财务共享服务在高校的应用分析

呼瑞雪 高福贵

摘 要：财务信息化建设是推动高校财务实现由核算型向管理决策型转变的关键因素。财务共享在高校的适用性已被理论界所认可，但具体的落地实施还处于摸索和推进阶段。本文通过分析高校对财务共享服务的需求，提出高校财务共享服务中心建设策略，以期为高校的信息化建设提供借鉴和参考。

关键词：财务共享服务;财务转型;智能化

一、引言

财务共享服务作为财务领域的创新服务模式，自问世以来一直在国内外企业集团公司有着广泛应用。在我国，财务共享服务已逐渐成为大型企業财务管理的主流模式，在成本节约、合规内控、风险管理等方面发挥了积极作用。高校可以借鉴企业财务共享服务建设的成功经验，以财务共享服务中心建设开启财务转型之路，提升业务流程效率，强化风险管控能力、促进财务管理工作与其他管理活动的融合，全面提高对高校事业发展的服务支撑能力。

二、财务共享服务在高校的需求分析

1.实现集中化管理，提高财务管控能力

随着国家对高校的简政放权，高校在教学、科研、招生、管理等方面拥有更大的自主权。借助高校的品牌和智力优势进行异地办学、建设异地研究机构是很多高校实现与地方政府、社会资源有效融合的载体。这样的战略部署涉及经济效益评估、发展规划等重大决策问题，需要强有力的人员和经费保障。在“统一领导、分级管理”的财务管理体制下，如何整合资源、加强各校区、各地区的财务管理工作是高校面临的重要问题。每增加一个异地新设机构，配套增设财务架构的做法将导致人员成本增加。传统的会计委派制已不能满足和高校发展战略相匹配的财务管理需求。高校需要借助财务共享服务重构财务组织架构，实现集中化管理，提高学校一级财务管控能力，支撑高校的战略规划。

2.实现会计核算的标准化、规范化，转变会计职能

《行政事业单位内部控制规范（试行）》颁布后，高校通过完善制度建设，梳理业务流程，加强经费管理，建立和加强内部稽核、校内审计、监察等事后监督机制，风险防控水平有了一定程度的提升，但内控建设之路仍然任重道远。2019年，高校开始执行政府会计制度，对原有会计核算体系进行了变革，核算的标准化、精细化程度大大提高，但核算工作需要进一步规范和优化。《事业单位成本核算基本指引》要求高校的成本核算在2021年落地。高校财务工作的重点已从预算、核算、决算转移到决策、控制、分析等方面。高校需要借助财务共享服务中心建设全面梳理业务，加强财务活动与业务活动的融合，锁定各个业务流程的控制结点，实现业财管一体化。

3.打破高校财务信息化建设的固有模式

高校的财务信息化建设存在一些普遍问题。一是信息化流程设计源于手工会计处理流程，难以形成覆盖整个高校业务与职能活动的管理信息系统，监督和控制职能难以发挥;二是高校的信息化建设缺乏统筹规划，平台搭建分散化，信息孤岛现象明显，财务信息系统的数据整合能力较弱;三是财务信息化建设重会计核算、轻数据分析，在挖掘财务数据价值方面做得不够，导致决策支持能力不足。在大数据、云计算、物联网、人工智能等新技术不断为财务管理赋能的数字经济时代，高校应借助财务共享服务中心整合优化现有业务模块，更新替换落后信息系统，逐步建立财务数据中心，实现业务信息和财务信息的共享，提升财务数据的分析与预测水平，真正发挥指导决策的作用。

三、高校财务共享服务中心建设策略

1.集中核算的实现程度

高校财务集中核算是相对于现行财务管理体制下，二级单位分散核算、定期汇总而言的。通过制定统一的核算标准和流程，高校较容易将同样执行政府会计制度的独立核算事业单位纳入财务共享服务中心实现集中核算。执行企业会计制度的独立法人单位和执行民间非营利组织会计制度的社团法人，业务的差异化较大，难以将其财务流程集中化。高校若将所有收支业务均纳入全流程化系统管理，实现真正意义的集中管控，一是需要根据高校现有运行机制，设置合理、高效的财务共享服务运行模式和系统架构;二是要做好附属单位、异地机构的财务信息系统平台搭建，提高软件模块的标准化配置，使得在部分法人单位无法纳入集中核算的情况下，通过平台互联实现财务信息共享。

2.财务共享服务中心业务范围的确定

财务业务的完备程度是财务职能有效发挥的前提。高校在财务共享服务中心建设的规划阶段，需要对高校的财务职能在原有业务体系和财务共享服务中心之间进行划分。一是全面评估现有信息系统模块的有效性以及被纳入财务共享平台的适应性、融合性;二是根据现有模块的成熟度和需求，确定纳入财务共享中心的财务业务类型以及实现方式。通常来说，对重复性高、具备一定标准化流程、可实现自动化处理的费用报销、薪酬管理、资产核算、科研立项、财务报表、资金管理、会计档案等业务，首选被纳入财务共享服务中心。待共享服务逐渐成熟后，再考虑将预算管理、绩效评价、财务分析等高附加值的业务纳入。

3.用户视角的业务流程再造和需求层面的数据共享

高校财务的管理与服务职能并重。高校的流程再造需要从用户角度出发进行跨部门业务流程整合，实现业务流程和财务报销流程的线上统一，提高业务办理效率，提升用户体验。人事、资产、科研、教学等前端业务部门能够产生大量基础数据，流转至财务共享中心的数据应是经过筛选的与财务流程相关的数据。这些数据在财务共享中心经过整理加工变为财务信息的同时，可以根据业务部门的需求反推给各业务部门，实现业务办理的跨部门协同处理以及数据的共享和交换。以合同管理为例。合同从签订到执行、验收、付款，每一个环节都涉及不同的部门，是一个典型的跨部门业务。若其共享性差，合同执行的跟踪管理就会存在盲区，还带来包括合同材料在不同部门重复提供、财务部门往来款管理被动等问题。在财务共享中心建立合同台账，能极大地简化业务流程、提高财务核算效率和质量、提升用户体验。

4.财务报销流程重构

（1）简化审批流程。和财务报销相关的审批主要有三类：业务审批、经费使用审批、资金支付审批。业务审批由人员归属部门或业务归属部门完成;经费使用审批由经费负责人在经办人汇总整理好报销票据后线下完成;资金支付审批由财务人员按照审批权限在报销经办人正式提交报销单据前线下完成。财务共享服务中心建成后，实现对业务审批信息的共享，省去纸质审批表单的传递;票据影像化系统打破经费使用审批和资金支付审批在时间和空间上的限制，变线下办理为线上，解决报销业务经办人的跑路问题。与此同时，做好各审批事项的压缩、合并与剥离也至关重要。如在财务共享中心得到标准化控制的经济业务，其事前审批和经费使用审批若为同一人，二者就可以合并。资金支付审批可完全脱离报销业务经办人员，嵌入到会计核算流程，作为会计内控环节。

（2）前置财务审核。高校现行的网上预约报销模式解决了报销排队问题，优化了财务报销环境，但存在报销人员和财务人员对报销政策掌握的信息不对称，报销单据的退回、重新审核、重新提交耗时耗力。将报销审批前置是指将会计信息审核功能前移至业务端和报销业务发起端。在财务共享中心接入商旅平台、采购平台等应用模块，嵌入对经济业务的政策符合性控制，可以在业务发生的源头切断舞弊的发生，同时保留会计业务流程的审计线索，使财务审核的监督和控制职能得到充分发挥;在报销人员提交报销单据时即完成票据有效性、报销手续完备性、开支范围合规性等校验，可降低报销单据退回率，提高财务报销效率。

5.影像与电子档案管理

在电子票据和纸质票据并行的时代，纸质原始票据及其他报销支撑文件需要扫描形成电子影像以支持线上审核和电子档案管理。目前，纸质原始凭证占比较大，扫描的工作量巨大。从便捷性来说，手机拍照等个人分散扫描的方式更能满足高校碎片化财务报销的诉求。启用影像化系统后，档案管理由原纸质会计档案的单一管理模式转变为纸质会计档案和电子会计档案同步管理，管理难度加大。一是存在纸质原始凭证和基于纸质原始凭证的电子化结果不一致风险，需要建立校验机制保证二者在形式和逻辑上的一致;二是纸质原始凭证的收集工作量较大，需要建立标准的收集、传递、保管机制，并落实报销人、报销单位、财务部门在会计档案流转过程中的职责。

6.智能审核的应用

通过寻找财务审核节点的自动化场景实现智能审核，将财务人员从繁杂的判断识别中解放出来，是当前人工智能在财务领域的主要应用。其实现方法是由智能采集系统完成对影像资料的结构化数据转化，由智能审核系统与预设的规则库进行比对校验，完成审核。OCR智能识别技术的先进性和审核细则的标准化水平决定智能审核的实现程度。对智能采集无法识别的信息还需要进行人工手动补录;对智能审核无法判断的非标准审核事项，还需要借助人工审核。总之，在电子原始凭证无法全面替代纸质原始凭证的过渡期，智能采集存在技术限制，智能审核尚处于起步阶段。通过智能审核承担票据验真、费用标准控制、额度控制等部分标准化的审核工作，对提高会计核算效率的意义也是重大的。

大数据、物联网、人工智能等信息技术的发展，对高校现有的信息化模式产生深远影响，进而推动高校财务的组织架构、业务流程变革，促进高校财务的转型升级。高校应将财务共享服务作为财务标准化建设的手段，推进与业务部门的深度融合，实现数据共享，逐步建立财务大数据中心，为高校财务管理的智能化、数字化转型打好基础。

参考文献

1.郭奕，赵旖旎，刘雅琼，姚瑶.中央企业财务共享服务建设情况报告.国资报告，2019（8）.

2.江小琴.高校財务共享服务平台框架设计研究.教育财会研究，2017（6）.

3.黄嘉诚.高校二级独立法人单位财务管理新模式的探索.江苏商论，2018（12）.（责任编辑：刘海琳）