企业档案管理实践创新研究

黄燕燕

【摘要】创新是企业管理的一项重要内容，是决定公司发展方向、发展规模、发展速度的关键要素。档案管理同样需要创新，本文从档案管理工作实践出发，基于档案管理制度、档案管理流程、档案管理服务等三个方面，探讨了档案工作者如何适应大数据信息时代档案创新管理模式，从档案管理实践工作中，探讨解决问题的方法和措施，希望能为企业档案管理工作的开展提供帮助。

【关键词】企业;档案;管理;实践;创新

企业档案管理创新不是喊喊口号就可以完成的事情。这必须实打实的从档案管理工作实践中去体现。大多数企业在建或已投入运行的信息化建设承担着企业职能和业务活动的各种信息，体现了档案管理信息化建设的成果。在企业大力实施信息化建设的大背景下，档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和拓展空间。

一、档案管理制度创新

档案管理工作在我国历史久远，早在汉朝时统治者便懂得档案和档案工作在建立和巩固封建政权过程中所具有的重要性。因此，汉王朝在进行一系列的封建法制建设时，也从事对档案的立法。从而形成了古代档案管理制度。到了近、现代档案管理工作者结合国外先进的档案管理工作实践经验更是形成了具有特色的档案管理工作体系。然后当这些传统的档案管理模式在大数据信息时代环境冲激下日渐出现了局限性时，这就迫使我们要进行企业档案管理工作创新和发展，寻求革新与发展。如何保证企业档案管理工作创新和发展过程中，去适应不同阶段、不同用户要求的需求？如何规范合理地与企业其他应用信息系统融合，以获得最好的效果？笔者认为，首先需要的是良好的管理制度和政策支撑。笔者所在企业，在集团办公自动化系统的完善应用各阶段，已建立的制度有：

（一）《制度管理办法》。其目标是企业制度管理，实现公司制度建设系统化、一体化、流程化、表单化。

（二）《信息化工作管理办法》。建立健全信息化管理体系，规范公司信息化管理，提升企业信息化水平，支撑公司战略目标的实现。内容有包括信息化组织机构和职责、规划和年度计划、资金和年度预算、资产管理、系统运行管理、采购管理、 标准管理、运维管理、安全管理、人才队伍管理、宣传与交流、考核与激励等。从信息资源标准、应用标准、基础设施标准、信息安全标准等方面提升档案管理信息化利用。

（三）《文件材料归档范围和档案保管期限规定》。科学界定企业文件材料归档范围，准确划分档案的保管期限，使所保存的档案既能反映全公司主要职能活动情况，维护文件资料的历史面貌。

（四）《档案管理办法》。为规范公司档案管理工作，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）、《建设工程文件归档整理规范》及公司所属上级集团有关规定等文件规定，制定本办法。

（五）《公文处理办法》。为提高公文处理工作的质量和效率，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），两级集团公文处理相关制度规定，对公司公文处理方法进行系统规定。

（六）《大事记编制管理办法》。《大事记》是公司档案管理的重要内容，由专人记列，总经理办公会审议通过后作为公司年度档案的一部分，并可在必要的媒介予以公布。

二、档案管理流程的创新

档案管理的创新如果仅基于制度化支撑难免流于表面现象，更多的是将传统业务工作流程优化与创新后，借助于信息化数据库管理技术来执行和管理档案业务活动。这便需要档案管理系统的创新。

（一）实现全面档案流程管理体系。档案流程管理体系是公司综合管理体系的重要组成部分，企业在建或正建的一体化流程管理体系，应明确流程管理中各相关方职责，保障流程管理工作机制的有效运转，持续提升流程管理水平，实现“强化管控、促进协同、支撑变革”的管理目标，支撑公司高质量发展。而全面档案流程管理是指根据公司信息管理流程、公文处理流程为基点，以促进公司信息资源利用服务为目的，对支撑战略实现的关键流程以及支持服务性流程进行系统化的、持续改进的管理过程，包括档案流程的规划与计划、设计与实施、监控与检查、持续优化、档案管理信息化等工作。因此，建立档案管理信息系统的过程，是将这整个流程有机地融合在一起的过程，即要实现以下原则：1.全面性原则。依据公司发展战略，档案流程管理应覆盖各组织层级的全部业务领域，贯穿计划、预算、运行、监控、绩效等全过程，反映流程端到端的整体走向和价值增值过程。2.系统化原则。档案管理流程分类清楚、分级明确，各分流程之间边界清晰、相互衔接、有机统一。例如公文处理中形成的各类电子文件均应由本部门文書处理，部门统一收集管理;应归档保存的各种电子公文，经规范整理后，移交本公司综合档案室集中管理。3.规范化、标准化原则。建立健全并严格遵循档案流程管理体系要求，明晰流程管理职责与工作界面。统一流程管理制度与规范，包括统一流程的定义、结构、编码、框架、建模规范、应用管理信息系统等，实现流程管理的标准化。例如对电子公文的生成、收集、鉴定、归档、利用、保管等实施全程控制和管理，不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证管理工作的规范化、标准化要求。4.持续优化原则。以“简约、高效、实用”为目标，通过对档案流程设计和执行情况的监控检查，对发现的问题持续改进与优化，使得流程管理能够有效支撑公司战略，服务于公司各部门查阅利用，从而持续推动管理提升。

（二）完善档案信息化考核工作流程。企业信息化原则上每年4月发布当年考核指标库，指导全年考核工作开展;当年考核指标库未发布之前，沿用上一年考核指标库。企业将考核档案信息化内容纳入本企业信息化年度工作计划，并按照本办法要求，积极、扎实地完成各项信息化管理、建设及应用工作。档案信息化应自动采集各月份、年度线上计算使用情况。公司流程与档案信息化管理应在每年12月组织开展线下填报采集考核工作，各部门按要求进行自评，并及时将年度工作总结、工作计划及相关附件材料报企业总归口处，作为复核工作的依据。档案信息化管理应综合线上线下考核得分计算企业各部门考核结果及初步排名;针对与上年度考核结果变化较大的部门进行现场复核，并修正考核结果，最终形成各企业年度档案信息化工作考核结果（笔者所在企业一般会出具档案信息化工作报审稿），提请企业信息化和网络安全工作领导小组审批后发文公布。在档案信息化工作考核工作中我们专门制作了相关流程图，鉴于部分考核内部属于企业信息秘密保护，我们在这里公开一段示意图。

三、档案管理服务的创新

随着档案管理信息化系统的创新，档案管理服务创新是社会发展和档案事业发展的必然趋势，是高科技发展的必然结果。

（一）满足业务管理需要，提升档案服务能力。加强与部门之间的沟通，从业务管理角度提出档案服务需求，联合业务部门开展项目档案管理、企业文化建设、档案专题编研等工作，将档案工作融入集团发展的各业务领域。借助信息化管理手段推动业务系统与档案系统无缝对接，将业务系统与档案系统紧密联系在一起，积极开展主动推送服务，为生产经营提供档案信息支撑，切实提升档案服务企业能力。

（二）着力档案信息资源开发，挖掘档案价值。1.建立档案编研工作机制。成立档案编研工作领导小组，统筹公司档案编研工作;明确编研工作开展方式，加强与业务部门、各兄弟公司的沟通联系，广泛征集意见，了解档案利用需求，拟定编研主题，经领导小组审批后，联合业务部门成立编研小组，开展档案编研工作;编研成果经领导小组评审通过后提供利用，优化档案利用流程，丰富档案利用形式，提升档案资源利用率和利用效果。逐步建立档案编研需求收集、主题确定、成果评估与应用的档案编研规范工作流程和方式，推动高品质档案编研工作的开展。2.开展公司档案价值体系研究。通过研究档案利用情况，分析公司档案价值点分布，开展档案价值点挖掘，探索档案价值主体与档案价值客体之间的平衡关系，对标档案管理先进单位，借鉴成功经验，逐步形成完整的档案价值体系。3.以建设项目档案微视频和档案信息资源开发利用案例征集活动为契机，指导各部门档案部门对档案內容进行筛选、加工、提炼、编撰，把档案转化为各种形式的文化产品，推出一批有档案特色、有影响力的精品力作。

（三）加强和改进档案安全工作，确保档案安全。进一步强化档案安全管理，不断完善档案安全管理制度;开展档案室安全风险评估，加强档案室的安全管理，抓好安全隐患排查治理，强化应急处置管理;在做好档案库房建设、传统载体档案数字化等实体档案安全保障的同时，侧重数字档案馆（室）建设过程中档案信息安全保护工作，充分利用最前沿的科技防护技术提高档案安全风险防范和保障能力，确保档案室库、档案实体和档案信息安全。

（四）建立档案宣传工作机制。利用公司档案信息门户或微信公众号，宣传公司档案工作实践及系列宣传活动，打造档案宣传工作平台。完善信息报送机制，鼓励各部门积极报送本部门工作动态，促进公司内部档案工作交流。积极与公司宣传部门、国家档案局、档案行业宣传媒体合作，增强档案宣传效应，提升企业档案工作影响力。例如去年，笔者所在的公司上级集团就以新中国成立70周年为主题，开展档案信息资源开发，征集建国70周年档案征文比赛。以新中国成立以来的重大事件为切入点，挖掘全集团档案中有代表意义的项目、重大活动、感人故事等，形成宣传材料，利用宣传平台开展宣传。

（五）加强档案人才培训培养，为档案工作提供人才保障。摸清企业档案队伍现状，建立培训体系，组织开展各部门兼职档案人员岗位培训，加强培训管理，严格培训考核要求，并将考核结果作为各部门档案人员上岗的基本要求。进一步规范档案专家库建设及管理，吸引更多的档案人才为企业服务。高度重视档案人才培养，围绕人才成长的“选、用、育、留”四个方面发现人才、任用人才、培养人才，保持档案人员的稳定，加强档案干部梯队建设，使企业拥有一支稳定、实干、创新的档案专业人才队伍，保证企业档案工作的延续性和稳定性。

四、结束语

企业档案管理实践带给笔者太多新的思路与探索。档案工作者必须主动掌握信息大数据时代的节奏，在文件与档案管理实践活动中，积极探索新的管理方法，升华管理理念，大胆尝试新的管理模式，敢于摆脱困惑，使文件档案工作与企业的发展和创新保持同步，通过实践科学探索新的管理规律和学习成功的管理经验，有效地实现企业档案工作科学化、现代化、规范化，有力推动档案工作向更高层次迈进。

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