数字化环境下的医院综合档案管理

卢永平

【摘要】医院综合档案包括理疗档案、技术档案、历史资料等多方面内容，随着医院发展规模的扩张，综合档案体量不断扩充。本文探讨面向数字化环境的医院综合档案管理，分析医院综合档案管理的特征，并给出医院综合档案管理数字化建设的推进措施。构建适应数字化环境及综合档案管理特点的档案管理方案，合理开发医院信息资源，为其发展决策提供理论基础。

【关键词】数字化;医院;综合档案管理

信息技术、网络技术与医院传统管理方式、手段的融合已成为医院转型发展的主要任务之一。在信息时代，综合档案管理工作的重要性逐渐提升，数字化档案管理方式的出现使得原本的综合档案管理效率显著提升，同时也是实现综合档案资源化的前提。医院综合档案数字化管理实践刚刚起步，在应用数字化手段时还存在一定问题，需要对相关经验进行总结。

一、医院综合档案管理特征

医院综合档案涵盖医疗、财务、人资、行政、科技等多個方面，档案类别丰富、内容复杂，导致医院综合档案管理带有一定的独特性。1.载体性特征。医院传统档案以纸质文件为主，可供直接翻阅和查看。在数字化环境中，综合档案的存在形式及格式更加丰富，系统数据库、云空间、移动存储设备等均可能成为档案信息的存储载体。2.时效性特征。在数字化环境中，依托于网络的灵活性和高速性，相关人员可随时随地进行档案信息的查询、调取和管理。一系列与综合档案相关的操作均可在极短的时间内完成，档案信息的时效性大大增强。

3.共享性特征。数字化档案管理打破了传统档案的空间限制，通过数字化平台即可完成档案传输与共享，对原始档案进行充分保护。

二、面向数字化环境的医院综合档案管理

（一）开发数字化资源，构建档案数据库。医院发展数字化综合档案管理方式时，最首要的任务就是将原本以纸质、实物形式存在的综合档案转化为数字形式，开发医院综合档案数字化资源，并设置专门的数据库，将综合档案信息分类、分级存储到数据库当中。1.档案分类。结合目前医院综合档案分类情况，为各类档案设置专门的数据库，应包括医疗设备数据库、人力资源数据库、会计信息数据库、科技档案数据库等。以医疗设备档案数据库为例。医疗设备是医院的主要资产构成，相关人员需要将各类医疗设备的名称、型号、用途、采购信息、维保信息、折旧处理、报废处理等信息录入到相应的数据库当中，使管理人员能够对医院固定资产的保有情况有清晰、直观的了解，辅助医疗资源优化配置工作的开展。医院的科技档案通常具备较高的科研价值和经济价值，因此在对其进行数字化管理时，必须确保录入信息严谨、准确。医院各项科研活动的申报及审批资料、过程记录、科研成果信息等均要全面、准确纳入数字化档案管理平台当中，并提高科研档案的访问权限。2.目录构建。医院综合档案类别丰富、内容体系庞大，在开发数字化资源时，可利用著录标引，提取各档案资料的档案号、分类号、名称、建设时间、关键词等信息，构成数据库目录，以便之后通过数字化管理平台进行具体档案信息的查询和调取，为档案资源利用提供方便。3.检索优化。除依照综合档案的类别对其分类存储外，为确保后期档案管理及应用活动的高效开展，建议设置分级的档案检索系统。按照综合档案的重要程度，将其划分为院级档案、全宗级、案卷级和文件级四个等级，以便在最短的时间内定位到所需档案，并对不同级别的档案设置不同的访问权限。医院综合档案数字化资源开发不可能一蹴而就，在发展过程中，可优先将那些实用价值、储存价值及资源开发价值较高的档案进行数字化处理，循序渐进完成全部综合档案的数字化转换。

（二）加强网络环境监管，确保信息安全。医院综合档案内容涉及医院发展运营的方方面面，是非常重要的内部资料。数字化综合档案管理虽然给医院档案管理带来更高效的工作方式，并实现档案资源开发利用，同时也将来自网络环境的一些风险带入档案管理工作当中。就目前医院档案管理数字化建设工作进展看，信息风险管理也要明显滞后于档案数字化建设。为此，要求在实现档案管理数字化的同时，加强网络环境监管，充分维护医院综合档案信息安全，杜绝信息泄露、盗取等问题的发生。第一，确保数字化档案管理网络系统安全。数字化档案管理应依托于医院内部网络环境，将内网与外网隔离，并通过数据加密、访问权限限制等，确保综合档案信息安全。档案管理人员需定期检对网络环境及计算机系统进行安全检查。例如，定期更新杀毒软件，安装高性能的防火墙，避免计算机系统受到外界风险的干扰。第二，做好档案信息备份工作。除数字化档案管理系统自带的备份功能外，档案管理人员应对综合档案信息进行异地备份，选用性能优良的备份磁盘，并定期检查磁盘中备份信息的完整性。第三，对于重要档案，应将其原件同步保存，确保两种档案形式中的内容相一致。除外部风险防范外，内部信息安全也是数字化综合档案管理的重点。在将原始档案转化为数字档案的过程中，要确保数据、信息输入的准确性。例如，在完成某一部分档案录入工作后，交换人员岗位进行核对，及时发现人员失误问题并进行纠正。档案扫描的过程中，要求逐项、逐页进行，避免出现遗漏或扫描不清晰的问题。目前不少医院在日常管理过程中均已融入信息化管理方式，例如财务管理、人力资源管理等均依托专门的信息化平台。构建数字化综合档案管理平台时，要注意各平台之间的互通互联。从现有的信息化系统中提取综合档案信息，在根源上避免人工操作带来的失误问题。在数字化管理过程中，结合人员岗位工作内容设置档案管理操作权限，禁止其他部门人员在未经批准的情况下进行档案查询、下载等操作。

（三）完善档案管理规范，提高管理成效。数字化档案管理工作与医院其他管理工作相同，需要在合理、完善工作规程的引导下，才能确保各项细节工作规范开展。因此医院应结合自身发展情况及综合档案管理需求，打造适应本单位的数字化档案管理规范。规范中必须对数字化档案管理的各项流程、要求、管理内容等进行明确，并对管理人员的职责和任务进行合理划分。确保每一项档案管理操作都能在规范中找到相应的理论支撑，对管理人员的个人行为进行约束。管理规范的编制和完善应交由医院级领导、档案管理部门领导、管理人员代表及技术人员等共同进行，确保规范中各项要求符合医院综合档案管理的实际情况，且具备较高的可执行性。例如，对档案信息的录入、分类、存储等技术要求作出明确规定;规范设置档案管理及相关操作权限，其他部门人员在查询、调用档案之前，需向相关部门及领导提交申请，经批准后方可开展相应操作。档案管理规范随着医院综合档案管理数字化建设进程的深入，不可避免会表现出一定的滞后性，因此要求对管理规范进行动态化完善。结合当前数字化综合档案管理工作发展现状，分析之前一段时间内管理规范在实施过程中产生问题和阻碍，加以修正或更新，始终保证管理规范与数字化综合档案管理实践相互匹配。数字化综合档案管理的高效开展依托于准确、全面的原始信息，为此综合档案管理工作应得到医院其他部门的积极配合。在提交原始档案的过程中，规范档案格式并保证其中信息准确、清晰，为档案数字化管理提供便利。

三、结论

本文对数字化环境下医院综合档案管理优化措施进行分析，建议相关单位从开发数字化资源，构建档案数据库;加强网络环境监管，确保信息安全;完善档案管理规范，提高管理成效等角度出发，打造科学、适用的数字化综合档案管理发展方案。不断提高医院数字化档案管理能力，充分利用档案资源。

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