峡江水利枢纽工程档案管理信息化建设

(江西省峡江水利枢纽工程管理局，江西 南昌 330000)

1 峡江水利枢纽工程档案概况

江西省峡江水利枢纽工程位于赣江中游江西省峡江县巴邱镇上游峡谷河段，是一座以防洪、发电、航运为主，兼具灌溉、水资源调配等综合效益的大(1)型水利枢纽工程。工程施工总工期为72个月，总投资99.22亿元。工程建设任务主要包括枢纽及库区两大部分，枢纽建设项目包括大坝坝体、发电厂房、泄水闸、船闸、鱼道等，库区建设项目为防护工程和抬田工程。

峡江水利枢纽工程档案管理工作注重规范档案的收集整理、立卷归档、验收移交等。档案收集涉及工程建设全过程相关文件，同时还收集与工程建设相关的照片、录音录像等声像档案。为满足工程档案的系统性要求，保障每类文件材料脉络清晰，峡江水利枢纽工程管理局制定了科学的工程档案分类方法，根据建设各阶段过程中形成的所有文件资料，对工程档案进行分类，分为工程建设前期文件、建设管理文件、施工文件、监理文件、财务管理文件、验收文件和设备资料等。目前峡江水利枢纽工程已归档6000余卷档案，百余卷照片及声像档案，档案数据较庞大，类型较多，建设档案信息化工作有利于档案的集中统一管理。

2 峡江水利枢纽工程档案信息化管理的意义

峡江水利枢纽工程规模大、建设项目多，项目划分施工标41个、设备采购标46个、工程服务标5个，涉及5县(区)，征地移民安置范围大、人数多，库区工程分布广、战线长，还有多个项目委托地方政府实施，整个工程涉及水工建筑、机电、金结、电气、房建、绿化等多种专业类型，档案管理工作量大，档案数量多。实现档案信息化管理具有以下作用：

a.提高立卷效率。档案在归档过程中需要著录目录、编页码、打印封面等，步骤繁琐，实行信息化管理后可在信息化系统中通过提取案卷中的信息简化编目及打印封面等步骤。

b.提高检索效率。由于峡江工程规模大、档案数量多，使用传统的纸质档案检索效率低。实行档案信息化管理，可通过信息化系统检索文件关键字、相关单位信息、时间、工程部位等，精准定位档案所在的卷，甚至是卷内文件。

c.有利于纸质档案的保管。纸质档案若经常借阅翻看，容易损坏，尤其是蓝图，过度见光容易造成褪色。在档案信息化管理中，将纸质文件进行数字化加工，通过信息化系统查阅文件，减少纸质档案的使用率，可降低纸质档案的破损率，提高档案的保管效果。

d.可实现纸质档案、照片档案、声像档案的统一管理。档案信息化管理系统中不仅可存储纸质档案的数字化版本，还可直接存储照片、声像档案，便于档案的统一管理，同时也可增加档案的实用性。

e.便于档案统计、借阅等管理。在档案信息化系统的数据库中，档案统计非常方便快捷，不仅可实现档案总数量统计，还可进行分类统计。通过在线借阅模块，可实现借阅登记、催还、借阅权限设置等功能，档案管理更加规范，降低了档案丢失的概率。

3 峡江水利枢纽工程档案信息化建设

3.1 档案数字化加工

档案实现信息化管理，首先要将纸质档案进行数字化加工。考虑到峡江水利枢纽工程的档案数量较多，若使用普通的扫描仪工作量太大，且普通扫描仪不能扫描A3规格以上的图纸，故峡管局与专业数字化加工公司合作，对所有纸质文件均进行数字化加工，且对破损的文件(尤其是竣工图)进行手动修复校正，保证每份文件清晰可见。一般来说，扫描形成的PDF文件里的文字不能进行检索复制，为了提高档案的利用功效，将已扫描的档案经过OCR识别后再进行PDF封装，形成可以检索复制的双层PDF文件。

3.2 建立档案信息化管理系统

目前市场上有很多档案管理系统，大多数是将文件采集、文件归档、档案检索、档案统计、档案借阅等功能集中于一体，属于档案通用型系统，系统的模板相对固定，灵活性较差，不能针对某行业或某类型档案特别定制。纵观峡江水利枢纽工程档案管理过程，在立卷归档过程中由各参建单位独立完成，由于参建单位数量较多，难以管理，不便在档案系统上分别著录归档，故峡江档案信息化管理系统可在文件采集、在线著录等功能上予以简化，着重于档案数字化后的数据录入、档案分类管理、档案检索利用等功能。

3.2.1 信息化系统档案自定义功能

峡江档案管理系统具有档案信息复杂、系统操作简单、功能多样等特点。峡江水利枢纽工程档案数据挂接的门类较多，包括科技档案、照片档案、声像档案、文书档案等，每种档案立卷方式都不一样，如果对不同门类的不同数据结构分别完成相应的系统管理和开发，则不仅应用系统非常庞大，影响系统的稳定性，还给系统维护造成很大的困难，对档案高效快捷的管理造成一定影响。基于此，开发了一套档案自定义功能系统，对档案门类进行科学分析，从具体的档案门类中抽象出这些门类的共性和特性，从字段定义、属性设置、数据关联、界面定制、菜单组合、权限管理、目录定义以及档号格式定义等诸多方面，全方位定义档案管理要素和管理模式，根据这一档案门类的模板定义可以自行进行相关档案门类的管理和规划，用多种模板来概括这些档案门类，这样不仅可以有效解决系统的高度集成问题，还可以根据实际工作需要，自行定制所需要的任何档案门类，而且为以后新型档案门类的管理以及原有档案的改革提供良好的技术平台。

档案自定义功能主要分为三级设置，具体分级情况见图1。

图1 档案管理信息化系统自定义架构

3.2.2 档案库房管理

在档案使用过程中经常会遇到以下问题：要查找某卷档案，却不知道该卷档案放在档案库房密集架哪个位置。为提高档案查找与利用的效率，在峡江水利枢纽工程档案信息化系统中加入库房管理功能。该模块可以完整模拟真实档案库房，在录入每一卷档案信息时设置该卷档案在密集架中的具体位置，这样在查找档案时，首先通过档案检索功能查找到案卷信息，再通过模拟库房可以迅速定位所需档案位置，模拟库房见图2。同时在库房管理中加入库房温度和湿度记录功能，更有助于档案的保存。在库房管理模块中还具有档案统计功能，可按照自定义的档案大类分类来进行分类统计，更加直观具体。

图2 档案信息化系统模拟库房

3.2.3 档案数据挂接

纸质档案经过数字化加工形成PDF格式，加工后的电子档案文件名统一使用档号，在数据挂接到信息化管理系统时可选择单个数据挂接或者批量数据挂接。在批量数据挂接时，根据自定义的档案大类分类下设置好的分类号进行批量上传，上传后的数据可自动生成分类号的目录菜单。如档案大类分类的施工文件中的枢纽主体土建类文件，在其案卷目录中添加一列分类号，统一设置为“枢纽主体土建”，批量上传数据后即可在信息化系统中自动生成“枢纽主体土建”目录菜单，见图3。

图3 档案信息化系统数据界面

4 峡江水利枢纽工程档案信息化成果

峡江档案信息化管理系统可在局域网中运行，其体系架构为B/S架构，系统通过浏览器进行访问，可完成大规模的数据录入和管理工作，实现全文检索、二次检索、模糊检索、多重条件检索等功能。峡江水利枢纽工程档案经过信息化管理后，体现出以下成效：

a.档案后期利用方面，提高了档案的利用率，加快了档案的检索查找效率。通过分配系统使用名额，可实现管理局全体人员自行检索查阅档案，但下载权限只对管理者开放。在异地办公时可通过局域网访问系统，随时查阅档案信息，大大提高了档案利用率，实现了档案价值。

b.档案管理者方面，提高了立卷的效率，加强了档案的管理，档案检索、借阅及统计较传统方式更加高效，实现了多种档案门类的统一管理。

c.档案本身方面，由于实现了所有纸质档案数字化，且数字化的档案经过OCR识别后形成可以检索复制的双层PDF文件，所以查阅档案时不需要查阅纸质的原始档案，完全可以通过系统查阅电子档案，开放不同权限实现档案下载，复制所需档案的内容。这样不仅方便快捷，而且减少了纸质档案的使用率，从而更有利于纸质档案的保存。

5 结 语

峡江水利枢纽工程档案管理信息化建设从实际使用需求出发，体现峡江特色，提高了档案管理效率，为其他大型水利枢纽工程提供了可借鉴的经验。档案信息化管理是实现现代化管理的要求，也是未来水利工程档案管理的发展方向。大中型水利工程应及时转变档案管理理念，在工程开工之际尽早实施档案信息化管理，实现档案管理现代化、智能化，提供更方便、快捷、高效的档案管理与服务，提高档案管理水平和效率，为今后档案高效利用提供便利条件。