职业院校信息中心建设和信息化项目推广探讨

陈超

【摘 要】本文以柳州市第二职业技术学校为例，分析信息中心建设和推广信息化项目中缺乏建设经验和有项目支付压力、对信息化新技术的适应性差异大及推广有难度等问题，认为在学校信息化建设中，要保证信息中心部门人员稳定和熟悉学校流程制度，以“全程干预、换位思考、用户至上”态度开展项目建设和推广，信息中心必须内测系统和抓住推广时机，要求实施方在项目关键期驻校办公并确定相关实施方案，信息中心要根据模块性质开展灵活且有效的培训。

【关键词】职业院校 信息中心 信息化项目 建设 推广

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2020）42-0088-03

2018 年，教育部印发《教育信息化 2.0 行动计划》，指出通过实施教育信息化 2.0 行动计划，到 2022 年基本实现“三全两高一大”的发展目标，即教学应用覆盖全体教师、学习应用覆盖全体适龄学生、数字校园建设覆盖全体学校，信息化应用水平和师生信息素养普遍提高，建成“互联网+教育”大平台，推动从教育专用资源向教育大资源转变、从提升师生信息技术应用能力向全面提升其信息素养转变、从融合应用向创新发展转变，努力构建“互联网+”条件下的人才培养新模式，发展基于互联网的教育服务新模式，探索信息时代教育治理新模式。

2019 年 2 月，中共中央、国务院印发《中国教育现代化2035》《加快推进教育现代化实施方案（2018—2022 年）》，主题是加快推进教育现代化，建设教育强国。这是中国特色社会主义进入新时代，党中央、国务院做出的重大战略部署，是贯彻落实党的十九大精神和全国教育大会精神、加快教育现代化的重要举措。这些文件的出台对学校提出了更高的要求，学校在 2035 年要建成以数字校园为基础的智能化校园。《教育部办公厅关于建立职业院校教学工作诊断与改进制度的通知》《教育部关于做好中等职业学校教学诊断与改进工作的通知》《广西壮族自治区中等职业学校教学诊断与改进工作实施方案》等重要政策文件也明确了学校教学诊改活动以及诊改信息化建设势在必行，为诊改信息化平台提供高质量的数据源工作刻不容缓。

“十三五”期间，很多职业院校根据《职业院校数字校园建设规范》进行了不同规模的教学信息化建设，推动职业院校信息化建设走上规范化、科学化轨道;积极总结和借鉴国内外先进经验，坚持应用驱动，把技术先进性与学校教学和管理实际需求紧密结合，突出职业教育特色，形成共建共享机制，将数字校园建设作为推动职业教育信息化工作的重要抓手，加强互联互通，解决“信息孤岛”问题，有效提升信息使用效率与效益。本文以柳州市第二职业技术学校信息化建设为例，分享信息中心高效建设和推广信息化建设项目的经验。

一、信息中心建设和推广信息化项目时面临的压力与挑战

（一）缺乏建设经验和有项目支付压力

近年来，教育信息化技术更新和发展快速，如数字化交互式在线课堂技术、教学诊改平台技术、学生行为捕捉和分析技术、分布式桌面云技术等。一方面，由于信息化建设项目有创新性和新颖性，许多职业院校缺少项目实施经验借鉴和学习，大部分职业院校都是以尝试和摸索的形式开展建设，使得相关职业院校的信息化项目建设存在道路曲折、实际成果与预期成果不符等现象。另一方面，大部分职业院校都是省属或市属性质，信息化项目建设资金来源多为自治区级或市级财政拨款。为督促相关学校有效利用建设资金高效实施信息化项目建设，自治区级或市级教育管理部门往往会限定相关学校项目的建设周期和项目付款期限，无特殊情况，要求项目在立项当年完成建设和验收付款。这使得有信息化建设项目任务，特别是进行定制化信息化建设项目的职业院校存在建设周期超时和项目验收付款超时的风险，相关学校为了解决以上问题也顶着很大的压力。

（二）各校对信息化新技术的适应性差异大，推广有难度

各职业院校由于教师的年龄和学科结构不同，以及学校领导和行政层对信息化的认知度与重视度不同，导致每个学校对信息化新技术的适应性差异大。特别是许多学校年纪大、非计算机专业的教师信息化新技术学习能力不强，有一些部门甚至不愿意改变落后低效的人工统计操作模式，不愿尝试新技术。以上情况使得信息中心建设和推广信息化项目阻力很大。

二、信息中心高效建设和信息化项目推广措施

（一）保证信息中心部门人员稳定和熟悉学校流程制度

评判一个业务系统有效性是看该系统后台的流程引擎是不是与用户真实业务流程相吻合，只有有效的系统，才能帮助用户使用系统技术代替低效的人工操作。并且信息化项目某些建设和推广阶段工作是可多线程并行开展的。为高效建设和推广信息化项目，信息中心应该要求全体部门人员努力熟悉学校流程制度，并鼓勵部门人员积极参与班主任和教学工作，通过实践熟悉学校各项工作的流程制度，特别是教务管理线、学生工作线、行政业务办理线工作的流程制度。同时，学校应确保信息中心人员稳定，确保培养的部门人员不流失，保障足够的有能力的人手开展项目建设和推进工作。有了以上保障，信息中心就能在限定的时间内多线程开展相关工作，正确地引导需求方提出需求，正确地理解用户提出的改进建议，从而及时有效地组织实施方升级完善系统，精准地评定测试结果，有针对性地开展推广培训。反之，如果信息中心人员不熟悉流程制度，就会引发以下问题：无法评判需求方提出需求是否正确和完整，无法评判交付的系统功能是不是达标，不理解或理解错误用户提出的修改建议，无法有针对性地开展培训工作，最终导致建设方向错误和用户排斥使用的负面结果。

（二）以“全程干预、换位思考、用户至上”态度开展项目建设和推广

职业院校的工作有很强的关联性，学校在提需求时，务必重视理顺每个模块承上启下的关联关系。信息中心必须明确“用户至上”，因为项目成果的服务对象就是学校需求部门和老师等用户。许多学校为了适应发展，新增部门，行政人员更新流动的人事变动频繁，导致包括部门主任在内的许多行政部门人员没能经历完分管业务的工作线周期，就被人事调离，使得他们很不熟悉现分管业务的流程制度，难以提出精准完整的信息化需求，难以对项目成果进行客观正确的评定。以上问题短时间内无法消除，信息中心在时间紧迫的压力下，为了抵消上述问题带来的负面影响，应以“全程干预、换位思考，用户至上”的态度，以为用户提供舒适的操作体验为目的，利用自己对流程制度的理解和工作经验，开展相关的项目建设推广工作。

例如，柳州市第二职业技术学校教务部门干事很多是新入职和纯行政的老师，他们没有教学和班主任工作经验，在建设教务系统成绩管理模块时，在需求调研阶段，教务的干事提的需求很粗泛：可以登分和对成绩统计分析，无法提出更进一步的功能细节需求说明，这一情况使实施方很迷茫，无从继续推进。信息中心发现该情况后，果断从提需求环节进行干预和引导。一是信息中心人员站在计算机专业角度，利用教学经验，换位思考站在科任老师、班主任、成绩管理员的需求角度，引导教务部门确定完整的流程和功能细节需求，如学籍表、排课系统数据同步至电子成绩单，确保电子成绩单中显示的学生名单和顺序与学籍表一致，确保课程信息和教学计划及排课情况一致，提供成绩模板导出和模板批量导入功能，减少用户录入难度。二是新增批量修改补考成绩功能。实现智能生成单科段考期考成绩分析表、单科成绩总表、单科补考表，并且这些表格版式和原有表格版式相似，让老师保持视觉习惯，无须重新适应。同时，将成绩管理模块关联班主任管理模块，关联成绩表，生成班级成绩总表、班级排名表、学生德育量化表，还关联至班主任和科任老师绩效管理模块，以上表格均提供下载和默认 A4 纸张打印功能。三是新增学生成绩推送和成绩未按时录入黑名单及预警功能。学校站在用户操作体验的角度，引导教务部门提出交互界面样式、弹窗选项参数、系统运行流程、生成表样式、统计反馈形式、教学诊改等方面的功能细节需求。最终信息中心引导教务部门在半天内向实施方确定了需求，实施方在之后的两周内完成成绩模块的建设完善工作。由于功能考虑周全、符合真实流程，建设成果真正为师生工作减负，该项工作得到广大师生的好评和认可。

（三）信息中心必须内测系统和抓住推广时机

实施方研发系统时，会出现技术人员需求理解有误差和技术有偏差的情况，导致交付系统的功能和实际需求存在差异，使得很多交付系统必须经历几次测试修改后才能正式服役。为此，学校采用信息中心主导和邀请需求部门关键人员参与的形式，进行系统内测和提出改进建议工作，待系统被修改至完善后，再开展后续的推广和培训工作。因为站在部门职责层面看，全校师生会认为负责系统建设和推广的职能部门是信息中心，如信息中心不做或没做好系统内测工作，不去主动发现和解决系统缺陷或问题，贸然直接交付至用户使用或直接开展大范围的培训推广，就会使这些问题逐渐暴露展现至用户。例如系统功能不全、功能失灵、操作体验差等问题，使用户对信息中心工作效果和系统效果产生不满。此外，一个新系统在投入使用后出现功能或操作方面的重大缺陷，被迫修改三次以上仍没解决问题的，用户就会认定该系统不合格，抵制参培和使用，这一结果会使得所有问题的矛头指向信息中心，大家会对信息中心工作不认可，不仅打击信息中心部门人员的工作积极性，也使得项目难以推进。

同时，建议信息中心识别和抓住教学和学生学习的生命周期的关键点，引导实施方和相关部门推广及应用相关系统模块，不仅满足用户的紧急需求，还能在真实业务中测试模块功能稳定性。例如，招生季前半个学期推广迎新和学籍收集模块，开学前一个月推广排课、教材管理、一卡通运用模块，考试前半个月推广成绩录入和分析模块，学生离校前两个月推广顶岗实习管理模块等。

（四）要求实施方在项目关键期驻校办公并确定相关实施方案

学校信息化项目工程的关键期指建设关键模块和明确关键流程的时期。这些问题涉及的工程量大或逻辑复杂，实施方需与校方明确后，才可以继续推进。遇到这些关键期时，建议信息中心要求实施方驻校办公，不用网络视频和电话这类远程间接的沟通方式，直接使用面对面沟通的方式，校方和实施方对达成共识的活动过程进行纸质记录并双方签字确认，同时进行照片或视频的记录，将此作为项目实施档案的一部分，如将来出现纠纷，这些材料也可以作为佐证。另外，在实际实施过程中，会出现许多无法遇见的突发问题，例如新增需求、修改需求和修改流程等。这些问题会使项目实际实施进度和内容较原计划出现很大的时间与内容偏差，信息中心这时可以引导实施方制定关键期阶段的实施方案，在方案中明确具体的工作内容和施工时间段，督促实施方根据方案按时解决问题。

（五）信息中心根据模块性质开展灵活且有效的培训

职业院校的很多教师会同时承担教学、班级管理、竞赛培训等工作，工作繁忙，空闲时间少，建议信息中心在开展新系统培训推广工作时，根据模块功能和性质，有针对性和抓范围地开展培训推广活动。例如，面向教务部门培训教务管理模块操作，面向学生工作处培训学生管理、学籍管理模块等操作，只有大众模块才面向全校老師开展操作培训，如成绩录入、班级管理、教师档案录入、OA 审批、办事大厅流程、课表查询等。培训形式方面，建议简单操作培训以共享教程+微信答疑群的形式开展，关键和复杂操作建议以组织用户到机房先学习后上机实践的形式开展。以上建议能够节省老师的时间，丰富培训形式，能满足不同学习能力的老师持续学习，使培训工作人性化和辐射面最大，使用户认可信息中心的贴心服务和付出，提升信息中心的满意度，使师生们将来继续积极支持信息中心的相关工作。

【参考文献】

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[5]李雅琴.CIO：高校信息化建设亟待管理机制创新[J].现代教育科学，2010（3）.

【基金项目】2019年度广西职业教育教学改革研究项目“利用教学诊改信息化技术提升教学质量的研究与实践—— 以柳州市第二职业技术学校为例”（GXZZJG2019B185）。

【作者简介】陈 超（1981— ），男，广西柳州人，硕士，柳州市第二职业技术学校高级讲师。

（责编 刘 影）