事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

黄士强

摘 要：随着信息化社会的发展，我国的事业单位档案管理工作也迎来了改革浪潮。在事业单位中，档案管理涉及到的相关内容比较繁琐，内容也比较广泛，利用档案信息对事业单位可以制定工作规划，但是在事业单位实际的事业单位档案管理工作中存有一些问题，其的存在影响着事业单位的良好发展。本文重点对事业单位档案管理工作中存有的问题进行深入的分析研究，究其根源，并展开积极的探讨制定有效的解决措施，改善档案管理中存有的问题，促进事业单位良好的发展。

关键词：事业单位;档案管理;问题;解决措施

档案是事业单位在长期运行和发展中产生的宝贵资源，其记录了单位的发展历程、人才情况、经济活动以及工作成果，对促进单位的稳定以及可持续发展具有现实意义。但是当前，事业单位在开展档案管理中依然存在一些问题，管理效率和质量较低，对单位发展形成制约和阻碍。在新形势下，事业单位需要认识到档案资源的作用和价值，采取有效措施进行优化和改进，为单位发展注入活力。

一、事业单位档案管理中存在的几点问题

（一）管理制度不完善

当前，事业单位在开展档案管理中，没有形成完善而系统的制度，虽然一些单位制定了相关制度，但是流于形式、浮于表面，沒有将制度贯彻到实际工作中。首先，对于档案管理流程 缺乏制度指导，对档案收集和归档质量带来负面影响;其次，对管理人员缺乏制度约束，导致其以敷衍了事的态度对待工作，缺乏工作热情和主动性，档案管理效率低下;最后，档案保管制度不完善，档案保管较为随意，尤其对于电子档案，没有进行科学保管，为其安全利用埋下隐患。

（二）管理硬件设施陈旧

随着我国信息技术和互联网技术的蓬勃发展，其已经在诸多行业和领域实现了广泛应用，并且取得显著的应用效果。但是当前，事业单位在开展档案管理中，没有给予信息技术以高度重视，硬件设施投入较少，导致档案管理信息化程度较低，阻碍了档案管理水平的提升。

（三）管理人员素质不足

在知识经济时代下，人才是推动事业单位稳定发展的动力支撑，但是当前，档案管理方面的人才严重匮乏，现有的管理人员无论从专业能力、知识素质以及职业素养等方面都难以满足岗位要求，事业单位也没有定期组织人员培训，为各项管理工作的高质量开展带来影响。

（四）档案利用率不高

事业单位的职能是为公众提供服务，档案管理具有较强的社会性和公益性属性，但是当前，事业单位主要采用封闭式管理模式，档案管理以保管为主、利用为辅，甚至一些档案资源不对公众开放，使用者想要查阅档案需要亲自到档案室查阅，档案的作用和价值无法完全体现。

二、优化事业单位档案管理的的相关对策分析

（一）建立以及完善管理制度

制度是保证各项管理工作有序开展的基础和前提，事业单位需要结合档案管理的特点，制定以及完善相关管理制度，在规范管理程序的同时，约束管理人员的行为，进而提升档案管理水平。首先，针对管理流程制定档案收集、档案整理以及资源归档等制度，要求管理人员在制度的要求下执行各项操作，严禁出现违规行为，进而确保档案资源的质量;其次，针对管理人员制定科学的工作制度、奖惩制度以及晋升制度，将管理人员的职称晋升和工资绩效与工作业绩挂钩，进而调动管理人员参与工作的热情和积极性;最后，事业单位要结合国家要求和行业规定制定科学的档案保管制度，优化纸质档案室的环境条件，做好防潮、防火以及防盗工作，针对电子档案要制定安全防护制度，保证电子档案的完整性和安全性。

（二）加大硬件资源投入

在信息化时代下，信息技术和互联网技术已经在档案管理中获得广泛而深入的应用，而想要促进档案管理信息化进程，需要加大硬件资源投入，为各项管理工作的有序开展提供硬件支撑。首先，单位领导需要给予档案管理以高度重视，并且将其作为日常管理的关键组成部分，加大资源和资金投入;其次，要结合管理工作的特点，秉承“经济合理、需要优先”的原则购置相关硬件设施，例如购置信息化管理必需的计算机、打印机、复印机、扫描仪等设备，提升信息化设备的利用效率;最后，定期更换以及维护相关硬件设施，保证其处于正常工作状态下，促使各项管理工作的有序进行。

（三）提升管理人员综合素质

管理人员作为开展档案管理的主体，其综合素质和专业能力与管理质量具有密切关系，因此，事业单位需要通过各种有效途径提升管理人员的综合素质，保证其符合岗位要求。首先，事业单位要加大人才引进力度，通过公开招聘的方式从社会和高校中吸纳档案管理方面的人才，并且提升岗位工薪待遇，吸引人才加入，保证招聘的公开性和公平性;其次，定期组织现有管理人员开展专业化技能培训，培训要涉及管理技术、专业知识、职业素养等方面，通过培训提升人员的能力和素质;最后，构建档案管理经验交流平台，定期派管理人员到先进单位中学习交流，将先进的经验带回到本单位中。

（四）提升档案利用效率

档案资源是事业单位在长期运行中形成的重要历史记录，其具有较强的借鉴价值和参考意义，因此，事业单位需要改变以往“重视保管、忽视使用”的思想惯性，提升档案利用效率，充分发挥其价值和作用。首先，注重档案资源的收集和整理，不断充实以及完善档案内容，加强价值开发和利用;其次，将纸质档案文件转变为电子档案文件，构建档案资源检索信息化平台，便于使用者突破空间和时间的制约，快速获取想要的档案资源;最后，体现档案资源的社会性和公益性，将部分档案向公众公开，群众可以利用相关软件获取以及查阅想要的资源，进而提升档案利用效率。

三、结语

总而言之，档案管理作为事业单位日常管理工作的关键组成部分，相关领导需要充分认识到其重要性和价值，并且针对存在的问题采取有效措施进行改进和优化，推动单位的稳定以及可持续发展。

参考文献：

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