浅谈房地产交易档案管理

徐荣竹

摘 要： 房产地产档案是在房屋交易及产权转移过程中形成、为产权管理服务，涉及房产登记发证、税费征缴、交易评估、落实政策、司法仲裁、市场调研、规划建设、旧城改造、投资开发、拆迁还原、编史修志、房地产统计等诸多方面。

关键词： 房产交易;档案管理;电子档案

【中图分类号】G275.9 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）03-0298-01

随着城镇住房制度改革的不断深入与完善，城市化建设规范不断扩大，房地产交易市场日趋活跃，房产交易档案内容随之完备、门类更加齐全，同时也面临着新的机遇和挑战。如何最大程度地搞好管理与利用，满足社会不断增长的对档案信息的需求，并及时为房地产业的发展服务，是新时期对我市房产交易档案管理部门的要求，也反映了今后房产交易档案工作的价值趋向。

1 房产交易档案的管理与房地产交易市场的发展紧密结合。

1.1 档案数量大。临沂市房产交易所依法管理全市房地产交易市场，办理各类房地产权属转移审核登记手续、房地产交易价格评估确认、征收各种税费、依法查处房地产交易活动中的违法行为，因此形成的档案数量巨大，在内容和形式上与其他档案有着明显的区别，其主要特点是政策性强、业务类型多、档案要件多、出具的证明材料多。

1.2 动态性强。随着我市经济建设的日益发展，人民生活水平逐年提高，对住房的大小、质量、环境、配套设施等有了更高的要求。因此，房屋的买卖、拆迁、赠与、继承、交换等交易行为不断发生，房地产交易市场日趋活跃。房地产权属在随着产权人的变化而发生变更时，房产交易档案也处于不断转移和变更之中，具有极强的动态性。

1.3 利用率高。接待查档及有效利用是房地产交易管理部门面向社会的窗口，也是档案服务群众的最主要渠道。房产交易档案的利用随着房产交易的大量增加而日益频繁，例如房屋确权的依据、房产价值的评估、差额营业税的缴纳、为避免重复计征而调阅共维基金发票、为补全公有住房产权差价而查阅当年的交易金额等等与交易息息相关的证明材料都需要调阅房地产原始档案，其完整性、真实性、准确性不仅保证了房地产交易的顺利进行，也保障了产权人的经济利益。事实证明，在社会实践中，房产交易档案一旦系统地进入城市建设过程，就会转变成直接的生产力，为房地产交易市场的发展做出巨大贡献。

2 房产交易档案的管理与社会需求及群众利益紧密结合

2.1 房产地产档案是在房屋交易及产权转移过程中形成、为产权管理服务，涉及房产登记发证、税费征缴、交易评估、落实政策、司法仲裁、市场调研、规划建设、旧城改造、投资开发、拆迁还原、编史修志、房地产统计等诸多方面。

近年来，由于城市化建设、重点工程建设和旧城改造进一步加快，房屋产权变更、转移数量越来越多，房产档案整理的工作量随之加大。房产交易档案利用馆藏档案和数据库及时为建设部门提供各类原始资料、数字依据，既节省了不必要的资金投入，又能较快地给投资者以预测与决策服务，直接加快了工程前期准备的进程。今年，所档案室为市政府、市档案馆编史修志工作组编撰《临沂志》提供了大量重要的数据资料，还为市打通改造工程区域及多个新建住宅小区的拆迁、测算以及市清房办清算职工购买公有住房、集资建房超标部分面积、房款核算等工作中所需要的房产档案进行了多次调档和利用，大大加快了前期准备工作的调查取证进度，有效地保证了施工建设的顺利进行。

2.2 随着市场经济的发展，房地产市场日益活跃。由于房地产权属性质的多元化，房地产纠纷也随之增多。拆迁核算、代理律师、司法部门、纪检监察机关对房产交易档案的查考、调阅、取证呈上升趋势。单位与单位之间，个人与个人之间，单位、个人与银行、金融部门之间的房产、债务纠纷时有发生，也使房产交易档案的利用频率逐日剧增。房产档案潜在的社会功能在档案用户利用需要的相互关联过程中体现出来。据不完全统计，自2000年以来，市房产交易所已面向社会，接待了包括司法部门、纪检监察机关在内的，近400户因各类房产纠纷而调阅原始档案的单位和个人。房产交易档案提供的原始、准确及完整的证据，不仅了维护了房地产交易市场的健康发展和产权人的合法权益，也有力地维护了社会稳定和金融秩序。

3 房产交易档案的管理与新时期电子信息技术紧密结合

房产交易档案信息化是房产交易档案利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高档案接收、管理、指导、决策、利用的效率和水平，进而提高房产交易档案工作的社会效益和经济效益，在服务质量、提供信息的广度和深度等方面都比传统档案有了质的提高。

3.1 现阶段房产交易档案信息化的首要任务是充分利用现代化信息技术改进档案管理的流程，实现业务环节的自动化管理，建立档案信息与单位业务网连接的内部数据网，实现信息资源共享。具体到房产交易档案管理单位，就是要实现档案管理各个环节的自动化、管理方式的网络化、决策的智能化和档案信息利用的电子化。

目前，檔案信息化的应用总体上处于迅速发展阶段，档案的存储多以纸张为主，占据空间大，长期高频繁的调用，纸质记录的原始资料中已有不少字迹模糊或破损，一些历史性的档案亟待抢救。传统单一的纸质资料保存方式，即不便于大规模信息自动查询检索，信息资源快速传递和共享受到限制，更谈不上信息的更新和维护，利用现代电子信息技术对房屋档案进行管理已经迫在眉睫。

3.2 基于现阶段电子档案尚不具备法律凭证作用，房产交易所目前采用纸质载体档案与电子档案同步归档的方式进行管理。在保证纸质档案安全完整的基础上，探索出一套电子档案与低质要件同步归档、著录的方法，即根据档案利用的具体要求，将传统纸质文档和图纸，按照统一的标准，可通过手工录入、扫描、压缩、图像优化等多种数字技术加工成电子化的信息数据，然后存入备份服务器、刻录成光盘或大容量硬盘中形成“数字档案”，并可随时提供准确高速的存取服务，从而实现电子档案与低质档案同步归档、同步著录、即时整理、即时利用。

3.3 为了保证数据库的安全与完整，所中心机房不仅安装了防火墙和防病毒软件，实时监控网络黑客和病毒的入侵外，并自行开发了交易所房产档案管理系统。根据不同岗位、不同业务需求，将系统细分成交易登记、财务收费、打印房契、档案管理、数据检索、综合统计、交易报表、查封信息、收发文登记等几个大的业务模块，一方面分别为各个业务子模块设置了严格的权限管理，不让权限之外的工作人员及外来人员修改信息记录;另一方面开发、运行专门的备份控制程序，每天定时从主服务器向备份服务器传送当天的业务数据，保证有足够的补救措施有备无患。