博物馆展览工作形成档案的收集与管理分析

李静

摘 要： 博物馆每年都会根据自身的规模大小、自然条件、馆藏文物，花费大量的人力、物力、财力举办各种展览。有一个问题不容忽视，那就是展览成功之时，往往是展览资料流失之时。在举办展览过程中会产生很多的文字、图表、声像等资料。有的资料因为没有及时收集整理，在中途已经丢失。有的资料分散在各个部门，没有集中保管，处于失管状态。如何将展览陈列实践中宝贵的第一手资料在第一时间保留下来，进行有效归档管理，建立健全展览档案，是各博物馆面临的一大现实课题。

关键词： 博物馆展览;档案收集;管理;分析

【中图分类号】G206 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）03-0287-01

1 新时期博物馆展览档案管理的必要性

当下，越来越多的民众选择到博物馆休闲娱乐，学习体验，极大的推动了文化产业类型的消费。从博物馆展览的功能分析，展览正好可以满足这种迅速增长的文化精神需求;同时作为观众了解历史、文物的重要载体，在内容方面展览从前期筹备到展出到后期成果，既包含了展品信息、展陈设计、宣传活动、参观人数、观众调查、展览衍生品等方面，也为展览档案的管理工作提出了一些改革要求;因此从实际需求方面观察，在现阶段的博物馆展览档案管理方面，应该建立一套完整的展览档案方案，一是为了促进博物馆档案的整体发展，二是奠定了今后博物馆档案社会化服务的基础。比如在档案整体发展方面，就可以借助信息采集、数据积累与分析，不断完善展览档案信息，提高展览档案管理效率与利用率;而在社会公共服务的层面，可以利用这种展览档案管理更为多样、清晰的为社会民众日益增强的了解意愿、学习欲求、休闲娱乐等提供有内容、有数据支持的多元服务等。

2 博物馆陈列展览档案分类与管理工作的作用

博物馆陈列展览档案主要包括博物馆在举办陈列展览活动中所产生的相关的书面资料、影像记录、音频资料等，涉及范围广，种类繁多，相较于其他的档案资料缺乏內在的联系性与规律性。基于此，博物馆陈列展览档案的分类与管理工作就显得尤为重要，它可以帮助建立系统化、规范化的博物馆陈列与展览档案信息库，将不同的陈列展览档案进行联系，为日后相关活动的开展提供必要的信息支撑，为相关问题的解决提供数据支持。

3 常设固定陈列的展览档案

3.1 内容设计阶段的展览档案

在展览策划前期，主要档案资料包括展陈策划书、可行性方案、展览内容大纲及相关讨论记录、专家论证会纪要、上报审批文件等等。其中，牵涉到内容大纲的资料最多，也最为复杂。在内容设计阶段，展览大纲的完善是一个不断充实和修订的过程，一个基本陈列的内容大纲从起草到最后定稿，往往要经历十几稿甚至二十几稿之多的修改，每一版的内容大纲都应标注修改时间并及时存档，这对回溯策展过程，厘清展览内容线索有着相当重要的意义。在展览内容设计阶段，要进行文物展品的甄选，展品清单也会随着展陈大纲的修改而不断调整，相应产生的文物清单同样应标明日期并作为该版内容大纲的附件随之存档。

3.2 形式设计阶段的展览档案

基本陈列及专题陈列由于其长期固定的性质，对形式设计的要求普遍较高，在经费较充裕的条件下，往往会延请专业设计公司负责这一项工作。根据相关法律法规的规定，形式设计公司和展陈施工单位的确定必须经过严格的招标程序，在这个不短的时间段内产生的文件种类繁多，数量巨大，包括公开招标文件、参加竞标的各设计公司提供的展厅设计效果图、招标会专家论证纪要，以及展陈各项目经费财务文件等等，这些都是大型展览项目中不可或缺的重要档案。在形式设计阶段，设计公司与博物馆展陈人员将围绕内容大纲不断充实、完善形式设计方案。

3.3 展陈施工阶段的档案

博物馆展陈工程不同于普通的房屋装修施工，涉及范围广，技术要求高。这一阶段应及时留存的档案文件包括各类施工图、施工进度表、各种进场材料的合格证或质保书、施工监理报告、安防及消防系统验收报告、展览项目验收报告等等。施工阶段的文件专业性强，法律意义尤其重大，博物馆展览团队应安排专人与施工方、监理方进行对接，妥善保存相关文件或副本。

3.4 布展阶段的档案

在设计和施工进行到一定程度的时候，策展团队要确定最终的布展方案。布展方案需条理明晰，详细具体，有较强的可操作性和指导意义，内容包括计划日程表、布展人员各自的具体职责、现场安保方案等等。进入布展阶段后，所有参与人员各司其职，严格按照布展方案执行自己的工作，在文物出库、现场点交、展品进柜、灯光调试等一系列进程中，应安排专人全程拍摄现场工作照及视频资料，以影像的形式真实记录布展过程。布展工作照和布展方案同样是布展阶段档案中不可或缺的重要部分。在布展全部结束后，应尽快拍摄展厅现场效果照片，此时展厅尚未对观众开放，可以获取比较整洁的画面和全面的角度，拍摄的同时兼顾艺术性和纪实性。

4 结语

综上所述，博物馆展览档案的收集、管理和完善需要展陈人员的共同努力，健全展览档案第一重要的是形成自觉意识，在展览项目进行过程中，要养成随时将相关资料归档的习惯。一个展览完成后，策展负责人应及时撰写展览总结报告，尽快整理出该项目的展览档案，做到分门别类，条理清晰，检索便捷。丰富而全面的展览档案是博物馆展陈工作的真实记录，也是展览陈列研究的宝贵资料。随着中国博物馆事业的繁荣，在策划举办优秀展览的同时，也应更重视展览档案的收集和管理。期待在不久的将来，博物馆展览档案工作能以藏品档案管理为榜样，早日走上制度化、规范化的道路。