层员工的具体诉求，办公室人员要严肃分析，及时向相关领导如实汇报与沟通，构建畅通的上下级沟通渠道。另外，办公室工作人员需要学习更多服务知识和服务技能，深入分析上级部门的政策，认真搜集各项信息，为领导决策提供支持。并且，企业管理部门需要建立完善的办公室管理制度，规范办公室的各项工作，这样办公室工作人员才能够接受更多现代化思维方式和管理模式，确保办公室事业的持续发展。

4.3 优化办公室人员结构

企业需要明确办公室的职能，将更多的时间和精力放在办公室工作处理中，实现办公室职能的均衡发展。另外，在办公室工作量大、任务多的情况下，企业需要优化办公室工作人员结构，深入分析办公室工作人员的实际情况，确保工作人员更好地完成任务。

4.4 提高办公室人员的综合素质

为了全面落实办公室工作，企业管理部门需要注重办公室工作人员综合素质的培养。现阶段，我国很多企业的办公室工作人员业务能力相对缺失，管理部门需要对其进行培训和教育，组织多样性的学习交流活动，这样办公室工作人员能够及时掌握企业内部的各项业务程序，为各个部门提供优质服务[3]。同时，企业办公室工作人员需要深入基层进行调研，掌握更多的实战经验，既能更好地了解企业基层员工的基本需求，又可以为员工指明学习方向。管理部门还需要建立完善的人才引入和选拔制度，引进更多综合素质高、经验丰富的工作人员，为办公室队伍注入更多新鲜血液，提高办公室工作人员的综合素质，为企业的发展献计献策。

5 结语

综上所述，现阶段，为了推动各个行业的持续、稳定发展，企业办公室需要发挥出自身的职能，为企业内部各项工作的顺利实施提供保障。在办公室管理工作过程中，需要制定规范、完善的工作制度和程序，以长远的眼光开展办公室管理工作，办公室工作人员需要树立服务意识，学习更多的工作经验、工作技能。另外，在新时期的快速发展中，企业还需要明确长效发展的目标，加强对办公室管理工作的重视，实现企业内部的协调管理。

（第一作者系中国电子科技集团公司第十六研究所 工程师）

【参考文献】

[1]马东亮.新时期企业办公室管理实践思考[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015（4）：3.

[2]张鹏.新时期下企业办公室管理实践思考[J].发明与创新（大科技），2018（9）：48-49.

[3]张磊.现代企业办公室管理工作的优化与完善思考[J].中外企业家，2017（16）：74.