陈翔月
摘 要 近几年来,在传统媒体和新兴媒体融合发展的大背景下,有线电视网络行业受到了前所未有的挑战。为了适应市场经济的发展,各广播电视事业单位陆续完成转企改制,结合新形势、新变化,积极进行战略转型,力争突破有线电视传输渠道的角色,实现由传统媒介向新型综合性媒体的转变。为了满足网络改造的需求,企业在专用设备采购和基础设施建设方面投入了大量的资金,应付账款逐年递增。而在日常运营中,应付账款是往来账款中重要的组成部分,具有较高的风险性,在企业决策中占有重要的地位,管理不到位会严重影响企业的信誉,带来经济损失,影响企业的良性发展。因此,加强应付账款控制管理,是企业稳步发展、提升经营效益的重要前提和保证。本文从应付账款的相关基本理论出发,结合有线电视网络行业市场背景提出应付账款管理的研究意义,分析应付账款管理存在的问题,最后针对各个问题提出相应的改进措施。
关键词 有线电视网络行业 应付账款 改进措施
一、应付账款的概述
(一)定义
应付账款是指企业在正常经营过程中因购买材料、商品或接受劳务供应等业务而发生的债务。它是一种典型的商业信用形式,买卖双方发生经济交易时,买方收到商品后不立即付款,而是延迟一段时间后再付款。买卖双方的关系完全由买方的信用来维持,是企业短期债务的一个重要组成部分。
(二)形成原因
1.在商业交易活动中产生。对供应商而言,为了提高竞争力、扩大市场份额,可利用这种方式促销,放宽付款期限;对企业而言,延期支付等于在用对方的钱购进了商品的同时,不仅可以减少企业一定时间的资金需求,还可以在付款之前验货,确保材料质量,有利于维持正常生产经营活动。
2.货物流转与单据流转不一致。企业购买物资或接受劳务的时间和实际结算往往不同步,存在时间差,这种时间差越长,积累的应付账款越多。
3.人为因素。部分采购工作人员为了自身利益增加采购数量,或未事先了解企业生产所需物资而盲目购买,导致库存积压,造成不必要的浪费,而企业又没有足够的资金来支付这些额外的存货,导致应付账款增加。
(三)特征
1.风险性。应付账款作为一种筹资方式,期限较短,筹资数额有限,企业不可能长期使用。另外,应付账款是一项流动负债,企业需要准备充足的资金用来偿债,一旦资金不足或者过了偿还期,会给企业带来严重的信用危机和诉讼纠纷,影响企业的经营生存。
2.资金成本低。应付账款是企业间的一种自然信用方式,容易取得,不需要经过银行或其他金融机构繁杂的借款程序。企业可以将这部分资金用于短期投资,增加收入,缓解资金流转压力,节约企业的筹资成本,因此管理层通常会鼓励这一筹资措施,帮助企业长足发展。
3.选择空间大。企业可以根据供应商给出的商业折扣、销售折扣等优惠综合选择,也可以与供应商协商付款期限,再根据自身的资金运作情况来确定付款的期限,因此应付账款的选择空间非常大。
二、研究背景和意义
企业的采购和付款业务是企业生产经营中必不可少的一部分,为了增加市场份额、提高竞争力,供应商往往把赊销作为和企业经济往来的主要结算方式。应付账款是一把“双刃剑”,在给企业带来短期筹资机会的同时也增加了经营风险。如果企业控制好风险点,可以起到提高运营效率、减少舞弊风险、提高资金占有率以及维护良好声誉的作用。因此,为了公司的良性发展,企业应该充分重视应付账款的内控管理,获得供应商的信任,保持合理的债务区间,降低资金成本。
截至2018年年底,我国有线电视网络干线长度超过477万公里,覆盖用户约3.46亿户,经过多年的发展,已成为国家重要的信息基础设施。最近几年,有线电视网络行业的垄断地位面临着网络电视、互联网电视等新媒体行业的冲击,作为建设网络强国的重要组成部分,党的十九大报告、各地区纷纷出台政策支持传统广播电视行业转型升级,与新媒体融合共生,大量的资本投入不可避免。但在日常经营中,企业往往重视应收账款管理,疏于应付账款管理,而应付款账款是企业运营管理中的一项重要业务循环。结合2018年的年报数据来看,有线电视网络企业的应付账款总额占年末流动负债比例平均达到44.79%,占负债总额比例达到33.89%,且近几年逐年递增,这些情况表明应付账款在企业负债中占有重要位置,管理不力会影响企业的经营效益。
在这样的背景下,本文结合笔者在实际工作中遇到的应付账款管理问题,提出了相应的改进措施,希望可以达到优化应付账款管理的目的,减少风险。
三、应付账款管理存在的问题
(一)物资管理问题引发应付账款管理不善
广播电视企业的专用设备类资产在企业资产总额中占有较大比重,具有价值高、种类多、使用周期长、使用地点分散等特点,是保证节目传输、网络经营和后勤服务的物质条件。应付账款的挂账是企业常见的物资采购模式,物资管理不好,也会影响应付账款的管理。由于有线电视企业转制时间不长,所以不少单位沿用事业单位的老思想,物资管理质量参差不齐。
1.部分不相容职务未分离。物资验收和库管未分离,盘库、监盘、复盘未分离,应付会计记账的同时负责供应商数据的维护,增加资产流失风险,滋生腐败。
2.库存管理问题突出。缺少完善的采购规划方案,采购材料多于实际需求,导致库存积压,造成资源浪费;由于技术更新、保存不当、到期报废等被闲置的物资,长期存放,未及时清理,占用租金;有的分公司仓库摆放混乱,有用、无用不物资分区,贵重的机房设备和价值低的光缆、管材摆放在一起。
3.信息传递缓慢。入库时,有的由总公司统一调拨到分公司库房,有的不经过总公司由厂家直接配送给分公司施工队,事后补单据,还有的分公司在存货入库后没有及时在系统上登记入库;在建工程项目由于工期长、环节复杂,与施工单位在工程款结算或竣工验收时出现分歧,导致验收、竣工结算编制滞后;对于已投入使用或已经达到预定可使用状态的资产,采购部门未及時传达,诸如此类情况导致财务接收信息滞后,应付长期挂账、付款延迟。
4.供应商管理问题。对供应商的选择、评估、考核等管理工作有待完善,主要体现在:招标询价没有遵循公司利益最大化原则,注重价格,低价中标,影响工程产品质量,导致企业经济损失;有些企业采购部门常年和几个固定供应商合作,存在串通腐败风险;对供应商运营状况缺乏评估,一旦突发财务危机,容易导致供货中断、债权转移风险,产生法律纠纷。
(二)财务管理问题
1.会计核算不规范。入账时,出现多头挂账、供应商辅助账串户、金额错误、时间不符、合并处理多项不同内容单据等问题,人为造成应付账款账目管理混乱、会计信息失真;对于商业折扣、销售折扣、销售退回和销售折让,没有做到及时处理。
2.付款审核不规范。很多单位的付款审核不严谨,导致授权审批缺失、付款资料不齐全或有问题、金额不准确、付款方式不当、重复付款等。
3.付款清账不及时。应付账款属于流动负债,原则上在一年之内就应偿还,但在实际工作中,由于人员频繁变动、合同纠纷、缺乏偿债能力、供应商消亡等,出现款项支付拖延或者长期挂账、名存实亡。另外,有些企业疏于对应付账款的管理,将供应商大集团下属子公司挂在一个辅助商账户里,加上相关业务错综复杂,导致账务处理混乱,增加对账难度,给清账和付款带来困难。
4.复核机制不完善。应付账款的复核流于形式,只审核入账的规范性、单据的齐全性、账单的一致性,忽略经济业务的真实性复核,查不出多记、漏记、虚增。
(三)信息协同性有待提高
一个完善的信息化系统可以为各部门提供一个沟通交流的平台,对应付账款的风险控制起到重要作用。有线电视网络企业的资本性投入大,应付账款数额多,涉及采购、生产、经营、物资管理众多部门,不全面信息化就难以完成对采购付款业务的全面管理。实际工作中,有的企业还在用传统财务软件,对和应付账款紧密连接的物资管理,主要依赖财务软件中的资产模块,采用手工方式录入数据, 不仅速度慢、易产生错误, 且资产状态的跟踪、盘点等工作都相对落后,存在实物管理与财务信息脱节的情况。已经实施信息化管理的企业也有需要完善改进的地方。
(四)内部审计机制有待完善
企业内部审计的对象往往是集团公司下属的经营实体,重业务、轻管理,本位主义思想严重,自己经营的领域不愿意他人了解和评价,以致出现个别领导不愿接受监督,认为内部审计是例行公事、会妨碍其正常的生产与经营。因此很多企业在开展内部审计工作时没有针对应付账款进行细致的审计,这是导致应付账款管理风险增加的间接因素。
(五)相关人员缺乏应有的职业道德
企业人员职业素养参差不齐,加上对应付账款管理重要性的认识不够,有的人员利用企业管理漏洞产生不法行为,如虚增应付、公款私用、和供应商串通收取回扣等,导致企业产生大量的应付账款,同时没有及时确认,严重影响企业的资金运转效率。
四、企业应付账款管理改进措施
(一)加强物资内控管理
1.完善不相容职责分离制度。采购、检验、库管业务人员职责分离,盘库、监盘、复盘人员职责分离,供应商数据维护与应付会计分离,形成各司其职、相互制约的工作机制,防止财产流失,杜绝串通舞弊。
2.加强采购库存管理。首先,以企业战略目标为出发点,结合企业实际经营情况制定合理的采购计划,可以根据情况采取零库存管理模式,避免过多物资占用储存空间、浪费资金。其次,加强仓库存放管理,按照先进先出原则和ABC分类原则调整物料摆放顺序,防止积压混乱、造成物资贬值、给企业带来经济损失。最后,建立废旧、闲置物资台账,及时清理淘汰物资。
3.提高数据传递时效性。库管人员要及时将入库单转交财务部,对于由厂家直接配送到分公司施工现场的物资,在施工人员验收合格后,库管人员要及时在系统中登记入库,出入库单在月底前必须转交财务部。应付会计需掌握一定的生产知识,和相关部门多沟通,深入现场了解工程施工进度和资产验收情况,以便及时处理账务。
4.完善供应商管理流程。首先,在招标询价过程中,不应盲目追求价格最低,应结合产品质量、供应商资质、市场业绩、运营状态、售后服务等因素综合考察,作为最后的考评依据,选用信用良好、供应能力强的供应商。其次,应以公司利益最大化为出发点,根据需求合理开发新供应商,避免串通、走后门现象。最后,加强供应商后期动态管理,实时评估供应商状态,根据评估结果,淘汰或更换供应商。
(二)加强财务内控管理
1.规范会计核算处理。应付账款发生时,财务工作者要仔细核对凭证,所有项目检查无误后,在确保出入库单、验收单等资料齐全的情况下,谨慎挂账;对已入账的应付账款要定期再审核;对折扣、退回和折让要及时处理。平时,企业应该加强对财务工作者的专业培训和考核,增强其责任感,减少工作不力带来的失误。
2.规范审核付款流程。财务工作者严格审核单据是否符合公司的付款手续,例如签字是否完整,金额数量是否正确,验收单、出入库单、发票等材料是否齐全,在保证符合公司资金流动性安排和不违背合同付款期限的前提下支付款项,做好最后的风险围堵工作。
3.定期清理,定期对账。财务部应建立对账管理台账,定期清理、及时核查。对于账龄较长(一般指4年以上)又长期不发生业务的,重点查核,根据结果决定是否核销;对于符合付款条件的,督促及时付款;出现合同纠纷、供应商消亡等情况的,终止业务往来,及时对账;对于质量问题等原因造成的退货,及时处理。另外,对于重要的供应商,应该每月对账,不重要的供应商一个季度或半年对账一次,寻找差异原因,对账单经双方核实无误后归档保管。
4.完善内部复核流程。设置独立的复核岗,通过综合分析和职业判断,对已登记入账的项目进行定期审核,查明是否存在超出指标、违反专款专用原则以及违背经济业务真实性的情况。结合合同、发票、供应商对账单等资料,审核金额、数量和日期,仔细检查带现金折扣的应付账款,计算当期所得现金折扣和进货总额的比率,对比以前各期比率,看是否有明显降低,防止弄虚作假。
(三)提升信息协同水平
企业应该积极引入集团信息管理系统,整合采购、库存、生产经营、财务各部门业务,并根据公司发展和内控要求不断完善系统,实现企业智能化管理。建立供应商信誉风险评估、合同管理、发票校验、库存管理、在建工程管理等模块,从多个角度实现采购部门、仓库和财务部门之间的核对与监控,减少内部不合规操作,缩短中间流程,提高应付账款的管理效率。
(四)完善内部审计机制
在保证内审机构独立性的基础上,采用定期和抽查两种方式,通过控制测试和实质性程序手段,对应付账款的形成及支付过程进行详细的审查。例如,对价格的公允性,建立后期市场询价稽核制度;对采购过程,依據三单核对原则,查找串通舞弊可能;对账目核对,可以向供应商发询证函获取外部资料。一旦发现问题,及时采取应对措施,拒绝支付相关费用,从多个角度减少应付账款风险。
(五)加强员工职业道德建设
企业应完善公司制度建设,明确应付账款的管理目标和岗位职责,加强对相关部门和员工的培训;建立责任追究制度,加强企业的诚信建设。从根本上提高会计信息质量,为应付账款风险的控制管理奠定良好的基础。
五、结语
有线电视行业当前正处于转型时期,面向未来,机遇与挑战并存。应付账款管理作为企业内控管理的重要环节,企业一定要提高重视,采取有力措施,提高对应付账款风险的管理水平,保证企业采购和生产活动的顺利开展,为企业的未来健康可持续发展保驾护航。
(作者单位为北京则翰动飞文化传播有限公司)
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