新公共服务理论视角下高校人事档案管理探究

赵纯

摘  要：高校人事档案管理工作属于公共服务范围之内，随着档案数量与内容的不断增加，高校人事档案管理工作的难度也越来越高。在新的社会发展趋势下，新公共服务理论开始替代以往的公共服务理论，因此高校的人事档案管理工作理念与方式也要随之革新，要对服务职能更加重视。要将新公共服务理论与档案管理工作结合起来，才能够达成实际管理目标，保证档案安全。

关键词：新公共服务理论  高校人事档案管理  管理策略

高校人事档案管理工作是一项最为基础的工作，是高校管理的核心环节。但是在传统档案管理模式下，人事档案管理并未真正体现出在高校管理体系中的重要地位，即是说对于档案信息的利用率依然较低，并且无法保证档案安全。在新公共服务理论下，要从服务职能出发去思考高校人事档案管理的重点，进而推动管理工作改革，达成管理目标。

1  新公共服务理论下的高校人事档案管理的问题

1.1 管理观念陈旧

管理观念陈旧是当前高校档案管理人员广泛存在的问题，在实际的人事档案管理工作过程中，因服务对象局限于校内的档案，所以管理人员往往对工作量会有错误的估计，认为档案管理工作量并不大，每个学期的档案信息变动不多，所以只要走走形式即可，而且也并不将档案管理归于公共服务工作范畴内。虽然随着经验的累积，管理者的观念也在逐渐转变，对于人事档案管理的认知也在更新，但是服务意识却依然不强。除管理人员以外，部分领导人员也并未能够意识到人事档案管理的重要作用，未在工作规划当中进行强调，这会使得档案管理的实际职能无法得到充分体现。

1.2 难以集中管理

集中管理是当前人事档案管理工作改革的主要方向，因为人事档案是开展人事管理的重要依据，所以管理工作自然也要集中进行。但是实质上，所谓人事管理，主要是对于人事职称进行评价并且确定薪资以及其他人事相关信息的服务性工作。当前高校的教职工包括了编制内及编制外人员，编制内人员的档案基本由高校进行管理，而编制外人员的档案则往往有更大的流动性，所以会使档案的管理权存在较大争议。这也是导致实际管理过程中对于人事档案无法做到集中管理的主要原因。

1.3 忽略档案开发

档案的开发，是档案管理工作的必要环节。所谓开发，主要是指对于档案信息的发掘、处理以及利用。但是高校在开展人事档案管理的过程中，人事档案往往已经有了特定的模板，信息的录入往往套用模板即可，而之后便通常只是储存在系统当中，以管理为主要工作内容，利用率很低，一般只在人事决策变动当中，或是人事方案的信息出现变化时，才会调用方案。可见高校人事档案当前的管理模式相对来说较为封闭，保密性较强，提高了教职工信息的安全性，但是同时降低了档案的利用率，甚至有很多人没有见过自己的档案，并且不知自己的档案在离职之后归于何处[1]。

1.4 人员水平不足

人事档案管理人员是落实管理工作的主体，其管理思想及管理方式决定着档案管理的实际效果。但是人的思想与行为很容易受到诸多因素的影响，包括自身的个人素养、技术水平等，都可能使其工作的效率以及效果有所不同。而在实际开展人事档案管理工作的过程中，许多管理人员显然都并不具备专业资质，甚至并未设置专门的档案管理岗位，部分院校的档案管理工作，已经分摊给不同岗位的人员代为处理。这充分说明当前的人事档案管理人员显然并非档案管理的专职人员，甚至身兼多职，所以自然無法保证其工作的专注性，亦很难保证档案管理的严谨性。

2  新公共服务理论下的高校人事档案管理优化策略

2.1 树立主动服务理念

服务理念的树立是做好档案管理工作的重要前提，高校的人事档案，关系到高校各项事务的开展，同时也关系到教职人员的切身利益。基于上述要求，在实际改革高校人事档案管理工作的大目标下，树立服务理念是重要且必要的一项工作。校方要让档案管理人员摆脱以往被动工作的局面，要培养档案管理人员的服务意识，以主动、认真、严谨的态度去对待工作，才能够做好档案管理。以往的高校人事档案应用范围主要是在出现人事变更时，平日则很少确认档案信息，这正是因相关人员并没有充分意识到并体现出人事档案的实际价值。实际上校内的各项事务都需要人事档案的协助，所以相关人员必须要意识到人事档案的重要作用，积极发掘人事档案的应用价值，拓展人事档案的内容。例如，对于人事档案当中并未包含但是在实际管理过程中需要的信息，便应当通过分析确认是否需要纳入档案所要收录的信息，如果需要，便应当添加项目，做好调查，填充档案内容，以保证档案的信息更加全面、更具参考价值。

2.2 实施档案集中管理

集中管理是当前人事档案管理的必然诉求，因为人事档案这一分支已经足够明确，对于人事档案的管理，所对应的也是同样的诉求，即人事管理诉求，所以集中管理显然更加有利。因此对于人事档案的管理工作应当统一进行规划，做好与人力管理部门的信息对接，保证档案能够得到集中性的、独立性的管理，而非混乱的、分散性的管理。校方领导人员需要担负起档案管理的统筹规划责任，要对人事档案资源进行合理配置，进而充分体现出档案的公共服务职能。在条件允许的情况下，对于部分人事档案分散于不同档案托管机构的问题，应当尽可能回收，继而实现校方统一管理的目标。此外，必须要保证档案内容的真实性与完整性，同时也要完善检索渠道，确保档案调用更加便利[2]。

2.3 注重档案开发利用

人事档案包含了许多信息，同时也有许多未包含的信息，是需要进一步去发掘的，随着信息的不断完善，人事档案的应用范围也会更加广泛。所以，为了确保高校人事档案管理工作的质量提升，为保证档案的服务职能得到体现，必须要积极建立起档案开发利用体系，要重视人事档案的信息开发以及在各个环节的利用，首先要确保档案的信息收集与整理、录入、存储以及调用等各个环节更加连贯，并且要合理利用信息技术，保证档案管理各个环节的信息都能得到反馈。当前我国高校的档案管理信息化建设已经取得了较为理想的阶段性改革成果，纸质档案转化电子档案的工作已经有了很大程度的推进，此外可以依靠信息系统进一步开展对于档案信息的分析，并且建立起更加完善的人才信息数据库。而后应当更加重视大数据及云计算技术的引进，利用数据挖掘技术，发掘更多档案信息，这样能够保证档案的应用范围更广，随着档案信息的不断填充和应用范围的不断拓展，档案的重要价值也会得到进一步体现，进而更好地服务于高校各项事务，这是新公共服务视角下高校人事档案管理工作改革的重点所在[3]。

3  结语

高校人事档案是高校管理体系当中重要的一部分，就档案的实质来分析，档案应当是为高校各项事务提供依据的重要因素，但是就目前的管理概况来看，档案的服务职能显然并未得到充分体现。在新公共服务理论下，高校应当对人事档案的管理与应用更加重视，要发掘人事档案的新价值，并且更加广泛地去应用，进而体现出人事档案管理的服务职能。因此文中分析了管理要点，望相关人员加以重视。

参考文献

[1] 张震雄.新公共服务理论视角下高校人事档案管理研究[J].山西档案，2019（3）：54-56.

[2] 陈宇萍.基于新公共服务理论的高校人事档案管理研究[D].华侨大学，2018.

[3] 何宗哲.新公共服务视角下高校干部人事档案服务水平的提升路径研究[D].广西大学，2016.