企业养老保险档案的信息化管理探析

罗茜

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）01- 087- 02

摘 要 企业养老保险的档案管理工作是关系企业职工养老保险管理缴纳的重要内容，因此需要予以格外的重视。企业养老保险档案管理的一个重要的原则就是保证养老保险档案的完整性、真实性和安全性，为企业职工提供优质的参保服务，对于完善社会保障制度具有重要的意义。文章正是基于这个背景，对当前企业养老保险档案管理工作中出现的问题进行分析，并在此基础上有针对性的提出相关的解决措施，期望能够为相关专业人士提供参考。

关键词 企业养老保险 档案 信息化管理 探析

随着社会保障制度的不断完善和人们对于社保的意识觉醒，目前养老保险已经成为了人们关注的重点。尤其是对于企业而言，如何确保所属职工能够全面参保，成为了关系企业职工切身利益的重大事项。企业的养老保险管理工作是一项非常细致规范的工作，尤其是对于养老保险档案的管理。随着信息化技术的不断发展，目前在养老保险的管理中，信息化手段正在发挥着重要的推动作业，目前养老保险档案管理也不断迈向信息化管理时代。文章就针对企业养老保险信息化管理过程中存在的问题进行细致分析，并在此基础上提出一些解决措施。

一、养老保险档案信息化管理的重要意义

企业养老保险档案信息化管理，就是将企业职工的养老保险档案以数字化的方式进行存储和管理，为企业养老保险管理提供更加便利的服务。利用信息化手段进行档案管理的一个主要的优势就是可以利用数字化的便利性对档案资料等进行方便的查询和操作，借助计算机系统的强大功能对档案进行辅助管理，从而大幅提高档案管理工作的效率。相较于传统的纸质化档案管理工作，数字信息一方面有利于数据信息的保存和读取，另一方面也可以借助计算机系统对其进行便利的操作，节约了大量的人力、物力和财力。具体而言，养老保险档案管理信息化管理的重大意义主要体现在以下几个方面。

（一）便于档案查询和利用

相较于传统的纸质版存档，养老保险档案数字化存储后，可以借助计算机系统在实现在档案查询系统中通过关键字进行快速搜索，极大地提升了档案的查询和利用效率。此外还可以通过数字加密技术对档案信息进行加密，从而能够有效确保档案管理的保密性。养老保险档案实现信息化后，还可以提升档案的保存时间，使纸质档案的寿命得到延长。

（二）提升档案管理的科学性

利用计算机和网络技术，通过档案管理系统的功能设计，从而能够协助形成一套良好的管理体系。档案信息资源利用的效率是档案管理工作的关键，采取信息化管理的手段能够有效提升档案管理的科学性，利用开放的工作平台和规范的操作程序提升管理工作的科学性。此外，系统还能够通过其功能流程设计，帮助相关工作人员在档案操作中规范其处理流程，进一步提高档案管理的科学性。

（三）支持養老保险管理决策和管理工作

通过信息化管理手段，能够利用计算机系统进行大量养老保险档案信息的统计和分析，从而为养老保险管理工作提供有效的决策支撑。通过系统功能的不断增强，数据的分析结果不断更加合理精确，同时可以直观地展现在管理人员面前，进而提升管理决策的准确性。此外，也能够利用计算机信息化系统进行档案的辅助管理工作，从而大量减少人员参与的工作量。

（四）提升企业养老保险管理的时效性

档案数字化、信息化后，就可以利用网络和计算机对其进行实时访问和修改，有效提升管理工作的时效性。具体来讲，一方面管理人员可以在联网情况下在任何地点访问数据库进行管理办公，另一方面信息的便捷访问处理也使得信息的更新速度也相较于纸质化的档案有了明显的提高。

二、当前企业养老保险档案信息化管理存在的问题

（一）相关的管理人员对档案信息化管理认识不足

当前企业养老保险管理工作已经逐步引入了信息化的管理手段，并且得到了良好的应用效果，信息化管理方式已经成为了档案管理的趋势。目前看来，企业的养老保险管理人员对于档案信息化管理的重要作用和意义认识不到位，对于信息化管理方式还不能够积极学习和融入，导致企业养老保险档案的信息化管理工作无法真正有效推进。有的档案管理人员存在认识偏差，认为将档案信息输入到计算机系统中，完成数据的数字化存储工作就实现了档案管理的信息化，其实殊不知这只是信息化管理的基础和前提。实现档案信息的数字化后，更重要的是通过计算机系统和互联网通信系统对档案信息进行管理，从而真正利用好信息化管理的优势。目前来看，企业相关管理人员的思想认识还需要进一步提高。

（二）企业养老保险档案信息化管理工作内容有缺失

在实际的养老保险档案信息化管理工作中，对于档案信息的起草、修改和打印等操作都是利用电脑、网络和档案信息管理系统进行相关的操作，此外档案信息的存储也是以电子档案的形式保存在信息系统中。养老保险档案的电子化存储和管理也带来了一些弊端，尤其是电子信息复制简单、可以被轻易修改，对于原始信息的留存没有痕迹，导致许多管理人员在管理过程中容易产生惧怕的心理，担心档案信息被随意更改，原始信息不能够保留，因此许多管理人员在实际的管理工作中，还是会借助纸质化的手段进行档案信息的管理甚至是主要依靠纸质化档案进行管理，导致档案信息化管理的内容不全面，存在缺陷。

（三）养老保险档案信息化管理制度还不完善

档案信息化管理工作相较于传统的档案管理工作有很多工作方式和工作内容上的革新，因此在管理制度上也应当有所变化，才能够适应当前信息化管理工作的需求。档案信息化管理制度是保证养老保险档案管理工作的根本遵循，也是促进养老保险管理工作正规化的重要措施。制度不完善的情况下，有可能导致档案信息管理系统在电子档案存储格式、档案共享性等方面存在很多不一致、不规范的情况，因此就很难进一步发挥信息化管理的效果。

（四）企业养老保险档案信息化管理人员缺乏

目前企业养老保险管理工作本身所设置的岗位就较少，档案管理人员岗位设置也不多，这就导致管理人员力量较为薄弱。尤其是对于档案信息化管理工作而言，其需要管理人员掌握一定的档案信息技术知识和档案管理知识，才能够充分胜任信息化管理岗位。目前看来，企业除了本身信息化管理专业人才较少外，自身的人才培养能力也较为迟滞，在工作中不注重对人才的培训教育，无法保持管理人才队伍的健康成长，最终导致企业的养老保险档案信息化管理人才匱乏，影响企业最终的养老保险档案信息化管理的成效。

三、提升企业养老保险档案信息化管理工作质效的措施

（一）加强对企业养老保险档案信息化管理工作的重视程度

企业养老保险档案信息化管理工作是一项基础性、细致性的管理工作，在企业的生产经营过程中虽然没有直接产生很多的利润和效益，但是却是关系企业职工切身利益的关键内容，因此需要企业管理者对其给予高相当的重视，这样才能够保证在企业养老保险档案管理工作中有足够的人力、物力和财力投入到企业中去。例如在企业的预算中增加专门的设备经费项目，做到专款专用，确保相关的采购设备能够直接用于养老保险档案管理工作中，从而促进相关信息化管理设备的更新，提高档案信息化管理的效率。只有企业重视了这项基础性的工作，才能够在客观上形成促进管理工作向好发展的环境，从而为提高档案信息化管理工作质效提供保障。

（二）完善企业养老保险档案信息化管理工作方式

随着信息化技术的不断发展，其在企业的生产和管理中发挥着越来越重要的作用，对于养老保险档案管理工作而言，引入信息化管理手段也是其实现工作效率提升的必然选择。要想推进企业养老保险档案管理工作向信息化管理不断发展，就需要在转变当前的档案管理方式，加强当前企业养老保险档案信息管理系统的规范性和统一性，从提升管理人员思想、强化系统操作规范等方面入手，从而实现档案信息化管理工作方式的转变。

（三）加强企业养老保险档案信息化管理人才的培养

任何管理工作的主动因素都是人，因此应当将信息化管理人才培养作为一项重要工作来抓，才能够为提高管理质效提供有效的人才保障。一方面，企业要制定专门的档案信息化管理人才培养计划，将人才培养工作作为一项重点来抓；另一方面，企业要在日常的工作中结合工作实践注重培养人员的管理思维和管理技能，还可以通过与其他单位的管理人员进行经验交流、相互学习先进的经验做法，提升企业档案管理信息化水平。

（四）建立并完善企业养老保险档案信息化管理机制

工作机制是界定岗位职责、明确工作关系、推动各项工作稳定运行的基本遵循。在养老保险档案信息化管理的过程中，要向提高管理工作的质量就必须建立一套规范的工作机制，提高信息化管理的安全性，对工作机制中不合理的部分进行及时调整，从而形成岗位权责清晰、工作流程顺畅的良好工作机制。

四、结语

养老保险管理工作是企业管理工作中一项重要的组成部分，关系着企业员工的切身利益。文章针对企业养老保险档案信息化管理工作进行探讨，针对目前企业养老保险档案信息化管理工作中出现的问题，提出了一些见解，期望能够提高养老保险档案信息化管理工作的质量和效率，推动企业养老保险管理工作的进步。

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