纸质档案数字化工作模式研究

朱津桥

摘 要：档案存储数字化、管理自动化及利用网络化构成了档案信息化管理。档案存储数字化中关键一项——纸质档案数字化尤显重要。本文阐述了国家档案管理体制、总体水平及当前公司在档案数字化工作中遇到的多方挑战，并针对性地提出了解决对策。

关键词：数字化;纸质档案;委外;管理

公司档案是指公司在运行、经营、研发、建设、管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。数字化是指利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化是指采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。

一、档案数字化特点

公司纸质档案数字化是档案信息化的基础，即运用电子扫描技术对纸质档案信息进行数字化采集，然后将数字化信息录入到预先建立的档案管理软件中，分门别类地做好公司档案信息的管理，最终将其统一归入到档案数据库中，实现档案信息存储的数字化。公司档案存储数字化既节约了存储空间，又有利于档案信息资料的反复查询和利用，最大限度地避免了对企业档案原件的损坏，对保护好珍贵的公司档案原件具有积极的现实意义。

二、档案数字化现状

（一）从宏观——国家管理体制方面看

我国档案管理采用集中统一管理体制，与多数西方发达国家的管理体制存在明显差异。表面上看，多数西方发达国家在档案数字化建设方面领先于我国，但事实并非完全如此。如澳大利亚阿德莱德市档案馆馆藏档案的数字化比例较低，且目前对政府近年的电子档案实行双套制进馆，似乎并不比我们“先进”。西方的国家档案馆在实施相关策略时只考虑联邦或中央层面，州档案馆则只需考虑州自身的情况。

（二）从微观——公司管理操作层面看

1.思想不重视

在日益激烈的国际及国内市场竞争环境下，许多公司管理者的档案管理意识淡薄，有的大型公司只是表面上重视档案工作，实际上档案的价值远未被真正认识，小型公司更是受资本、人员、技术的限制，对档案管理过于简单、粗放。重经营业绩、看生产成果、轻档案管理的现象较为普遍，管理者存在畏难情绪、缺乏长远计划，不愿意给予其更多的关注和支持，认为此项工作既耗时费力，又不易出成果。

2.投入不充足

长期以来，公司档案业务工作主要由兼职的档案管理工作人员完成或处于空缺状态。一些公司由于日常研发、市场开发、运行、经营、管理过程中产生了大量档案，而档案管理所需的人力、物力、财力往往达不到要求，所以数字化工作难于开展或进展缓慢。

3.业务不专业

公司档案管理是一项专业性很强的技术性工作，尤其是信息技术在档案管理中的深入应用和深度结合，这给公司档案管理工作带来了新的挑战，不仅需要工作人员掌握扎实的档案管理理论知识及实践经验，还需要熟悉、掌握档案数字化知识、相关管理软件及必备仪器设备的应用知识。从公司档案管理的人员现状来看，从事档案管理的人员多是综合办公室、统计部门、人力资源部、行政管理部门抽调或兼职的人员，他们不仅档案专业知识欠缺，而且信息应用技术的专业知识匮乏。

三、数字化工作对策

（一）国家层面的对策

国家档案局在作出档案相关决策时需慎重考虑，全国各地的数字化建设水平、经济发展阶段、档案工作基础、人员整体素质等方面都存在差异，故应在此基础上，全盘考虑，总结共性经验，在全国推广，配以地方的试点、长期的调研和跟踪。

（二）公司层面的对策

1.转变观念，重视数字化工作

在当今信息化建设高速发展的社会背景下，在落实国家《档案法》的执法要求下，在打造百年老店的长远战略下，重新审视档案数字化工作的必要性和重要性。将档案数字化工作放在與公司开发、生产、经营同等重要的位置，加大档案管理人、财、物的投入力度，切实提升企业档案数字化管理的地位。档案管理人员是公司档案数字化工作的执行者和落实者，直接关系到公司档案数字化水平，因此在思想上，更要树立我要为、我能为的理念，高度重视数字化工作，积极将最新的数字技术与档案信息管理技术相结合，在工作中加以充分利用，体现社会经济效益，促进档案整体管理水平提升。

2.增加投入，及时开展数字化工作

以创业环保公司为例，对以下三种操作方式进行分析。

一是自行组织完成数字化工作。

主要优点：成立由公司各部门、各污水厂档案管理人员或其他人员组成的数字化工作组，提高成员数字化技能;无委外成本。

需配备具有筹划、协调、熟悉档案业务、良好组织领导能力的管理人员及能为数字化提供技术支持的技术人员、电脑、扫描仪等设备。

主要缺点：兼职此项工作，用时长;需前期组织数字化基础知识的技能培训，产生培训费;各部门、各污水厂档案数量不同，如采用各部门、各单位包干的方式，则产生的工作量不同。

二是委托具有相应资质的单位进行数字化工作。

主要优点：具有档案数字化加工服务经验，专业;自备数字化设备，公司无须购置;专职，整体工作完成用时短，最大限度加快公司档案数字化工作的进程。

主要缺点：依赖性强，以后年度根据需要，继续找委托单位服务的可能性较大。

三是短期雇佣数字化工作人员。

根据完成时间要求及设备配备情况，招聘具有数字化工作经验的人员到公司，仅负责完成该项工作，待工作结束，合同自动解除。

主要优点：投入成本较少。

主要缺点：须投入更多的管理精力。

鉴于档案及相关业务中涉及多种影响因素，各公司应结合自身情况酌情选择。我公司拟采用第二种方式，即采用委外方式开展数字化工作。

3.对委外单位的监管

以委外方式为例，加强公司对其的监管工作。

（1）制定计划，进行评估。档案数字化业务工作是一项复杂、系统的工程。合规合法选择了委外单位后，根据合同内容，档案管理部门制定工作计划，对完成时间、进度、人员、质量等提出要求，制定相应工作标准和操作规范，并告知委外单位，达成统一共识。责成专人实时跟进委外单位工作进展，并对其绩效进行评估，如遇问题，双方根据实际情况，协商解决。

（2）成立小组，分级检查。公司成立纸质档案数字化监督审核小组，定期或不定期检查委外公司工作进展情况，及时发现问题，采取措施，迅速解决。档案管理部门核查档案数字化扫描质量，包括文件是否齐全、纸张是否一致准确，目录著录与电子全文挂接是否完整，并认真做好核查记录，以便在合同验收时备查。如果准确率尚未达标，要及时通报，并要求委外单位修正错误，确保服务质量。

（3）风险事故，及时规避。电子档案的风险事故多发生在运行阶段，特别是在保存阶段，如因文件生成的软硬件平台过时被淘汰而使文件无法读取等，如果事先没有准备，而等到事故发生才设法挽回，是极为困难的。电子文档著录过程中，存在的风险主要有7种，即保存或著录不准确、不真实、不可读、不完整、不一致、不可用、不关联。针对不同的风险，分别做好应对措施，就可规避风险。这7种风险可以通过完善规章制度、建立应急组织、加强人员培训等措施进行规避。

规章制度类的应对措施，以创业环保公司为例，有《档案管理系统操作制度》《电子档案管理制度》《电子档案分类编号细则》《档案管理应急预案》《档案分类方案》《企业文件材料归档范围和保管期限表》《档案工作岗位责任制》《档案工作责任追究制度》等。

应急组织类的应对措施，是建立涉及档案管理部门、信息化管理部门及委外单位三方的风险防范应急小组，明确部门或单位职责及人员分工。档案管理部门作为牵头部门负责数字化外包工作。当突发事故来临时，迅速启动应急预案。

人员意识或操作类的应对措施，需要结合实际情况，具体分析，可通过加大宣传、适当提升安全技术、加强培训、增加指导等方式，对人员类风险因素进行管控。

（4）整体验收，补充修正。委外公司纸质档案数字化工作完成后，档案部门应及时对数字化成果进行系统评估和验收，组织专业技术人员对数字化原始资料、存储设备、成果、移动备份介质进行检查。对照移交表，对实体档案数量、顺序等进行清点、核对，重点检查档案是否有损毁、丢失、涂改等情况。对数字化图像数据进行检查，主要包括图像是否清晰完整、是否偏斜、方向是否正确、顺序是否连贯。对数据備份进行验收，检查硬盘、光盘等所存档案信息是否能读取、内容是否正确、有无遗漏、标号种类等信息是否完备。如验收不合格，由委外公司进行补充修正，验收合格后方可办理交接手续。

以委外方式开展纸质档案数字化工作，为档案部门提供了便利，但只有加强事前、事中、事后的监督和管理，才能真正提升档案数字化效率，提高档案信息化水平。

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