浅谈计量标准档案的管理

白晓东

摘 要：作为一个国家法定计量检定机构，计量标准档案管理工作是一项最基础、最持久的专项管理工作，是实验室管理工作的重要组成部分。为了保证量值传递的准确、可靠，保证计量工作的高质量和高水平，提高工作效率和经济效益，根据计量标准考核规范的要求，须建立起完整的计量标准档案，计量标准档案的建立和管理在计量工作中起着举足轻重的作用，为计量工作的开展、发展以及现代化的计量管理发挥着重要的作用，它是计量科学技术发展和创新的基础。

关键词：计量标准;档案;管理

1计量标准档案的作用

档案的作用有以下两个方面。（1）凭证作用：JJF1033、JJF1069都对档案的管理做出了要求，为了满足计量标准考核、法定机构考核的复查和监督抽查，证明某个项目的能力，档案发挥了很大的作用，技術参数和准确度等级随时查阅。（2）参考作用：计量标准档案与仪器设备同等重要，实验室人员在日常的检定/校准过程中，遇到一些问题时，所需资料可随时查阅相关档案内容，极大地方便了检定/校准工作的开展，确保量值的准确、可靠。

2计量标准档案管理需求

计量标准档案管理工作是计量技术机构管理体系的一项重要环节，JJF1033—2016《计量标准考核规范》（以下简称JJF1033）和ISO/IEC17025：2017《检测和校准实验室能力的通用要求》（以下简称ISO/IEC17025）分别对档案的管理有着明确的要求。ISO/IEC17025要求保存对实验结果有影响的设备记录，包括设备符合规定要求的验证数据、校准日期、校准结果、设备调整、验收准则、下次校准的预定日期或校准周期以及与设备性能相关的维护计划和已进行的维护等材料，是针对具体仪器设备提出的档案管理要求。在符合两种管理规范要求的前提下，如何科学有效、快速便捷地管理计量标准档案是我们需要重视的核心问题，构建具有针对性的档案信息化管理模式是行之有效的方法。

3计量标准档案管理模式

这种管理模式共分为仪器设备信息、人员信息、规程规范信息、计量标准信息和查询统计5个模块。实验室不同部门的人员具有不同的管理权限，对应不同的档案信息增、删、改、查任务。

3.1人员信息模块

这种模块用于管理开展检定、校准或检测工作的人员及其资质证明信息，涵盖了人员基本信息（姓名、出生日期、文化程度、职称、从事专业）和授权开展项目信息（项目名称、相应资质类别、资质证明附件、有效日期）。同一人员可以录入多个开展项目，每个项目可以上传对应的资质证明扫描件，当开展的项目即将超出有效日期时，系统会自动提醒相应人员和管理人员及时更新项目信息，确保档案信息的及时性和有效性。

3.2规程规范信息模块

开展检定、校准或检测项目所依据的检定规程、校准规范或标准等技术文件在这种模块下进行管理，管理的档案数据包括文件类别、文件名称、受控编号（录入文件数据信息时自动生成的唯一性编号）、状态（“现行有效”或“作废”）以及保管人信息。

3.3仪器设备信息模块

这种模块记录了仪器设备的履历信息，便于随时掌握仪器设备的基本信息和运行情况，共分为基本信息、溯源证书和运行情况3个子模块。基本信息子模块包括仪器设备唯一性编号（录入仪器设备数据信息时自动生成的编号）、设备名称、规格型号、出厂编号、制造厂、测量范围、不确定度（准确度等级或最大允许误差）、主要技术指标、生产日期和生产地、购入日期、购买价格、设备运行状态、放置地点、附件等;溯源证书子模块包括证书号、检定或校准日期、有效期、检定或校准单位、检定或校准人员、证书结论、确认情况、证书附件等;运行情况子模块包括保管人、使用人、维护记录和维护供应商、备注。保管人和使用人同样与人员信息模块对接，用以关联选择具体人员。

同一台仪器设备可以录入历次溯源证书信息（包括证书的扫描件），当最新的溯源证书即将到期时，系统会自动提醒相应仪器设备的保管人、使用人以及管理人员及时更新溯源证书信息。每次录入新的溯源证书后，系统会自动提醒相应仪器设备的保管人和使用人，根据溯源证书给出的结论或数据，确认相应的仪器设备是否符合本实验室开展工作的需要。

3.4计量标准信息模块

JJF1033的考核对象即计量标准，它由计量标准器及配套设备组成，按照JJF1033给出的文件集要求，计量标准档案管理内容涉及授权证书、重复性试验和稳定性考核、人员及设备、制度等多个方面信息，这种模块是针对上述需求而“量身定制”，清晰有效地管理繁杂的计量标准信息。计量标准信息模块共分为履历信息、配置组成、考核及核查记录、授权证书、开展项目、文档资料6个子模块。

由于计量标准信息模块是用于管理计量标准档案的一项综合模块，包括人员、规程规范以及仪器设备等信息，因此在设计上考虑了与人员信息模块、规程规范信息模块和仪器设备信息模块之间的交互问题，实现了各模块之间的数据关联和绑定，同时也便于数据的查询和统计分析。

3.4.1履历信息子模块

这种子模块完整记录了计量标准的信息和运行情况，共分为基本概况、环境条件、规程规范、保管人、使用人五项信息。基本概况信息包括计量标准档案编号、计量标准名称、计量标准代码、测量范围、不确定度（准确度等级或最大允许误差）、建立日期和负责人、等级、所属专业、使用状态信息;环境条件包括开展工作所需的环境温湿度的要求和实际温湿度信息;规程规范与规程规范信息模块进行对接，可关联选择相应的规程规范;保管人和使用人与人员信息模块对接，可关联选择相应的人员。

3.4.2配置组成子模块

这种子模块由标准器和配套设备两项信息组成，与仪器设备信息模块对接，标准器和配套设备可关联选择相应的仪器设备。当计量标准更换仪器设备时，可进行相应的删除和重新选择。

3.4.3考核及核查记录子模块

这种子模块共分为稳定性考核、重复性试验、期间核查和标准器稳定性考核四项记录信息。记录各类考核或核查的日期、有效期、核查人员以及核查结论，同时预留附件上传功能，如有需要，可上传考核或核查记录的扫描件。当考核或核查记录即将到期时，系统会自动提示计量标准的保管人、使用人以及管理人员及时更新记录信息。

3.4.4授权证书子模块

这种子模块分为计量标准考核证书和社会公用计量标准证书两项信息，包括证书编号、发证日期、有效期信息，同时也可上传证书的扫描件。

3.4.5开展项目子模块

这种子模块用于管理计量标准可开展的项目信息，包括项目名称、测量范围、不确定度（准确度等级或最大允许误差）、授权类别信息。

3.4.6文档资料子模块

这种子模块用于管理计量标准相关的文档材料，如作业指导书、国家计量检定系统表、使用说明书，其它需要共享查阅的档案材料也可以上传到这种模块。

3.5查询统计模块

在这种模块下可以单项查询人员信息、规程规范信息、仪器设备信息以及计量标准信息，也可以联合各模块数据查询综合信息，如查询某一人员管理或使用的计量标准，查询某一规程规范在哪些计量标准中应用等信息。此外，可以按某一日期统计授权到期的计量标准，统计溯源证书到期的仪器设备，统计授权开展项目到期的人员等信息。

结语

计量标准档案的管理是计量管理的一个重要部分，计量标准档案的管理是一项综合性的工作，更是储备科技资源的一种重要形式，计量标准档案的建立，有利于提高计量管理水平，保证量值传递数据的准确、可靠。

参考文献：

[1]陈宝萍.浅析计量标准档案管理及其设备管理系统[J].兰台世界，2013（S4）：68.