核电行业电子文件全流程单套制管理研究解析

张子敏

内容摘要 随着信息化时代的到来，文件、档案的“数字转型”已成为不可逆转的全球大趋势。电子文件与电子档案的管理模式也面临着新契机，尤其是电子文件的单套制管理，已成为当前档案界最值得关注的研究课题。2015年以来，国家和一些地区、行业开始推出电子文件单套制管理政策，在实践方面也获得了相应的成绩。然而在核电行业，由于对“安全性”的追求，电子文件单套制的研究和应用还处在较为初步的阶段。文章从电子文件单套制管理的概念分析、发展趋势、困难与解决方案、研究方法等角度对核电行业电子文件全流程单套制管理技术方法的研究进行了解析。

关键词 电子文件 核电 单套制

1 引言

文件、档案管理的“数字转型”已成为一个不可逆转的全球性大趋势。随着信息化工作的不断深入，电子文件与电子档案的管理模式也面临着新的发展契机。国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出：“加快提升电子档案管理。在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）的管理试点。”由此可见，档案数字转型以文件的全电子化模式运转和保存为基础，“单套制”的实践已在国内档案界成为发展趋势。

2 电子文件的“单套制”管理分析

为了更清晰地理解电子文件的“单套制”，我们可以用传统的文件“双套制”概念来与之进行对比。“双套制”是指同一份文件同时采用纸质与电子两种介质形态来进行归档保管，如对原生纸质文件进行扫描及OCR识别等数字化处理，方便用户随时浏览查阅;或对原生电子文件进行纸质复制，以确保文件信息的真實性，实现长期、永久保管的安全性。而“单套制”相对“双套制”来说，指通过电子设备生成的文件仅以电子方式保存，而不必再制作其他介质的复制件。

可以说“双套制”是我国在早期电子文件管理工作中，由于政策制度未完善、信息技术方法不够先进且普及成本高等原因而采取的保守过渡性手段。随着当前信息化与电子文件管理工作的迅速发展，双套制的落后性与不适用性也逐渐凸显出来。对于系统中生成的原生电子文件来说，其内容本身、背景信息及结构信息都需要进行封装后归档，而只有系统中的电子版本才能保证电子文件的真实及完整，这是纸质复制件无法实现的。另外，电子文件中存在多种类型无法获取纸质复制件，如多媒体文件、多图层文件、关系型数据库等[1]。

3 电子文件单套制管理在国内外与核电行业的现状及发展

2011年7月，澳大利亚政府发布《政府数字转型政策》，目的在于促进政府机构向文件数字化管理而转型，要求2015年后的原生电子文件将只以电子形式移交至档案馆。

2012年8月，美国行政管理和预算局（OMB）和国家档案与文件署（NARA）联合发布《管理政府文件指令》，明确要求截至2019年年末，联邦机构要以电子形式管理所有的永久性电子文件，各机构必须以电子形式向档案馆移交文件，并制订和实施转型计划。为配合指令实施，美国国家档案与文件署开展了Capstone项目与RIM成熟度模型等措施[2]。

国内档案界对于“单套制”的研究也在不断推进。2015年以来，国家和一些地区、行业开始推出电子文件单套制管理政策。而在实践方面，电子文件单套制管理相关项目也取得了显著的成绩。国家档案局、国家发改委于2016年发布分批组织开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作的通知，批准了33家企业作为第一批试点单位。

同年，上海自贸试验区开展了电子文件和电子档案“单套制”管理模式探索，并从2017年起向其5个片区管理局进行试点成果的全面推广。国家开发银行承担了电子合同国家电子文件管理试点任务，开展助学贷款合同电子化和业务流无纸化试点工作等。

通过中国知网对“电子文件+单套”“电子文件+单轨”组合关键字进行检索，共计检索出文献22篇，其中内容以管理类研究居多，IT技术类研究较少且方向面向较窄。而以“核电+单套”“核电+单轨”组合关键字进行检索，未发现相关文献，说明在核电行业，对电子文件的单套制管理研究仍处在起步阶段。

4 核电行业电子文件单套制技术方法研究的必要性

核电行业所涉及业务范围广，业务系统及产生的电子文件记录数量多，重要程度高，对安全性及保密性要求高。以核电厂运行日志文件为例，作为核电厂电力生产最为基础的运行记录，运行日志文件量大（两台机组每年约产生5000余份），保管要求高，根据NB/T 20523—2018《核电文件档案管理要求》值长日志保管期限为永久，机组长日志保管期限为30年。按照历年归档工作经验，如以纸质介质产生，每年约产生档案案卷100卷，约合纸张30 000张。而如果核电厂能够积极探索电子文件管理工作新思路，进行运行日志系统电子化改造。各类运行日志在运行日志系统生成电子文件，文件及元数据通过接口（API）向文档管理系统输出并在文档管理系统中完成归档，运行日志的电子化便可有效提升日志流转效率，减轻核电厂运行工程师负担，节约纸张、印刷成本，同时符合新时代信息化工作的发展目标和趋势。

5 核电行业电子文件单套制管理技术方法研究难点及解决方案

电子文件作为“数字信息”与“文件”的结合，与纸质文件相比，具有对计算机软件硬件的依赖性、信息的易变性、物理结构与逻辑结构的分离性等特点[3]。核电行业所涉及业务范围广，业务系统数量繁多且功能复杂，系统架构和数据结构的多样性极易导致大多数电子文件从产生阶段起不够规范，因此需对其按照电子文件管理规范进行优化，如通过身份认证、数字签名、加密技术、电子签章等方法，确保其从前端产生可信有效的电子文件，以便能够实现电子文件全流程的单套制管理。

通过对文献的研读可知，电子文件单套制管理的研究大多数集中在前端和中端，而电子文件能够实现长期和永久保存是单套制得以成立的“必要条件”。核电行业内各家公司能否在现有的文档管理系统基础上使其具备可信仓储能力，是实现“全电子化流程”单套制的一个关键因素，这也成为电子文件单套制管理方法研究的另一大难点。

此外，电子文件在流转过程中的运维环境安全性保障方法，电子文件在归档阶段的文件真实性技术鉴定方法等内容也是研究的重要内容。

6 电子文件单套制技术研究方法梳理

6.1 文献研究

围绕电子文件单套制管理课题，广泛收集国内外相关标准与规范，积极进行比较研究。通过对学术期刊论文的研究，总结、分析近年来国内外电子文件单套制管理的研究成果，重点关注最新技术的研究及应用情况。

6.2 调查研究

对国内已验收的电子文件管理试点项目进行信息收集、筛选，重点选取有指导性的项目进行调查研究，借鉴其在电子文件单套制管理工作中的先进经验。

6.3 个案研究

总结文献研究及项目调查研究结果，探索核电行业电子文件全流程单套制管理的技术方法，并对其可行性进行验证。

6.4 总结提炼

总结上述内容，归纳出一套行之有效的核电行业电子文件全流程单套制管理技术方法及模型，并输出项目成果总结报告。在理论研究的基础上，有条件的情况下，可以采用“方案研究+软件（平台）开发+硬件建设”三位一体的路线，使电子文件单套制管理技术方案的研究能够得到实施和落地。

7 结语

在当下的“数字转型”趋势下，“电子文件”将逐步成为新增文件和档案的全部，因此，各单位需对电子文件“单套制”管理的技术方法进行深入研究。在企业现有业务信息系统的基础上，通过业务驱动，以需求为导向进行电子文件管理功能的分析和技术开发，积极迎合数字时代下企业文档管理工作的全面变革。而核电作为走出去的国家新名片，不但要顺应时代背景下的新趋势，更应走到队伍的最前列，成为“数字转型”的引领者。

（作者系广西防城港核电有限公司 工作人员）

【参考文献】

[1]钱毅.电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[J].档案学通讯，2017（6）：8-13.

[2]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究，2019（1）：88-94.

[3]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2017.