浅议财务共享系统应用中的若干问题与对策

刘娜

摘 要 随着信息技术迅猛发展、经济全球化进程不断加快，集团企业要想顺应时代的发展，就必须改变传统的财务管理模式，引入财务共享系统，解决基础的财务核算问题。随着财务共享系统被越来越多的集团推广和应用，具体应用实践中也暴露出許多亟须解决的问题。本文介绍财务共享系统的特殊性与现实意义，分析目前财务共享系统在应用中存在的主要问题，并提出具体的应对措施，希望能对财务共享系统的发展提供借鉴。

关键词 财务共享系统 财务管理 问题 对策

一、财务共享系统概述

（一）财务共享的内涵

财务共享系统是运用现代化管理模式和信息技术，以业务流程为基础，对财务处理流程进行规范化，从而提高核算效率，节约运营成本，并对财务组织架构、审批流程进行优化、整合，形成线上规范、统一的财务核算管理模式。

（二）与传统记账模式的比较

应用财务共享是集团企业将下属公司的财务工作整合到同一系统中，对数据进行实时批量处理，并依托财务共享系统完成预算控制、资金计划管理，通过将数据推送至财务软件，自动完成记账凭证的制作。这种模式改变了传统财务工作模式，促使财务人员转变财务职能向管理岗位转型和提升，更多参与业务决策，进行财务预测、财务分析、财务管理以及企业战略规划等工作，进一步优化企业资源配置。

（三）企业加强财务共享系统建设的意义

1.促使集团建立统一、规范、标准化的制度。建立财务共享系统，促使企业集团进一步完善财务管理制度，实行规范、统一的标准化制度。通过对财务信息进行批量化处理，更有利于集团事前、事中通过财务共享系统直接获取数据;可以实时监督下属公司的财务状况和经营成果，突破传统记账模式事后通过报表汇总合并财务数据的瓶颈。

2.细化、优化财务处理流程。财务共享系统满足不同类型子公司、分公司的需求，同时形成标准化的业务处理流程。通过对与财务相关业务数据的精细化管理，提升企业财务的管理水平，并将下属公司的财务基础核算业务整合到财务共享系统集中处理。

3.使会计原始凭证数据化、电子化。传统会计凭证需要会计人员和档案管理员配合完成查档工作，不仅耗费时间，而且对会计凭证也有磨损和遗失的风险。应用财务共享系统后，业务人员和财务人员都可以随时查阅相关电子单据，提高工作效率，节省时间成本和人工成本。

4.整合财务核算流程，提高核算效率。财务共享系统通过对会计业务进行批量数据处理，减少核算环节工作量和人员配备，提升人力资源利用率，从而有效降低财务管理成本。通过对业务的标准化、科学化管理，减少人为因素产生的误判，加快财务处理速度。

二、现阶段企业财务共享系统应用中存在的主要问题

（一）企业财务共享意识不强

集团推广财务共享初期，从下属公司领导到普通员工都有抵触情绪，普遍认为财务共享仅与财务人员相关，不需要全员参与，认为财务共享会影响公司日常生产经营活动。X集团某子公司系统上线由于种种原因将上线时间推迟了一年零九个月，迫使集团企业支付财务共享人员及传统财务人员双重人工成本130余万元及高额的软件费用。这既造成设备的长期闲置，又增加了折旧费用，不但影响了集团整体规划和上线进程，还增加了运营成本。

（二）财务共享系统建设不完善

财务共享系统引入我国的时间不长，没有太多可借鉴的成熟经验，每个企业需求也不尽相同，不同于会计准则对会计科目有规范的要求。每个集团公司、子公司都需要结合自身特点设计模块、流程，搭建与财务软件的关联关系。集团内部各子公司相互之间也没有太多可参照的模板，从财务共享系统中直接提取数据存在障碍，仍需要借助财务软件才能实现。

（三）财务共享数据信息不准确

针对某些特殊业务，无法从财务共享系统中找到准确的对应关系，不能通过预设功能实现，需由财务共享人员重新设置，影响新业务的处理时效性。以X集团为例，财务共享系统中合同台账的余额不正确，不能随业务发生而同步更新，经常需要手工登记、核对、更新Excel台账。同时，手动修改财务共享系统中合同台账余额，造成线上、线下重复登记台账，增加了财务人员工作量，降低工作效率。

（四）财务共享技术存在障碍

每一种新兴事物都是需要不断地完善和发展，财务共享系统同样存在许多技术性问题有待解决。首先，共享系统与财务软件关联存在问题，多数自动生成记账凭证需要会计人员重新判别入账科目、税费金额，并对自动生成的记账凭证进行修改、确认，造成重复工作。其次，由于设计不完善，X集团给会计人员分配的权限过大，可以随时修改领导已审批的单据的数据和影像，相当于会计人员制单流程直接跳过领导审批环节，缺乏完善的内控机制。再次，与不同业务软件很难建立对应关系，造成重复登记。最后，不能与税务系统对接，不能直接从财务共享系统提取数据开票和申报纳税。

（五）财务共享应用不便捷

原本的传统记账模式，业务人员填制付款单只需要5分钟完成制单环节，而应用共享系统，相同工作至少需要半小时完成，包括在财务共享系统中填付款单据、扫描附件、上传影像等。一旦出现错误，修改单据也同样烦琐，需要耗费大量的时间和人力;并且线上、线下需同时制作纸质和电子两套单据，造成资源浪费。此外，财务共享系统建立的模板仅限本人使用，未实现共享，造成重复工作。

三、完善企业财务共享系统应用的对策及建议

（一）增强企业财务共享意识

完善财务共享系统首先要深入了解它的益处，掌握操作的方法，从主观上接纳新事物，紧跟时代的步伐，才能顺利实施操作;同时建立考核和激励机制，从制度上进行约束。第一，应增强公司上层领导对财务共享系统的认识，能够以正确积极的态度配合完成推广和使用工作，准确地传达新系统对每位员工的要求。第二，组织对全员的培训，使每名员工都有模拟整个操作流程的机会，从而熟悉和掌握具体的操作步骤和方法。第三，加大宣传工作力度，把应用财务共享系统与绩效考核挂钩，增强全员参与的积极性。第四，集团企业财务共享系统上线可以采用日程表的形式，将各时间节点需完成的工作都进行罗列，按进度表的完成进度对分公司的整体进行考核，建立绩效考评和激励机制，并与每名员工的奖金挂钩，保证按时完成系统上线工作。

（二）完善财务共享系统建设

财务共享系统在具体应用中尚需不断完善系统的建设工作，以解决实践应用问题。首先，财务共享系统人员不仅需要掌握精湛的技术，而且要熟悉集团下属各公司的运作模式和具体的业务处理方法;结合不同公司的业务需求建立和完善财务共享系统，在集团内部仍需求同存异，以满足集团和下属公司双方的财务核算要求。其次，进一步开发新的功能，实现通过财务共享系统直接提取财务数据功能。可以实时汇总，并提取资金的流入、流出数据，解决传统记账事后记录只能通过出纳查询银行流水才能掌握实时资金情况的问题。最佳方案是通过授权、三方协议等形式，设计与各银行结算账户的联动功能，使财务人员和公司领导随时可查询和掌控公司资金变动情况，以便进一步加强对资金的内控管理。再次，财务共享系统直接受网络、系统稳定的影响，需要预设、新增下载模板功能，线下制单，线上直接导入模板，即可完成单据制作。这将极大提高录入的效率，减少断网对制单的影响。最后，同部门相同业务实现共享，也会加快录入速度，提高工作效率。

（三）放开权限、优化系统，促进台账数据精准化

对财务共享系统进行更精细化的管理，解决日常业务处理的同时，需要对系统台账数据进行优化，使数据准确、有效，提取更方便、快捷。首先，除财务共享系统维护人员外，也可以给其他使用者适度放开新增业务权限，如合同期限，收付款银行账户信息，新增客户、供应商名称、业务类型。这样可以有效加快新业务的录入速度，节约时间成本，减少员工抵触情绪。其次，优化财务共享系统合同台账模块，建立正确的余额更新关联关系，确保数据准确无误，减少财务人员Excel重复录入台账和人工核对过程，减弱财务人员工作强度。

（四）加快财务共享系统智能化进程

财务共享系统产生的初衷就是顛覆传统的记账模式，适应时代的发展。财务共享系统应减弱全部使用者的工作强度，通过引入RPA财务机器人，解决系统应用的重复性劳动。这是加快智能化进程和财务共享系统发展的必然趋势。第一，用RPA技术取代人工重复性工作，而且可以365天全年无休息，应用于财务共享系统，节省了人员成本，减少人为的差错。第二，RPA能够有逻辑性工作，能够按照预定程序工作，不受人为因素影响，不会跳过领导审批流程，有利于加强企业内控管理。第三，RPA可以跨多个平台进行操作，解决了财务共享系统与其他软件通用性、局限性问题，可以自动开具发票，生成凭证。第四，可以自动查询和更新数据，使财务共享系统更现代化、智能化。RPA在财务共享系统的应用已覆盖了财务运营管理各个方面，如预算管控、报表、往来款管理信用管理、税收管理、流程控制。根据每个企业流程的规范化程度，RPA技术在财务共享系统应用过程中也可以满足不同使用者的需求。

（五）简化财务共享系统操作

为了使财务共享系统操作更便捷，更容易被广泛的受众群体接受，简化操作程序也是财务共享应用需要解决的问题。首先，建议增强系统可操作性，简化财务共享系统制单手续，应用OCR技术减少财务共享应用问题，将影像管理功能直接并入制单环节;简化二维码识别单据的流程，将财务共享和影像管理功能整合，从而有效简化制单环节，使应用更便捷。其次，逐步引入OCR光学识别技术，对繁复的原始票据进行信息采集，通过OCR扫描识别发票信息，减少了纸质发票查验认证、扫描录入、财务共享系统制单、生成凭证等一系统财务处理过程，节省了成本费用，极大地提高了工作效率。

总而言之，随着信息技术的不断提升，财务记账方式已经产生了划时代转变，财务共享系统在给财务核算带来变革的同时，其实践应用中也存在诸多问题。企业集团应在实践的过程中结合本企业特点，建立符合自身战略发展目标的财务共享系统，通过提高认识，建立考核激励机制，优化、完善系统功能解决实际应用问题，并通过RPA及OCR技术加快系统智能化进程，顺利实现财务共享系统在实践中的有效应用。

（作者单位为天津广信有限责任税务师事务所）

参考文献

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