基于七项质量管理原则的高校项目采购策略

张炜星 王传财 孙锋 刘新伟

摘  要：项目采购在一流应用技术大学建设中具有非常重要的作用，项目采购的管理质量直接影响学校的建设质量。分析项目采购的难点，引入质量管理体系的七项质量管理原则，采用项目采购闭環管理的采购策略，可有效解决项目采购中的难点问题。

关键词：项目;采购;质量

中图分类号：G647     文献标识码：A    文章编号：2096-3769（2020）01-023-03

一、质量管理在高校项目采购中的重要性

应用技术大学的建设除了需要大量的人财物投入外，还需要具有与现代大学制度相适应的办学自主权和自主治校能力。要求高校能够建立起科学、完善、合理的内部治理机制，这是落实和扩大办学自主权的前提。然而，当前我国高校内部治理结构尚不完善[1]，项目采购是高校建设的重要环节，项目采购的管理质量直接影响建设质量。因此，项目采购可以参照项目管理知识体系定义的项目管理模型，按照相关法律法规和高校的管理体系，进行适当剪裁，增强采购项目的专业化管理程度[2]。通过项目采购质量管理体系的建设实现提升采购质量的策略实施，培养高校教师遵章守纪，树立质量意识，对夯实教学项目建设基础，全面提升大学建设质量具有重要意义。

二、高校项目采购的四大难点

由于项目具有特定性、临时性、不完善性与不确定性等特点，使得项目采购的实施与一般的日常采购相比具有更大的风险，其质量管控也较一般的日常管理具有更大的困难。首先，由于高校项目采购服从于高校整体项目进度安排，因此会面对周期短、任务重的难题，容易造成采购延期;其次，因为多级不同子项目的采购任务同时组织，因此统筹管理难度大，在采购过程中容易出现顾此失彼的情况;第三，在项目采购过程中高校的多部门多人员临时通过项目进行协作，在信息传递和协同配合上容易出现界面不清、接口不畅问题;第四，高校的项目建设有一定的创新性和先进性，在采购实施过程中缺少可借鉴的经验，容易造成决策时举棋不定。

三、七项质量管理原则的引入和应用

1.以顾客为关注焦点

首先，项目采购的终端顾客是项目负责人率领的项目组团队，因此，在执行项目采购过程中始终以满足项目组的需求为宗旨。其次，在项目采购过程中，各环节依次衔接，下一环节为上一环节的顾客，所以在组织内上一环节的负责人要了解掌握下一环节的需求，及时准确为下一环节提供服务。如在采购过程中，项目负责人应严格按规定准备相关资料，履行审批手续，为采购人员按制度委托采购提供服务。参与项目采购各环节的人员要“树立质量是设计和制造出来，不是检查出来”的质量意识，避免应付交差，提升工作质量，提高采购效率。同时，采购人员也要树立为项目组服务的意识，认真按制度审核相关信息，根据管理职责及时发现管理问题，并制定解决措施组织培训，不断提升管理和服务质量，保证项目的顺利实施。

2.询证决策

决策是一个复杂的过程，并且总是包含某些不确定性。它经常涉及多种类型和来源的输入及理解，而这些理解可能是主观的。重要的是理解因果关系和潜在的非预期后果。对事实、证据和数据的分析可导致决策更加客观、可信。（1）项目采购的目标决策[3]。采购项目组要充分考虑项目采购时全过程的影响因素来制定目标，确保目标不低于项目建设任务书目标。如项目采购目标与项目建设任务书目标有冲突，则需要项目决策层沟通，本着客观公正的原则予以解决。（2）项目采购管理方案决策[4]。项目管理要基于高校管理体系按照项目采购全流程明确管理界面与接口，全面做好统筹管理。（3）项目采购的实施推进决策[5]。按项目采购整体目标结合各子项目的商品特点、采购方式由基层领导组织各子项目负责人制定推进计划，采购项目负责人优化整体推进计划，做到计划安排前紧后松，为不可预见的问题预留一定的时间处理。（4）项目采购的检查与纠偏决策[6]。各级项目负责人要严格落实每天都日清日结的工作原则，每日按计划检查项目采购实施情况且同步优化第二天的日计划。各项目负责人要及时发现风险和问题，并予以避免或解决，同时每日逐级汇报项目进展情况。遇到重大问题则按相关制度组织会议审议并向主管校领导汇报。

3.领导作用

统一的宗旨和方向建立，以及全员的积极参与，能够使组织将战略、方针、过程和资源协调一致，以实现其目标。项目采购总负责人需要根据整体教学项目建设任务的安排和高校校院分级管理的体系架构，组织分解任务职责，做好重大节点计划，优化部门接口，拟制奖惩措施，制定详细方案并组织贯彻与实施。首先，高校要加强顶层设计，储备相关教学项目建设方案，做到“项目等资金，而不是资金等项目”，才能有条不紊地推进项目实施，不断提升教学项目建设的质量。其次，在高校项目采购过程中有序的分级管理是保障项目采购计划实施的基础，各级分管领导应掌握相关政策法规、政策制度和业务知识，严格按节点与职责统筹计划所负责的工作任务，组织推进项目采购工作，并及时检查工作进度，协调处理内部问题。树立廉明公正的团队文化，搭建自我提升的管理体系。

4.全员参与

为有效和高效地管理组织，各级人员得到尊重并参与其中是极其重要的。通过表彰、授权和提高能力，促进在实现组织的质量目标过程中的全员积极参与。由于高校日常采购通常以各学院的资产团队为主开展工作，而临时组建的项目采购负责人以教师为主，日常很少参与采购工作，所以需要在项目采购实施前对全体人员统一培训相关法律法规、政策制度和项目采购业务流程，使全体成员统一工作目标、工作标准和评价考核。在具体项目采购实施过程中各级领导要担负起分级管理的职责，根据实际情况公开相关信息，分享知识和经验，提升全员质量意识，增强整个组织内的相互信任和协作。及时评价、鼓励成员的贡献、学识和进步，进行调查以评估人员的满意程度，沟通结果并采取适当的措施，不断提升成员的采购业务素质和水平，提升全员工作质量。

5.过程方法

质量管理体系是由相互关联的环节所组成。理解体系是如何产生结果的，能够使组织尽可能地完善其体系并优化绩效。首先，项目负责人在制定采购需求时要认真进行调研，依据学校整体发展方向明确项目方案。其中教学项目应根据专业教学需要摸清全校基础情况，对照专业建设需要制定详细的项目采购方案，严格执行相关行业、国家或国际标准。科研项目应根据研究需要明确需求，然后根据区域内同类设备的数量和使用情况合理优化方案，做到区域内资源互补以提高项目资金利用率。然后各项目负责人要认真调研采购商品，至少做到货比三家，及時掌握商品动态，了解采购风险，制定合理的项目采购方案，提高项目采购质量。其次项目采购负责人要明确项目采购的目标和实现这些目标所需的过程，绘制出采购流程图。并根据相关法律法规与政策制度制定采购管理规范和各种表单，明确各部门职责与权利，理顺信息接口。然后按项目采购任务全面分解制定各岗位工作日计划，确保需求提交、采购委托、采购公告、开标评标、结果公示等各项计划均满足整体要求并无一疏漏。最后在组织实施期间，每日汇总项目采购进度及异常情况，及时预测风险、优化后续计划安排并及时通报给相关人员，以此保证整体项目采购任务的顺利完成。

6.关系管理

项目采购的相关方包括招标代理公司、投标方、潜在供应商、财政局等相关单位，在采购实施过程中要严格按相关法律法规、政策制度进行业务沟通，共同打造公平、公正、公开的项目采购环境。在特殊情况下要及时解答问题，认真组织答复质疑，诚恳对待投诉，做到有则改之无则加勉，展现壁立千仞无欲则刚、海纳百川有容乃大的胸怀。

7.改进

改进对于组织保持当前的绩效水平及对其内、外部条件的变化做出反应和创造新的机会都是非常必要的。在具体采购过程中全体成员要及时发现问题和风险，坚持问题导向并将解决问题和避免风险（特别是廉政风险）作为改进目标。相关专业管理人员要及时进行业务支持，确保项目采购改进目标的实现，并将其固化在相关管理规范和工作计划里，复制应用到其他采购业务管理规范中，以提高类似管理活动的质量并创造更大的效益。

参考文献：

[1]檀慧玲，谢予涵.教育政策执行视角下“双一流”建设实施的思考[J].北京教育（高教），2016（12）：14-17.

[2]徐景文.采购项目风险管理初探[J].中国政府采购，2014（8）：74-76.

[3][4][5][6]李君.招标采购项目管理决策的若干问题探讨[J].招标采购管理，2014（6）：9-13.