基于流程和数据驱动下的高职院校迎新系统设计与实践

夏德玲 束华娜

一、引言

教育信息化发展的趋势必然是改变传统的教育模式、方法，引起教育生态的重构。高职院校经过多年的信息化建设，基本建设了统一信息门户、统一认证平台和共享数据中心三大基础平台，实现了单点登录，部分院校还建设了办公系统（OA）、教务系统（ES）、学工系统（AS）等系统，但是由于各业务系统建设时期有先后，并没有采用统一的数据标准格式，因而存在数据壁垒和信息孤岛。调查研究表明，大多数的高职院校在迎新工作中，教务处、学工处、财务处等职能部门各自负责自己的业务，数据没有连通，经常出现数据不统一或者重复工作的现象。《教育信息化2.0行动计划》明确要求，各级院校要建立“覆盖全国、统一標准、上下联动、资源共享”的教育大数据，打破数据壁垒，最终实现“一数一源”、数据可追溯的目的。因此，如何利用信息技术打通数据壁垒，解决高职院校迎新工作时间紧、业务多、服务要求高等问题，是一项迫切重要的任务。

二、新生报到业务梳理

（一）原有新生报到模式及其存在的问题

高职院校原有新生报到采取线上线下混合模式，虽然有的早就采用线上系统，但基本是各业务系统如教务、财务系统单独采集信息。而且大多数高职院校迎新工作都要提前两三个月的时间来筹备。暑假之前，学校会临时抽调职能处室、二级学院等相关迎新工作人员，部署、安排迎新工作，人工协作完成新生报到工作。这样就存在以下几个问题：

部门协调性差，效率不高。由于新生的整个报到过程需要多个部门配合才能完成，且各部门办公地点远近各异，需要跑很多地方，某一环节没办理完成就不能往下办理，这就导致有些部门门前出现排队现象。比如，每年的财务处，由于财务人员需要逐项核对缴费清单，用时较长，所以新生在这个环节就容易出现排队现象，从而拖后整个报到流程，降低了报到工作效率。而有些部门门前则长时间没人。

迎新数据不统一，数据不准确。在线下线上混合报到过程中，实行线上系统的各业务单位都是单独采集自己所需要的信息，采集内容、数据格式均不一致，这不仅会使形成的原始数据不统一，而且各部门间的内在不连通使各自成为信息孤岛，进而形成数据壁垒。

迎新信息不通畅，学校信息化管理能力弱。传统的线下线上混合模式迎新中，由于各部门迎新都是基于自己部门负责的业务活动，无法了解报到的整个过程，因此就会出现重复性的工作，导致耗费学校大量的人力物力，且整个迎新完后数据不可被追溯，学校信息化管理能力弱。在这种模式下，学校相关部门不能尽快掌握新生报到的具体情况，必须等待人工统计数据完成后。

（二）新生报到活动梳理

为了解决上述问题，笔者借助问卷调查，重新梳理新生报到的所有环节，并整理出新生报到时的主要业务活动如下表1所示。

表1 新生报到业务活动

（三）以线上迎新业务为主体进行流程优化

根据梳理的业务活动，对迎新过程中的部分流程进行优化，并以此为基础找出可解决的方案。

让“数据”跑路，提高各职能部门迎新的工作效率。以共享数据中心为基础， 采用Oracle Data Integrator（ODI）数据集成工具，将教务系统、财务系统、迎新系统全部对接到数据中心，实现迎新数据在各系统及数据中心中快速流转，让新生少跑路，因而提高了各部门的迎新效率。为了让新生通过入学须知提前登陆系统填写个人信息并缴费，选取被褥、军训服装等。因此，学号要提前编好，且卡务中心要提前制卡。

统一数据格式，提高数据准确率。制定全校的信息化数据管理办法。根据迎新部门职责和业务分工，是相应数据的产生部门和权威单一来源部门（如学籍信息唯一数据源是教务系统、财务信息唯一数据源是财务系统），负责本部门数据资源的统筹规划、建设，并按要求向共享数据中心提供权威数据，进行数据全生命周期管理，并对数据质量负责。

畅通迎新信息，提高学校信息化管理水平。高职院校招生部门一旦确定好新生录取名单，学工部门就根据录取名单在学工系统（学籍系统）中编新生学号，编好的新生学号经数据中心到达迎新系统，新生报到时扫二维码的数据被推送到学籍系统（即教务系统），二级学院学籍管理员在学籍系统中注册学籍，注册后的学籍状态数据被推送到数据中心，数据中心再将学籍状态数据推送到迎新系统、财务系统。如果新生在报到之前已经缴纳相关费用，银行在新生报到前将缴费学生的名单传给财务工作人员，财务工作人员在财务系统更新学生缴费状态，新生报到注册学籍后可直接去办理宿舍入住手续。优化后的迎新业务流程如图1所示。

为了达到数据秒级更新，就需要优化数据中心结构，选用合适的数据集成工具。高职院校的数据中心大都采用Oracle数据库，所以选择Oracle Data Integrator（ODI）来作为数据集成。ODI采用web service的机制，能够和SOA（面向服务的体系结构）环境进行交互。而且，它能够检测事件：一个事件触发一个ODI的接口流程，因而能够完成实时的数据集成。

三、迎新平台（含迎新系统）技术路线

（一）总体架构图

高职院校智慧校园的架构采取“4+2”层次化体系结构（4表示4个层，2表示两个总线）。

基础支撑层：是智慧校园的基础，包括运行在校园网上的网络系统、存储、服务器、安全设备、传感设备等；

应用系统层：各个业务系统如财务系统、教务系统、学工系统等；

支撑平台层：包括数据中心、流程事务转换中心、消息控制中心、统一身份认证平台等；

终端展示层：办事大厅、个性化门户等。

两个总线：数据服务总线、应用服务总线如图2所示。

（二）数据共享

要实现迎新数据共享，数据中心就要利用数据集成（Extract—Transform—Load，ETL）工具对从教务、财务、迎新等系统数据进行抽取、转换和加载，然后将处理后的数据再分别共享到其他业务系统。

（三）迎新数据流向

基于此技术架构，整个迎新数据的流向如图3。

（四）基于流程和数据的迎新系统实现-以聊城职业技术学院为例

图1 优化后的迎新业务流程

图2 总体架构图

图3 迎新数据流转图

注：

1.新生报到扫二维码产生的数据

2.学籍注册后数据被推送到数据中心

3.数据中心将学生注册的数据推送到迎新系统、财务系统

4.财务系统接收到数据后，查找新生是否缴费，并将缴费情况推送到数据中心

5.数据中心根据财务推送的数据，将缴费情况推送到迎新系统

6.迎新系统记录缴费情况，新生可登陆迎新系统查看自己缴费情况

7.新生如果在报到前，已经通过微信缴费，缴费数据被推送到财务系统，同时报到扫二维码产生的数据被推送到教务系统中的学籍管理模块

8.财务工作人员在财务系统更新缴费情况并将数据推送到数据中心，同时教务系统中的学籍管理模块将注册后的数据推送到数据中心

9.注册后的数据和缴费情况被推送到迎新系统

10.迎新系统更新学生基本信息，新生登陆迎新系统查看个人报到情况

图4 迎新系统财务缴费截图

（四）基于流程和数据的迎新系统实现-以聊城职业技术学院为例

新生报到当天的前一天，通过银行卡或者微信扫码方式完成缴费（学费、住宿费、书本费、医疗保险费、军训服装费、体检费），报到时现场不进行收费，直接去所在二级学院办理报到手续，并且可通过迎新系统提前选购军训服装号码、被褥等。由于新生报到之前就已经完成缴费，因此新生报到工作效率就非常高。

基于流程和数据的迎新系统包括五大模块：迎新现场、统计查询、迎新现场管理、服务网管理和事务办理。

迎新现场：展示各报到环节名称、已办人数及比例；

统计查询模块：迎新现场的实时数据查询，包括学生基本信息查询、家庭成员信息查询、教育背景信息查询、未报到学生查询、学生采集信息查询、学生缴费信息查询、自选物品查询、环节办理查询、绿色通道办理查询、生源地贷款查询、军训服装查询等；

迎新现场管理：是最重要的一个模块，它包含迎新初始化管理、基础数据管理、流程管理和操作日志，其中在“流程管理”里我们可以对迎新各个环节信息进行维护，迎新现场流程定义、配置等，该模块是实现迎新流程化的基础；

服务网管理：是进行首页配置、新生密码重置、文件下载、数据采集（如站台维护等）等的模块；

事务办理模块：是办理绿色通道、走读申请、专业调整、入伍登记等工作的审核情况等模块。

图4、图5是分别是迎新系统财务缴费及迎新大数据实时展示图，通过这两张图可以详细了解全校的新生报道情况，以及每个学院的实时报到统计情况（如每个时间段报到的新生、学院、专业等）。

图5 聊城职业技术学院2019年迎新实时数据展示

表2 迎新工作流程对比（以聊城职业技术学院迎新為例）

表2是以聊城职业技术学院2018年之前和2019年迎新工作为例，来对比说明新迎新系统的优势。从表2我们可以看出，新迎新系统以流程为抓手，紧紧依托“学校数据中心”，真正让数据跑起来，与2018年迎新相比，2019年迎新时间节约近60%、报到速率提升5倍，师生满意率提升12.2%。新迎新系统高度压缩了迎新办理的时间和空间，实现了迎新服务质量和效率的双“飚”升。

四、总结

数据是人工智能时代下高职院校管理的核心。高职院校要加强信息化标准与规范建设，必须采用统一的数据标准，以流程和数据为抓手，以师生为中心，认真梳理核心业务尤其是跨部门业务。迎新系统的成功实现，是以信息化手段推动学校管理的流程改造与模式创新的典型案例。高职院校要实现信息技术与教学的深度融合，就必须以信息管理部门为主导、校内各职能部门、企业协同合作，形成合作共赢、共同发展、良性循环、健康有序的信息化发展生态圈。

作者单位：聊城职业技术学院

基金项目：2019年度山东省职业教育教学改革研究课题“基于产教融合的高职类计算机类专业实训体系建设研究”，课题编号：2019319；聊城职业技术学院2019年度教学改革研究课题“大数据在职业教育信息化中的应用研究”编号：2019LZYJ45B