企业经济合同信息化管理模式思考

李海荣

摘    要：随着企业面临的经济运行环境压力越来越大，对经济运行质量的要求也越来越高，而合同是经济运行的重要载体和体现，贯穿整个经济运行过程的始末，對合同的风险管理就显得尤为重要。本文从新视角下对当前企业合同管理的问题进行梳理的基础上，为企业经济合同信息化管理模式提出了一些建议，对企业的合同管理具有较大的借鉴意义和实用价值。

关键词：企业;内部控制;合同管理;信息化管理模式

一、引言

企业经济合同管理，是指企业内部为了保证合同得以完全实现的、贯穿于从签约开始到服务结束，整个过程中的控制、协调和监督管理工作。因此合同内容明确了合作双方的相互关系、职责、义务和权利，合同管理是保障企业履行约定义务，获得应有权利的重要手段，因此经济合同管理是企业管理工作中的核心内容。而提高合同管理水也是提髙企业管理水平和管理效率的重要体现。

二、企业经济合同管理现状和问题

由于我国经济体制、法制环境和社会关系的影响，许多企业对经济合同的管理并不是十分重视，导致出现了许多问题，主要体现在以下几个方面。

首先是合同示范文本不规范，模式单目前来说我国企业经济活动中的合同管理主要有国家工商局颁布的《经济合同示范文本管理办法》和国务院颁布的《合同法》两个法规，覆盖了合同管理内容、双方权利义务、合同履行与违约责任等等内容。但是随着经济活动的多元化，法规中的内容条款和职责划分等都不够明确，落后于时代的发展。而且许多企业并不会根据这些法律法规来进行，甚至存在口头上的“君子协定”，不签订书面的经济合同。另外还体现在合同签订和履行过程中，没有一个规范的范本，内容和条款的签订的主观性较强。

其次是对经济合同管理不严。例如许多企业在合作中，漠视经济合同的法律效力，合同内容条款不健全;或者为了偷逃国家税款，而故意不签订合同;又或者在经济合同需要变更、解除时，不会按照法定的形式进行办理，让经济合同管理流于形式。增加了经济合同管理的风险。

第三是经济合同管理管理手段落后。我国企业在开展经济活动的过程中更重视生产活动，而忽略了经营活动。在合同的管理中处于分散管理模式，虽然会对合同进行归档处理，但是却缺乏监管制度。而且在笔者调查中，发现许多企业并没有专门的人员来负责合同管理，一般采用的是谁签订、谁管理的方式，一旦遇到经济合同纠纷，合词管理人员缺乏专业技能和法律素养来履行其合同管理责任，因此主动维权意识淡薄，导致双方出现经济损失的现象。

二、加强企业经济合同信息化管理模式的有关建议

（一）合同管理信息系统集成思路

为提高合同管理信息系统的使用效益，发挥其强大的管理功能，考虑与其他业务管理系统集成，以达到信息共享，互联互通。集成的基本思路是：与企业门户系统集成，共享门户系统中组织机构、人员信息，实现账户统一管理、单点登录管理。与主数据系统集成，共享主数据系统中的项目管理信息。与物流系统集成，在付款合同起草阶段共享物流系统中的采购订单等信息。与财务报账管理系统集成，在收付款合同履行阶段共享财务报账管理系统中的合同收付款结果信息，作为合同履行数据。与招标系统集成，合同草拟阶段，对于应招标的合同，选定招标系统的中标通知书编号进行业务关联，共享合同招标结果信息。另外，考虑到单位信息化总体规划的建设需要，要具备与其他的业务信息化系统的数据接口功能。

（二）提高参与和同制定和管理的人员的专业素养

合同承办和管理人员的素质与和同管理工作能否有效执行息息相关，所以，必须要提高他们的专业素养和知识。一方面，可以定期开办培训讲座，采取请相关的专家进行授课、结合实际案例进行分析等方法提高相关工作人员的专业素养。另一方面，可以明确规定合同承办和管理人员所承担的责任，建立相应的考核机制，对于不负责或业务能力不足的人员采取适当的惩罚措施。

（三）加强合同基础管理工作

首先，规范使用合同标准文本。下发符合经营需要的种标准合同文本，要求合同双方必须使用标准合同文本签订合同。其次，加强授权管理。严格执行?授权管理办法?，要遵循一事一授权原则，在签订合同时，严禁随意转授权。对各单位需要办理转授权事项的，必须报公司审批同意。再次，建立合同网上运行管理制度。最后，强化监督考核。各单位按照管理的各项要求，严格、细致地对所有业务执行情况进行检查，及时发现内部控制体系运行中存在的问题，进一步规范内部控制管理工作。要加大责任追究力度，坚持将体系运行考核纳入本单位业绩合同，实现内部控制体系持续有效运行。

（四）加强合同履行动态管理

首先，抓好合同履约管理。各单位要严格监督检查每一笔合同的履行情况，合同执行部门、财务管理部门以及合同管理部门要准确掌握合同履行中资金支付、交提货次数、财务付款凭证和交提货情况。每月对合同履行情况进行检查，规范填写合同履行结果确认表，如实写出合同履约情况书面报告。其次，严格合同结算。要保证签订合同单位与结算单位名称一致，结算金额与合同金额一致。再次，做好合同履约率评价工作。各单位每季度应对本单位合同履约情况进行自我评价，形成季度履约率评价报告，合同管理归口管理部门，由企管处对各单位合同履约率做出总体评价。

通过上述措施，来进一步加强合同的管理和信息化管理，降低或避免合同在论证、签订、执行、管理等方面的风险，促进企业健康平稳运行。

参考文献：

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