档案管理“136”工作法的作用与效果

李雅娟

摘要：新时期下国有企业单位在发展中也面临着很多挑战，如何有效的提高档案管理工作的效果和质量，怎么样高效的管理好档案工作成为新时期企业发展的重要任务。国有企也单位在日常开展档案管理工作过程中也逐渐出现一些问题，对档案管理的效率和建设产生了很大的影响。新时期下，如何积极探索新的档案管理创新方法，才能有效的推动国企单位档案管理工作的高效发展。

关键词：工作法;档案;创新;制度

阳煤集团寿阳开元矿业有限责任公司（以下简称开元公司）是阳煤集团第一家异地兼并的驻外煤炭企业。该矿始建于1970年，前身是寿阳县黄丹沟煤矿，2000年3月18日被阳煤集团无偿兼并，接替已经破产的阳煤四矿。开元公司长达半个世纪的煤矿发展沿革，留下了不少珍贵的历史档案。如何把这些档案保管好、利用好，是我们不断研究和探索的一个课题。近年来，在阳煤集团的领导和上级档案主管部门的帮助支持下，开元公司坚持立足实际、科学规划、对标先进，努力探索档案管理新体制、新机制，按照“先有后全、先易后难、先浅后深、先简后繁”的十六字工作原则，持续推行“136”档案管理工作法，扎实开展档案标准化、规范化、现代化建设。

“1”是推行一个契约，即档案管理年度工作契约;

“3”是强化档案管理三个机制，即档案管理集中制、基层预组卷工作制、档案工作赛马撕分制;

“6”是突出档案管理“六要素”，即“早”、“精”、“准”、“全”、“细”、“严”六字诀，促进档案管理上水平、上台阶。

1 “136”工作法在实际工作的作用

1.1 引入档案工作契约制

为完成档案建设各阶段目标任务，开元公司引入契约化管理机制，从组织管理、基础设施、业务建设、对标管理、档案信息化建设、档案信息开发利用6个方面确定目标任务，并向公司领导、责任科室、档案承办人员层层分解，年初签定契约书，按“一年一进步、三年一大步、管理达一流”的档案建设中长期目标与各层级约定契约考核内容，同时将档案重点工作任务纳入公司年度“13710”工作机制督办，年底统一考评兑现，真正做到目标任务、质量标准、完成时限、责任人员、考核奖惩五落实。

1.2 实行档案管理集中制

一是设立档案工作专门管理机构，成立档案办公室，并独立开展工作，档案办与矿档案室实行一套机构、两块牌子，分工不分家、同岗不同责。二是在基层部门设18个专职或兼职档案工作承办人，业务上接受档案办公室领导。三是档案办专设后，档案业务人员随之固定并在公司备案，进一步明确了档案办管理、检查、监督、指导、考核、培训等权责，明确了部门档案工作承办人制度执行、工作落实、完成年度档案工作任务的职责，实现企业档案集中管理、化零为整，确保术业有专攻，提升了企业档案管理整体水平。

1.3 推行档案分类预组卷

一是细化《档案分类归档期限表》，建立应收档案台账，明确哪些档案应收未收，解决档案“收什么”的问题，从数量上保证档案齐全，丰富公司馆藏档案种类。二是推行基层档案预组卷，各类档案在接收时严格把关，认真逐卷审查，对不完善的退回重整直至符合规定，解决档案“如何收”的问题，从质量上保证档案完整。三是将档案规范化管理划分为收集、整理、保管、统计、鉴定销毁和提供利用6个环节，并按实物管理和服务利用建立系统，明确各环节和系统的业务规范和管理标准，使其各有流程、各具功能、化整为零，各自发挥作用，解决档案“如何管”的问题，从环节上保证档案管理规范。

1.4 严格工作赛马撕分制

日常管理中，档案办定期对全矿的档案工作及档案管理情况进行检查监督，每半年对各单位档案工作制度落实、安全防护、正规化建设等方面进行重点检查指导。公司对部门科室、档案工作人员制度执行、工作完成实行积分管理，年终按积分评先奖优。我们将档案工作落实纳入公司月度例会考核范围，将档案管理成效纳入干部赛马撕分范围，对未完成档案任务、不遵守档案制度、不按时移交档案、违规使用档案、出现档案遗失损毁、发生档案泄密、造成经济损失等情况和行为按严重程度进行部门经济责任制考核和干部赛马撕分，通过正向引领和鞭策落后，提高大家工作积极性，促进档案工作整体水平的提升，进一步规范档案管理。

1.5 突出档案管理六要素

一是施行档案月度报告制，要求基层业务部门每月向公司档案办报告档案形成、移交情况，在档案归档上突出“早”;二是各类档案移交、分类、编号、装盒、上架等工作环节“只做一次、一次做好”，在档案整理上突出“精”;三是每季一小报、半年一比对，全年一张表，在档案统计上突出“准”;四是各类档案应收尽收，不留“尾巴”和“遗憾”，在档案收集上突出“全”;五是所有档案均按照年度、项目、事由、专业等有机联系区分卷宗，在档案分类上突出“细”;六是在档案借阅和鉴定销毁上突出“严”。

2 “136”工作法在的实际应用效果

2.1 组织管理方面

一是高度重视档案工作，把档案工作纳入内部重要督办事项，作为年度目标考核的重要内容，每月通报工作进展情况，压实工作责任和任务担子。

二是档案工作领导组成员分工明确，统筹安排和组织协调开展档案工作规范化建设。基层档案工作承办人按照档案办公室拟定任务量具体开展档案整理工作。2019年以来，档案办公室组织基层档案工作承办人集中开展档案整理工作累计210余天，参与人员累计达到1890人次。

三是公司总工程师直接负责该项工作并定期组织召开专题会议，听取档案工作进展情况汇报，对存在的差距和不足深入分析，对档案规范化管理工作进行了具体的安排部署。

2.2 制度建设方面

2.2.1 修订完善了《档案工作规定》、《档案室标准规定》、《檔案工作责任追究制度》、《档案室应急预案》、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案安全定期清点制度》、《档案室库房安全检查制度》、《档案出入库登记交接制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案工作考核管理办法》等一系列制度，确保档案管理工作不断向具体化、规范化推进。

2.2.2 以齐全完整、管理规范、检索便利、利用高效、创造价值为指导，制定了《档案规范化管理工作计划》，《档案管理考评办法》，不断促使档案规范化管理工作按计划有序推进。

2.2.3 加强对档案工作法律法规的学习，坚持组织档案承办人学习《档案法》及其《实施办法》、《山西省档案管理条例》和集团公司有关企业档案工作规定。6月9日国际档案日，档案办公室组织档案承办人开展了为期一周的“国际档案日”系列宣传活动，以组织档案知识答题、整理和修复旧库房实物类档案资料、发放档案知识宣传页的形式，进一步促使档案管理人员增强档案管理意识，提高档案利用价值。

2.2.4 兄弟单位新大地公司办公室档案管理相关人员来到公司综合办公室档案室开展调研学习交流，互利互助，共同推进档案规范化管理工作进程。

2.3 业务建设方面

2.3.1 在集团公司档案馆的指导下，文书材料均按照新的归档要求进行整理，坚持了上年应归档材料，在次年3月底前完成立卷、归档、编号、编目、排列入柜任务，基本做到了无积存零散遗失文件，各门类应归档的文件材料均按规定时间和要求归档且手续完备，档案归档率、完整率达95%以上，准确率达到了100%。

2.3.2 严格按照分类方案进行分类组卷，对全部档案进行分类编号，确保各类材料移交手续配备、归类准确、合理规范。

2.3.3 推行各部门业务档案资料由档案承办人预先组卷，各类档案在接收时严格把关，认真逐卷审查，对不完善的待完善后再上交。目前为止，我公司综合档案室收集卷宗总数为5023卷又27929件，其中：管理档案11900件;会计档案3602卷;科技档案1421卷，14549件，声像档案1020件，实物档案460件。

2.3.4 认真落实好“八防”措施，定期检查库房和档案，坚持测量并记录库房温湿度，添置防虫、防霉药剂，定期进行安全检查，发现问题及时处理，消除安全隐患，保障档案保管安全。

2.4 开发利用方面

2.4.1 编制了规范的总目录、全引目录、分类目录、资料目录等多种检索工具，便于档案的查找和利用。

2.4.2 严格按规章办理借阅手续，填写利用档案登记簿，建立了利用效果登记簿。2019年，接待查档人员328人，提供利用档案1518卷（次）。其中，为公司矿井辅助运输系统改造及米家庄南风井工程安全设施顺利竣工验收提供相应资料。

2.4.3 积极开展档案编研，编制了组织沿革（2000—2018）、基础数字汇编（2011—2018）、部门工作制度（2015-2018）、劳模汇编（2011-2018）、部门职责汇编、科研成果、发文汇集等编研。

3 结语

推行“136”档案管理工作法以来，开元公司档案管理逐步完善、逐步正规、逐步科学，工作迈上了新的台阶，管理提上了新的档次。2018年，开元公司组织开展档案集中整理150天次，开展档案自查自纠8次，梳理整改问题56条，全年完成各类档案卷宗收集整理4917卷、13275件，档案信息录入系统18000条，鉴别修复各类有价值档案340余件，完成档案编研成果6项，图纸、会计、工程、科技、声像、荣誉等一大批“散落民间”的档案辨明正身、重归矿有，大档案室建设提质增速，顺利通过了省级等级评定，达到“AA”级标准，初步实现规范化，企业档案管理修正偏向、重回正轨。下一步，我们将再续目标，全力以赴抓紧完成档案数字化建设，及早达到“AAA”级标准，在档案基础管理、规范管理、标准化提升上锲而不舍，继续埋头苦干、奋发有为，向打造阳煤现代化一流档案室不断前进。

参考文献：

[1] 赵学军.基于信息时代下档案管理工作的创新[J].兰台内外，2019（01）.

[2] 岳锐.信息化条件下的档案管理与服务创新[J].智库时代，2018（51）.

[3] 呂美卉.创新档案管理理念实现档案管理信息化探究[J].科技经济导刊，2018（35）.

（作者单位：阳煤集团寿阳开元矿业有限责任公司）