体现规模效益的档案服务

摘要：具体说来，体现规模效益要求的档案社会化服务，做好个人档案的收集和保管，能促进企事业单位文件档案管理质量的提高，精简政府职能，促进政府转型，并在此基础上，推动宏观层面社会记忆的维护与延续。

关键词：体现规范 效益 档案 服务

档案社会化服务机构拥有优质的人力、物力，相对于单位内部的档案管理机构而言，其生产规模更大，专业化程度更高，因而使档案管理成本降低，产生规模效益。这种规模效益为不同类型的客户带来收益。档案社会化服务是面向社会服务的，社会是由人组成的集合。从微观上讲，个人是组成社会的细胞；从宏观上讲，社会成员通过发展组织关系而形成各种团体，包括企事业单位、政府机构，以及社会团体等组织形式。

一、将个人档案管理纳入社会档案管理体系

社会是人的集合，个人是构成社会的基本元素，但长久以来，由于档案意识薄弱和管理条件局限，个人档案没有纳入社会档案收集和管理的范畴之中。近年来，以人为本的概念逐渐深入人心。以人为本强调人的主体地位，人既是发展的根本目的，也是发展的根本动力，因而要重视人的价值。个人档案是个人生活与工作的原始记录，在体现个人意识、反映个人价值方面具有重要作用，但个人档案并没有成为档案机构收集和保管的必要组成部分，个人档案的价值没有得到足够重视。在这样的背景下，档案社会化服务机构应主动承担起收集和管理个人档案的职责，将个人档案纳入保管范围。

（一）保管个人档案，维护个人权益

目前，档案社会化服务机构的客户以企事业单位和政府机关为主，个人尚未成为档案社会化服务的主流客户。现实生活中，个人档案意识增强，个人对档案保管的需求也日益增强，但个人在档案收集、整理、归档方面存在较多困难，也不够专业，容易产生档案收集不完整、分类不规范、保管条件欠缺等问题。由档案社会化服务机构提供个人档案的专业服务，不仅可满足个人档案保管的现实需求，还能保障和维护其个人权益。

针对个人物品的保管，其他行业也有所涉及。例如银行推出的保险箱服务，允许客户将个人贵重物品，如金银、字画、古董或珍贵资料、文件等物品存入银行提供的保险箱，确保物品的安全。档案社会化服务也应吸收其有益经验，维护客户个人档案的安全，同时要结合档案专业特色，提供个人档案的利用服务。

（二）增强全民档案保管意识，为社会记忆观的形成奠定基础

虽然个人档案服务目前尚未成为档案社会化服务市场的主流需求，但随着人们科学文化水平的提高和可支配收入的增加，个人档案的管理会成为档案社会化服务的一个重要分支。对个人档案的保管和服务，可促进全民增强档案保管意识，进一步重视个人档案的价值，为社会记忆观的形成奠定基础。

二、降低企事业单位管理成本，保障文件档案管理质量

档案社会化服务是基于社会分工理论产生的，亚当·斯密在其代表作《国民财富的性质和原因的研究》中，最早提出劳动生产率是增加国民财富的重要条件之一，而分工能大大提高劳动生产率。为了追求劳动生产率的提高，专业分工日益细化，产生了各种新兴产业，档案社会化服务产业也在这种背景下兴起。各种企事业单位逐渐将部分非核心业务外包，例如将文件档案管理业务交由档案社会化服务机构承担，从而达到降低成本、提高质量、增强核心竞争力的目的。

（一）降低企事业单位交易成本

企事业单位为维持日常运营，必须投入一定的成本，而档案社会化服务存在的价值就是帮助企事业单位降低成本。具体说来，一方面，企事业单位选择档案社会化服务，可精简组织内部的文件档案管理部门，节约人力成本、管理成本，降低内部交易费用；另一方面，与企事业单位自身采购档案管理设备、材料的方式相比，通过档案社会化服务获取产品及服务的费用更加低廉，从而降低了企业的外部交易成本。

（二）获取优势资源，提高文件档案管理質量

资源是企业竞争中不可或缺的重要因素，而对于处在激烈市场竞争中的企业来说，用来获取优势资源的资金和能力是有限的。因此，企业应将主要精力放在争夺有利于巩固其市场地位的核心资源上。档案社会化服务机构集中了档案管理领域内的各种优势资源——现代化的标准档案库房、先进档案管理设备、管理系统、软件以及高素质的档案管理专业人才等，并且致力于提供文件档案专业化服务，理应达到最佳规模，产生良好的规模效应。因此，在企业不想将更多资金用于获取非核心业务资源时，选择档案社会化服务，就可在一定程度上弥补自身在档案管理领域资源和能力上的欠缺。此外，档案社会化服务机构在专业上的高效、优质、安全、合规服务也能保证文件档案管理的质量，帮助企业提高档案管理水平。

对于事业单位而言，其虽然不以营利为目的，不存在市场竞争，但也将主要力量放在履行管理和服务职能上，与档案社会化服务机构合作，可收到较好的文件档案管理效益，可节省国家财政投入。

参考文献：

[1]李锐.谈新时期档案管理的信息化建设[J].科技资讯，2015（05）.

[2]彭琼.论档案的管理创新[J].经营管理者，2013（19）.

（作者简介：王树滨，男，本科，黑龙江幼儿师范高等专科学校，研究方向：档案管理）（责任编辑 刘冬杨）