电子信息化对事业单位档案管理的重要性思考

杨进鹏

摘 要： 传统事业单位档案记录的形式为纸质形式。但是受限于信息载体的难以复制性，导致这些珍贵的档案往往不能发挥出应有的价值。其次，手工化的档案记录是费时费力的，在档案信息的准确度上，效率上，都有进一步提升的空间。而在事业单位引入档案电子信息化管理模式后，则能很好的解决上述问题。基于此，本文将重点研讨在新时代下，实现档案电子信息化管理的几点途径，希望能为档案管理工作的开展有所裨益。

关键词： 电子信息化;事业单位;档案管理

【中图分类号】G270 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）03-0297-01

随着社会的不断发展进步，人们对档案信息的需求量也在与日俱增，如果仍然沿用传统的人工，纸质管理工作模式，将难以适应时代的发展需求。因此，档案信息数字化的使用，已是事业单位转型的必然之路，对于单位的发展的重要性不言而喻。

1 推动事业单位档案电子信息化管理的重要性

事业单位档案电子信息化管理工作的开展，能够促进内部间档案共享程度的增加，导致档案管理工作的实际职能发生了变化。由以往的档案管理与利用职能，逐渐走向了借助档案数据实现为人民服务的目的。电子化档案的分类方法众多，借助不同的档案调取需求，能够满足社会的各类需要，为社会提供高效，便捷，及时的服务，使档案管理工作的效能得到最大程度的发挥。

2 新形势下事业单位实现电子化档案信息管理的几点途径

2.1 将档案管理变为档案服务

人们如今对于档案的需求量越来越高，要求便捷性与可利用性兼具，在当今的时代背景下，事业单位一定要结合自身的发展实际，将档案管理变为档案服务，重点突出服务这一职能的体现，使得档案管理工作的开展更加高效。建立起新的档案管理理念，以信息化的手段为载体，为使用档案的人群提供更加多样的档案类型，方便有需要的人进行数据调取[1]。

2.2 变被动管理为主动管理

随着时代的不断发展，人们对电子档案的青睐越来越高。事业单位要想实现档案管理的高效率，首先应当转变自身的管理理念，按照档案所属类别的不同，主动的开展档案的分类管理工作，为查阅者带来方便，为自身工作的开展提高效率。为了一次性达成人们的查阅需求，档案管理者应当注意延伸服务的开展，使得档案调取工作能够随时随地，更加便捷。

2.3 根据事业单位档案管理类型的不同，创建针对性的档案管理制度

数字化档案管理工作的开展，涉及到的工作环节较为繁琐，而一旦任意环节出现了档案录入差错，都影响最终档案的真实性。因此，对事业单位的档案管理者而言，需要根据单位自身性质的不同，对档案工作中的各个环节予以细化，明确个人的工作职责，使得档案管理工作的开展有序进行。创新性的档案管理制度的建立，需要在日常的工作中不断总结经验，建议管理者运用PDCA管理模式，来对工作中存在问题的环节，结合日常工作经验，将问题逐一的解决，能够有效的减少后续工作中出现同样问题的几率，使得档案管理工作可以更快更好的开展[2]。

2.4 重视事业单位数据库的研发工作，提升电子档案信息处理的能力

在建立数据库的过程中，要保证电子档案的可查询方式是多样的。能满足用户图文声像、全文、目录一体化检索的目的，并能够执行用户对特定查询结果打印、转存、排序、显示等功能。

为了保证电子化档案管理的数据传输安全，需要设置相应的执行权限。同时对计算机系统、软硬件的安全，都要做到同步的防护。

2.5 以教育培训为抓手，提升档案管理队伍人员的综合素质

新形势下，事业单位档案管理人员正面临着多方面的要求。主要可分为以下三大要求;

（1）综合素质的完善。档案管理工作涉及到文化、经济、政治等多学科的知识，只有管理人员头脑中有足够完整的知识体系，才能做好各类档案的收集、检定、管理、录入、调取等工作。因此，对于事业单位来说，应当积极做好档案管理人员的继续教育工作，以将档案管理人才培养成多学科人才为导向，采用定期业务考核、学历提升、综合业务培训等活动的开展，使得档案管理人员自身既具备专业知识，又具备相关学科知识，使得档案管理工作的开展能够更加科学[3]。

（2）法律知识的完善。新时期的档案管理者不仅仅要有专业的理论知识，也要具备一定的法律专业知識，档案管理工作的内容不仅仅是管理档案这么简单，如果缺少一定的法律知识，将会对档案的合理使用，调取上带来困难。

（3）专业知识的补充。档案管理知识的更新换代的速度是很快的，为了不影响档案管理工作的效率及质量，需要档案管理者能够及时更新头脑中的知识，用最新的知识为档案管理工作的开展起到一定的促进作用[4]。

结束语：事业单位档案管理工作的开展，对事业单位的发展至关重要，不仅能够影响到内部人员考核工作的进行，也直接关系到领导者的决策是否合理。计算机和网络技术的应用，可以提高档案信息的时效性与完整性，而借助计算机技术开展档案管理工作，则能很好的解决上述问题。因此，则要求新时代下的档案人员能够立足岗位，不断更新已有的知识，努力提高自身素质，以适应档案工作发展的需求。

参考文献

[1] 侯然然.强化事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].黑龙江科学，2017，005（007）：196.

[2] 李在江.浅谈对事业单位人事档案信息化管理的思考与对策[J].经济期刊，2016.

[3] 云庭.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].卷宗，2019，009（006）：116.

[4] 满静.对事业单位电子档案管理的思考[J].珠江水运，2018，000（006）：69-70.